Freitag, 18. Dezember 2015

Tagebuch eines ECS #21 - Abstimmung zur Namensfindung

Wir trafen uns mit unserem Kollegen Uwe. Er hat die Herausforderung, eine Namen für ein unternehmensweit genutztes Portal zu finden. Eine Jury von ungefähr zwei Dutzend Senior Managern soll anonym abstimmen können.

Uwe möchte seine Abstimmung privat und sicher. Daher kommen externe Umfrageplattformen nicht in Frage.


Unsere Lösung:

Wir empfehlen das Aufsetzen einer privaten Gruppe auf der Collaboration Plattform.
Diese Gruppe sollte ein sehr schlichtes Layout haben: keine Spalten, keine Zeilen, einfach nur ein rechteckiger Bereich.
Das einzige Widget sollte das "Letzte Umfrage"-Widget sein.
Danach würden wir genau eine Umfrage erstellen mit allen Namensoptionen.
Die Jury-Mitglieder müssen über die Collaboration Plattform selbst eingeladen werden, und zusätzlich per Email für diejenigen, die mit der Collaboration Plattform noch nicht so vertraut sind.
Die Jury-Mitglieder können dann per Mausklick einfach und anonym abstimmen.


In diesem Fall:

Alles funktionierte perfekt. Außer das die Jury-Mitglieder angefangen haben, die Umfrage zu kommentieren und gegenseitig auf die Kommentare zu antworten. Das war unerwartet. Der Inhalt der Kommentare war jedoch durchgehend positiv.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Uwe musste keine externen Umfrage-Plattform nutzen, und hat erreicht, dass die Jury anonym und sicher abstimmen konnte.

Samstag, 12. Dezember 2015

Curators Lounge

Vorbemerkung: diesen Blogpost schreibe ich aus Hongkong. Ich bin kein Resident, ich bin nicht auf Urlaubsreise, und dies ist erst recht kein Business Trip (obwohl ich nebenher auch noch versuche zu arbeiten), sondern eine kurzfristige familäre Angelegenheit. Das Alles fühlt sich etwas merkwürdig an, nicht zuletzt wegen des Jet-Lags, der Luftfeuchtigkeit, Weihnachten, und Asien im Allgemeinen. Aber jeder ist hilfreich und höflich. Die Stimmung ist gut. Daher - und weil dies mein erster Blogpost rein aus der Blogger-App auf dem iPad ist - werde ich ein paar Urlaubsbilder einstreuen.

Blick aus dem Hotelzimmer im 31. Stock.

Kurz nachdem wir die Collaboration Plattform gestartet haben, vor fast 4 Jahren, gab es eine Abteilung, die sehr früh Ihr Legacy-Intranet darauf migrieren wollte. Die für die Inhalte verantwortlichen Editoren und Administratoren hatten eine gemeinsame Deadline. Fast täglich bekam ich Anrufe und Emails, in denen ich um Hilfe gebeten wurde.

Die Abteilung saß in einem gemeinsamen Gebäude, einige Kilometer entfernt, und um zu helfen musste ich immer Autofahren und mir einen Besucherparkplatz organisieren. Das hat Zeit gekostet, oft war kein Parkplatz frei, sprich: es was aufwändig.

Die Administratoren und Editoren kannten sich auch alle untereinander: entweder vom Namen her, oder vom Sehen, oder davon, daß der Andere einfach im Großraumbüro drei Tische weiter arbeitete. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, habe ich regelmäßige Curators Lounge Meetings veranstaltet.

Curator (oder Kurator) haben wir die Group Admins unserer Gruppen auf der Plattform genannt. Sie sind technisch, aber auch organisatorisch dafür verantwortlich, daß die Inhalte kuratiert und für alle Mitglieder organisiert und aufbereitet werden.
Auf der Plattform selbst hatten wir eine virtuelle "Curators Lounge": eine eigene Gruppe für Kuratoren, bei der Hilfe zu Selbsthilfe gegeben wurde. 

Pacific Coffee erlaubt es älteren Damen, sich auf den besten Plätze auf den Ledersofas auch ohne konsumieren stundenlang auszuruhen.

In den Curators Lounge Meetings treffen sich die Kuratoren physikalisch gemeinsam an einem Ort, in unserem Fall alle zwei Wochen an einem Freitag nachmittag. Die Agenda besteht aus Fragen und Antworten, und wird von mir auf der Plattform vorab gepostet, mit der Möglichkeit der Anmeldung und zum Fragen stellen und nachbereiten. Manchmal gibt es Special Guests, live oder per Video: Senior Manager, oder auch mal ein gewisser Herr Stepper ;)

Die Teilnehmerschaft ist inzwischen sehr divers: verschiedene Geschäftsbereiche, HR, IT, Communications, andere Infrastruktureinheiten. 
Dieses Format ist, trotz des regelmäßigen Aufwands der Organisation der Meetings, für mich einfacher und effizienter. Das Feedback der Teilnehmer ist hervorragend, da sie dort Gleichgesinnte aus anderen Abteilungen treffen können, die alle ähnliche Ziele haben, und sich mit ihnen über Probleme und Lösungen austauschen können.

Seitdem habe ich 50 Meetings organisiert, 14-tägig, in wechselnden Lokationen. Über die Zukunft bin ich mir noch nicht ganz klar: wie würdet Ihr ein solches Format weiterentwickeln?

Freitag, 11. Dezember 2015

Tagebuch eines ECS #20 - Neuzugänge, Versetzungen und Abgänge, und eine neue Anwendung

Tamara ist eine leitende Managerin im Handelsbereich. Seit Jahren ist sie die deutsche Leiterin der Gruppe. Sie weiß, was sie zu tun hat - und, speziell im Angesicht von Rechtsstreitigkeiten und exzessiver Regulatorien, was sie zu lassen hat.

Eine Collaboration Plattform ist ein sehr fremdes Konzept für sie. Jeder kann alles posten, und wenn die Regulatoren dies Jahre später lesen, könnten sie sie verklagen. Noch schlimmer: wenn ein Mitglied ihres Teams etwas Unpassendes postet, kann sie persönlich verklagt werden. Daher müsste sie das gesamte Team auf der Collaboration Plattform überwachen.
Sehr viele Risiken, wenig Nutzen. Warum sollte sie die Collaboration Plattform nutzen? 

Ein Team-Meeting, bei dem wir die Collaboration Plattform vorgestellt haben, war anfangs sehr laut und eher weniger freundlich. Bis jemand sagte: "Moment mal. Demnächst wird bei uns ja diese neue Handelsanwendung eingeführt. Können wir nicht einfach die Collaboration Plattform für die Diskussion über die Anwendung nutzen, Feedback geben, uns gegenseitig helfen, Fehler melden, und die Anwendung dadurch besser machen?".
Und ein anderes Teammitglied sagte: "Kann mir die Collaboration Plattform die Neuzugänger, Versetzungen und Abgänge zeigen? Ich weiß nie so genau, wer noch zum Team gehört, und ich würde gerne mehr über neue Teammitglieder lernen":
Tamara hat es verstanden.


Unsere Lösung:

• Nutzen der Collaboration Plattform zum Kreieren einer Diskussionsgruppe rund um die neue Handelsanwendung. Alle Teammitglieder einladen zum Austausch von Erfahrungen, Tipps & Tricks, und um sich gegenseitig zu helfen.

• Erstellen einer Gruppenseite mit Neuzugängen, Versetzungen und Abgänge. Idealerweise sind sie alle auf der Collaboration Plattform. Dann kann das "Featured User"-Widget genutzt werden, um das Profil des Nutzers zu empfehlen. Nutzung eines massgeschneiderten Titels ("Thomas kam von <Name des Mitbewerbers>") und eine Beschreibung ("Thomas wird arbeiten an ... und uns helfen bei ... ").
Jemand muss diese Seite auf dem neusten Stand halten: das heißt Trainieren von z. B. dem persönlichen und / oder Teamassistent.



In diesem Fall:

• Offene Collaboration von Anfang an würde nicht funktionieren. Lieber mit einem harmloseren Gebiet probieren, um den Kollegen zu helfen und sie lernen zu lassen, für was die Collaboration Plattform zu nutzen ist und für was nicht.
• Lieber das Team fragen was sie wollen. Die Collaboration Plattform soll sie schließlich am Ende des Tages unterstützen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Tamara hat erreicht, dass weniger Emails mit Fehlermeldung der neuen Anwendung und Listen der Zugänge verschickt werden, und sie hat sichergestellt, dass das Team weiß, wie die neue Anwendung funktioniert, und auch über Änderungen im Team informiert ist.

Freitag, 4. Dezember 2015

Tagebuch eines ECS #19 - Organisieren eines Fotowettbewerbs

Das Team von Stefan plant einen Fotowettbewerb für den Foto-Klub in seiner Lokation Sao Paolo.  Der Wettbewerb ist offen für alle Mitarbeiter der Lokation. Sie suchen eine webbasierte Lösung zum

1. Erstellen eines geschlossenen Wettbewerbs, so dass beispielsweise nur Mitarbeiter der Lokation Sao Paolo teilnehmen können;

2. Authentifizieren der Nutzer und der Beiträge der Wettbewerbsteilnehmer. Es ist ok für Wettbewerbsteilnehmer, die Beiträge der Anderen zu sehen;

3. Begrenzen der Anzahl von Beiträgen pro Kategorie, vorzugsweise basierend auf vorgegebenen Regeln; und Unterdrücken der Namen der Wettbewerber von ihren Beiträgen während der Abstimmung, um Objektivität sicherzustellen;

4. Ermöglichen von Erstellen von Kategorien innerhalb des Wettbewerbs (beispielsweise Landschaft, Schwarz-Weiß, etc);

5. Erlauben von elektronischen Abstimmungen mit Benutzer-Id, um auf eine Stimme pro Nutzer und Kategorie einzuschränken. Die Abstimmung ist nur für Mitarbeiter der Lokation Sao Paolo offen;

6. Helfen beim Generieren von Statistiken wie Anzahl von Stimmen pro Bild;

7. Unterstützen von circa ~300 Fotoeinreichungen, jedes Foto maximal 5 MB, und mindestens ungefähr 500 Stimmen.


Unsere Lösung:

1. Erstellen einer privaten Gruppe auf der Collaboration Plattform und den Link in einer Email-Rundschreiben oder einem Intranet-Ankündigung an alle Mitarbeiter in Sao Paolo versenden. Dann ist es an den Mitarbeitern, auf den Link zu der privaten Site zu klicken und um Aufnahme in die Gruppe zu bitten. Die Administratoren der Gruppe müssen die Anträge auf Mitgliedschaft genehmigen in der Reihenfolge, wie sie reinkommen (durch das Klicken der Annehmen- oder Ablehnen-Schaltfläche).

2. kein Problem.

3. Außer für Abstimmungen gibt es keine Anonymität für Inhalte auf der Collaboration Plattform. Vorgeschlagener Workaround: Erstellen eine neuen geschlossenen Gruppe nur für Einreichungen. Die Gruppenadministratoren müssten dann die Bilder von dieser Einreichungs-Seite auf die Abstimmungsseite runterladen.

4. Falls geplant ist, solche Wettbewerbe mehr als einmal auszurichten, oder auf einer regulären Basis, sollte die Seite nicht "datiert" werden, so dass sie ewig existiert, z. B."Sao Paolo Fotowettbewerb". Dann kann in dieser Gruppe ein Projekt pro Wettbewerb angelegt werden, z. B. Fotowettbewerb Q4 2015. 
Innerhalb jedes Wettbewerbs / Projekts kann ein Fotoalbum für jede Katgorie von Fotos angelegt werden.
Die Details und Regeln der Wettbewerbe können im Übersichts-Widget auf jeder Projekt-Seite angezeigt werden.
Diashow-Karussells können für die Organisation aller Alben benutzt werden, ein Dia pro Album.

5. Aufsetzen einer Abstimmung für jede Wettbewerbskategorie und Verlinken der Abstimmung mit dem entsprechenden Fotoalbum. Das System erlaubt nur eine anonyme Wahl pro Abstimmung.  Allerdings gibt es ein maximales Limit von 20 Optionen pro Abstimmung.

6. Administratoren haben Zugriff auf die Abstimmungsresultate, z. B. wie viele Stimmen für jede Option, aber keinen Einblick, wer für was gestimmt hat.

7. Kein Problem mit der Collaboration Plattform.

Freitag, 27. November 2015

Tagebuch eines ECS #18 - Mitarbeiter können Ideen einreichen

Renate, eine Verantwortliche für Marketing & Kommunikation in einer Geschäftseinheit, fragte sich, ob sie einen Kasten oder eine Sektion für Ideen / Vorschläge auf ihrer Seite auf der Collaboration Plattform einrichten sollte, damit Leute ihre Ideen über Themen, die sie interessieren, einreichen können.
Sie mochte den Gedanken, dass die Nutzer für jede Idee einen Blogpost erstellen. Aber Renate wollte die Ideen von dem bereits existierenden Blog eines Senior Manager auf ihrer Seite getrennt halten.


Unsere Lösung:

Unser Vorschlag war, die Nutzer Diskussionen anstatt Blogposts erstellen zu lassen. Der Link zum Starten einer Diskussion in der Gruppe liegt hinter einem Banner-Bild, so dass der Nutzer einfach auf den Banner klicken kann, um Feedback zu geben.
Anstatt ein Widget auf der Seite zum Anzeigen der aktuellsten Blogposts könnte sie ein Widget zum Anzeige aktueller Inhalte haben, bei dem nur die Einstellungen für Diskussionen und Blogposts aktiviert sind.


In diesem Fall:

Renate mochte unsere Vorschläge. Allerdings wollte sie nur die Blogposts anzeigen.
Die Ideen für neue Vorträge wären mehr für ihr Team gedacht, so dass sie aufgrund der guten Vorschläge entsprechend handeln könnten. Die Ideen wären nur sichtbar im "Inhalte"-Tab.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Renate kann die guten Vorschläge von überall aus dem Unternehmen für ihr Projekt nutzen. Sie und ihr Team können aufgrund der Vorschläge handeln, ohne die Blogposts auf ihrer Seite zu behindern.

Freitag, 20. November 2015

Working Out Loud-Präsentation bei der iKoKo

Die Kurz-Präsentation von Barbara Schmidt und mir zu Working Out Loud bei der iKoKo gestern:





Barbara (leider verwackelt, sorry!) in Action:
 
 

Freitag, 13. November 2015

Tagebuch eines ECS #17 - Finden und Nutzen von relevanten Inhalten

Quentin arbeitet an einer Roadmap über 'Management Fundamentals' für neue Manager in seinem Bereich. Er hat zur Zeit keine Gruppe auf der Collaboration Plattform, aber arbeitet auf ein Portal hin, welches relevanten Inhalte verlinkt anstatt irgendetwas Neues zu kreieren.


Unsere Lösung:

Quentin kann alles Trainings-Material auf der Collaboration Plattform nutzen, um seine eigene Gruppe aufzusetzen.
Quentin sollte die Such-Funktion der Collaboration Plattform zum Finden von für sein Projekt relevantem Inhalt nutzen. Wir würden Suchbegriffe wie 'leadership', 'management' und 'leader' (bzw. analoge Begriffe in Deutsch bei überwiegendem deutschsprachigem Inhalt) vorschlagen, um auf der Collaboration Plattform bereits existierende Inhalte und Gruppen zu finden. Er kann dann darauf verlinken oder bestimmte Widgets nutzen, um die Informationen darzustellen.
Zukünftig könnte Quentin eine Monitoring-Site mit RSS-Feeds von allen relevanten Suchbegriffen auf der Collaboration Plattform aufsetzen, um Ausschau zu halten nach neuen Management-Inhalten auf der Plattform. Er könnte dies auch dafür Nutzen, um Andere in der Bank, die ähnliche Dinge tun, zu kontaktieren und sich mit Ihnen zu vernetzen.


In diesem Fall:

Quentin arbeitet an einem divisionalen Projekt, daher kann er berechtigtermaßen seine eigene Gruppe aufsetzen, besonders für seine Zielgruppe von neuen Managern.
Quentin arbeitet an etwas, was nicht vertraulich ist, und was Vielen zu Gute kommen kann, falls er offen arbeitet. Daher sollte er öffentlich an seinem Projekt arbeiten ("working out loud").


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Quentin kann das Wissen von Allen im ganzen Unternehmen für sein Projekt nutzen. Er kann auch eine Zuhörerschaft aufbauen, indem er mit anderen an seinem Projekt Interessierten im Unternehmen in Kontakt tritt.

Samstag, 7. November 2015

November is for conferences: meine Konferenz-Woche

Montag: Highlight des Tages: von Praktikantin für ihre Master-Arbeit über Social Collaboration interviewt worden.
Abends dann der erste Webmontag Darmstadt ( http://wemoda.de/ ): super organisiert, SAP-Vortrag über Design Thinking für 75.000 Mitarbeiter, und die Hochschule Darmstadt über ihre Medien-Studiengang.

Dienstag: mit Auckland telefoniert. Keine guten News :(  Danach Webinar für Kollegen in Hamburg.

Mittwoch: frühmorgens zwei Kolleginnen abgeholt & zu Bosch nach Stuttgart gefahren. Dort John und eine weitere Kollegin getroffen. Freunde wiedergetroffen, Vorträge über Working Out Loud gehört, gestaunt über den fantastischen Fortschritt von Bosch bei Communities und WOL-Circles. Love Bosch!
Check-in im Hotel in Herrenberg, dann zum Essen zurück in die City, danach wieder ins Hotel. Stuttgart hat ein ernsthaftes Verkehrsproblem.

Donnerstag: Social Connections bei IBM in Stuttgart-Ehningen. Überraschend gute Konferenz! Vorträge: Working Out Loud, Thyssen-Krupp, Post*Shift, (interessanterweise) Jive, OrangeTrail.

Freitag: Tag 2 der Social Connections. Vorträge: OrangeTrail, Bosch & IBM (super), Post*Shift (beeindruckend). Wegen Lufthansa-Streik danach direkt John nach Frankfurt zum Flughafen gefahren.

Samstag: Finanzbarcamp in der Hassia-Fabrik in Offenbach. Sehr nett, sehr empfehlenswert. Coole Location. Vortrag über unsere Social Collaboration Plattform gehalten, über Content Marketing mit Hilfe von Native-Ads-Netzwerken, über Wirtschaftsjournalismus und über Blockchains gelernt.


Disclosure: wir sind von IBM zur Konferenz eingeladen worden, und haben Hotel und Spesen aus eigener Tasche (sprich; nicht über die Bank) bezahlt. Das Finanzbarcamp war ohne Eintritt, weil von comdirect gesponsort. Danke an IBM & comdirect!

Freitag, 30. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #16 - Manager nutzen die Collaboration Plattform für ihre Arbeit

Paula ist ein Mitglied der Geschäftsleitung eines Bereichs, der sich um Sicherheit und Krisenprävention kümmert und der gerade eine neue, private Gruppe für Kollegen aus dem Bereich erstellt hat. Sie hat sich noch nie in die Collaboration Plattform eingeloggt, aber hat sich die Herausforderung gestellt, in die Gruppe zu posten und durch die Collaboration Plattform für die Kollegen aus aller Welt sichtbar zu werden. Ihr Team hat auf der Collaboration Plattform auch eine Gruppe für intere Zusammenarbeit aufgesetzt.

Paula verbringt die meiste Zeit in Meetings und besitzt eine alte Intranet-Seite, die ihr Team nutzt, um eine große Anzahl von Stakeholdern aus alle Welt über Sicherheitsinformationen für Notfälle zu informieren. Sie verschickt auch eine große Anzahl von Emails jeden Tag bezüglich Änderungen von Richtlinien und Dokumenten, die dann beim Hauptportal eingereicht werden.


Unsere Lösung:

• Paula kann kollaborativ an Richtlinien-Dokumenten in der Gruppe ihres Teams (oder sogar innerhalb eines Projekts in der privaten Gruppe des Bereich) auf der Collaboration Plattform mit Hilfe von Kommentaren und Versionierung von Änderungen arbeiten. Da die Dokumente derzeit im Microsoft Word-Format sind, kann sie das Office-Plugin der Collaboration Plattform nutzen - um ein auf der Collaboration Plattform gespeichertes Office-Dokument zu öffnen und die Änderungen an nur einer Version jedes Richtlinien-Dokuments zu verwalten. Zur Zeit werden jeden Tag mehrere Versionen des Dokuments innerhalb ihres Teams hin- und hergemailt.

• Paula kann Berichte über ihre Geschäftsreisen und Führungsgedanken über (beispielsweise) die Werte und Überzeugungen des Unternehmens veröffentlichen, um mit ihrer Organisation in Verbindung zu bleiben. Sie kann auch verlangen, dass Links zu der neuen Gruppe ihres Teams auf der Collaboration Plattform zu der divisionalen Gruppe auf der Collaboration Plattform hinzugefügt werden.

• Paula hat einen Diskussionsstrang auf der Liste der populären Inhalte der Collaboration Plattform entdeckt, der die Arbeit ihres Team betrifft. Sie sollte dazu beitragen und darüber nachdenken, eine ähnliche Diskussion zum Crowdsourcing zu nutzen, um damit ihrem Team bei aktueller Forschungsarbeit zu helfen.


In diesem Fall:

Entwürfe für Richtlinien sind nicht vertraulich, so dass diese irgendwo auf der Collaboration Plattform gespeichert werden können. Falls Paula nur mit einer bestimmten Zielgruppe zusammenarbeiten möchte, kann sie das Richtlinien-Dokument im Entwurfs-Modus lassen und festlegen, wer es sehen kann.
Es gibt bereits eine divisionale und Team-Gruppe, die genutzt werden kann, so dass Paula keine eigene Gruppe für die Arbeit an den Richtlinien-Dokumenten aufsetzen muss.
Paula arbeitet an etwas, was das ganze Unternehmen betrifft, und könnte daher eine öffentliche Gruppe brauchen, um einen an die Öffentlichkeit gerichteten Kommunikations-Kanal zu etablieren.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Paula kann bei Emails und Richtlinien-Versionen kürzer treten, Informationen für ihre Rolle aus dem ganzen Unternehmen crowdsourcen, und ihre Mitarbeiter aktivieren.

Freitag, 23. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #15 - Digitalisieren von Huddleboards

Olivers Abteilung hat das Konzept des Huddleboard global adaptiert, um das Bewusstsein für Probleme und Herausforderungen zu sensibilisieren, um Chancen zum Entwickeln von Problemlösungsfähigkeiten für die Abteilung zu kreieren, und um zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Unternehmens beizutragen.
Siehe die Beispiele:



Generell würden die Teams in jeder Lokation bzw. jedem Gebäude ein Whiteboard nutzen zum Auflisten von Themen wie Diskussionen (Thema des Monats), Ideen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung, Personalangelegenheiten, Herausforderungen (Probleme), Chancen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Jeder kann jederzeit einen Eintrag erstellen. Jeder ist buchstäblich auf derselben Seite, da das Whiteboard für jeden mit Zugang zur näheren Umgebung sichtbar ist.
Nach Bedarf werden ad-hoc "Huddles" / Scrum-Meetings abgehalten, um einen speziellen Eintrag zu diskutieren. Die Teilnehmer kommen generell aus derselben Abteilung.  Stakeholder und Geschäftspartner außerhalb des Teams bzw. der Abteilung können befragt werden und Änderungen werden abschließend auf dem Board gepostet. Die Leute, die im selben Büro sitzen, würden am meisten von den physischen Huddleboards profitieren. Um die Teammitglieder in anderen Lokationen bzw. Ländern einzubeziehen, wird ihnen eine Momentaufnahme des Huddleboards ein- bis zweimal pro Woche zugeschickt. Wegen begrenztem physischen Platz auf dem Board sind die Einträge sehr kurz, ohne eine Möglichkeit zum Verlinken auf detaillierte Ablagen.

Derzeit werden Details und historische Informationen in Excel-Dateien, Word-Dokumenten etc. festgehalten und in Gruppenlaufwerken und Sharepoint-Sites gespeichert. Die Teams in verschiedenen Lokationen suchen nach Wegen, um kollaborativ Inhalte zu verfassen, simultan während Scrum- / Huddle-Calls, unabhängig von der physischen Lokation, während jedes Mitglied dieselbe aktuelle bzw. Echtzeitsicht auf das Huddleboard hat.

Die Mitglieder sollten schnellen Zugriff haben und in der Lage sein, die Inhalte / Dokumente des digitalen Boards upzudaten.
Schlüsselinformation des digitalen Boards sollten im Voraus angezeigt werden, und nicht hinter einer URL oder einem Dokumentenlink versteckt sein.
Andere Anforderungen beinhalten Versionskontrolle und einfachen Zugriff auf historische Informationen.


Unsere Lösung:

1. Erstellen einer Gruppe auf der Collaboration Plattform für digitale Huddleboards, zumindest auf regionaler Ebene, um Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen zu promoten. Private Gruppen können für Huddleboards mit exklusiv divisionalem Content genutzt werden.

2. Statusberichte und Dashboards der Initiativen / Projekte von offenen divisionalen Gruppen sollten auf der Plattform veröffentlicht werden, um Stakeholder und Kollegen außerhalb der Abteilung auf dem Laufenden zu halten.

3. Um schnelle Suche nach Informationen zu ermöglichen, ist es sehr wichtig, vor dem Erstellen von Content Tags und Kategorien für die Gruppe zu definieren:
• Aufsetzen eines Glossars von Tags und der Beschreibung, wann was zu nutzen ist.
• Entscheiden, welche Kategorien genutzt werden. Abstand nehmen von zu vielen Kategorien auf zu granularer Ebene.

4. Für leichtere Pflege der Inhalte sollte das Widget zum Anzeigen eines Dokuments genutzt werden. Das Dokument kann einfach bearbeitet werden und wird dann sofort auf der Hauptseite angezeigt.

5. Die Haupt-Themen, z. B. Workstreams oder Sektionen des Huddleboards, sollten in einem Multi-Tab-Widget angezeigt werden.

6. Um schnell zu einem in einem Widget angezeigten Dokument zu kommen, sollte der Links zum Dokument selbst in das Dokument eingefügt werden. Dies macht es für Teammitglieder einfacher, einen Eintrag in das digitale Board zu erstellen, ohne auf der Seite nach dem Dokument suchen zu müssen.


In diesem Fall:

Oliver wird eine private Gruppe für sein regionales Team zum "Huddlen" erstellen und mit den Eigentümern der bereits existierenden offenen, globalen Gruppen zusammenarbeiten, um deren Dashboards zu veröffentlichen und Status-Updates in einem regionalen Bereich innerhalb der globalen Site zu posten. Er wird das erste Digital Huddleboard als Vorlage zur Erstellung weiterer Huddleboard-Gruppen für andere Regionen nutzen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Olivers Team kann die folgenden Vorteil realisieren:
1. Einträge sind nicht auf die physische Board-Größe beschränkt
2. Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen global quer durch die verschiedenen Teams der Abteilung
3. Unabhängig von der Lokation kann jedes Team-Mitglied beitragen / “schreiben” auf dem digitalen Board, in Echtzeit, buchstäblich auf derselben Seite
4. Konnektoren für MS Office erlauben es den Teammitgliedern, kollaborativ und zur selben Zeit mit MS-Office-Dokumenten (Word, Excel, Powerpoint) auf der Collaboration Plattform zusammenzuarbeiten.
5. Der Outlook-Konnektor erlaubt die nahtlose Integration der Collaboration Plattform mit Outlook
6. Einfache Links zu Referenzmaterialien, unterstützende Dokument und Inhalte
7. Das nutzerfreundliche Feature zur Versionskontrolle stellt einen einfachen Zugriff auf den Audit-Trail der Änderungen zur Verfügung
8. Historische Daten können auf der Collaboration Plattform gespeichert und einfach wiedergefunden werden
9.…und all die anderen Vorteile einer Collaboration Plattform…

Freitag, 16. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #14 - ein aktuelles Spreadsheet vielen Kollegen zur Verfügung stellen

Natasha ist die Administratorin für eine Abteilung. Sie kümmert sich um verschiedene Dinge für ihren Bereich - wie die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, Kreditkartenabrechnungen usw, und in den meisten Fällen muss sie sicherstellen, dass die richtigen Personen die richtigen, aktuellsten Information über die Prozesse, die abteilungsweiten Genehmigungsketten und Eskalationsstufen haben.

Sie verwaltet eine große Tabellenkalkulationsdatei, die einige dieser Information beinhaltet, und würde diese gerne ihrem Bereich zur Verfügung stellen. Sie macht häufig Änderungen daran, und möchte sicherstelle, dass ihre Kollegen die aktuellste Version finden und die richtigen Entscheidungen treffen.

Unsere Lösung:

Natasha sollte das Spreadsheet in die bestehende Gruppe der Abteilung auf der Collaboration Plattform hochladen. Sie solllte eine Beschreibung der Datei hinzufügen und sicherstellen, dass das Dokument mit den Namen der relevanten Prozessen und Systemen getaggt ist.
Sie sollte sich auch per Email benachrichtigen lassen, falls jemand das Dokument liked, kommentiert oder bookmarked.
Wenn eine neue Version der Tabellenkalkulationsdatei verfügbar ist, sollte sie das Dokument bearbeiten und auf der Plattform mit der neuesten Version ersetzen.


In diesem Fall:

Eine existierende Gruppe für Natasha's Zielgruppe existiert bereits, so dass sie keine neue Gruppe erstellen muss.
Natasha hat auch sehr wenig Inhalte zu teilen und wenig Bedürfnis nach Collaboration an ihrem Content, so dass keine neue Gruppe erforderlich ist.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Natasha kann sicherstellen, dass ihre Kollegen diese wichtigen Informationen einfach finden, und kann darauf Vertrauen, dass sie die aktuellsten Informationen haben.

Samstag, 10. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #13 - Das abteilungsinterne Kommunikationsangebot verbessern

Michael und Moritz arbeiten als Kommunikationsexperten für eine Abteilung des Unternehmens. Sie würden gerne einen Weg finden, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Die Belegschaft hat sich beschwert über sporadische Kommunikation und Updates, würde gerne einen echten Dialog mit dem höheren Management ihrer Abteilung führen, und möchte die Kollegen in den anderen Lokationen ihrer Abteilung besser kennen lernen. Sie möchten auch leichteren Zugriff auf die Videos der Betriebsversammlungen haben, die sie verpasst haben.


Unsere Lösung:

• Sie sollten eine Gruppe für ihre Abteilung aufsetzen und diese vor dem Einladen der Kollegen mit für die Abteilung relevanten Inhalten vorausfüllen.

• Sie sollten Tags an den Inhalte in ihrer Gruppe zu nutzen, um Inhalte zu organisieren und wichtige Inhalte automatisch auf ihrer Übersichtsseite anzuzeigen.

• Sie sollten Ankündigungen, Versetzungen und Updates zeitnah in die Gruppe posten, um einen ständigen Strom an Informationen für Gruppenmitglieder sicherzustellen.

• Sie sollten Erfolge posten und die Profile der Mitglieder hervorheben, die außergewöhnliche Dinge vollbracht haben.

• Sie können Interaktionen mit der Gruppe durch die Nutzung von Blogs ihres Managements und durch Umfragen nutzen.

• Sie sollten den verfügbaren Platz auf der Übersichtsseite gut nutzen, und ihre Seite auf der Collaboration Plattform nicht als eine Replica der existierenden Intranet-Seiten umsetzen - dies ist eine Gelegenheit, das Feedback der Kollegen in der Abteilung zu adressieren.

• Sie können die internen Stellenangebote von der Hauptseite für interne Mobilität auf die Collaboration Plattform ziehen, und auch auf relevante HR-Ressourcen der Abteilung verlinken.

• Sie sollten Kollegen in die Gruppe einladen, indem sie Emails mit Links zu neuen und exklusiven Inhalten an die Abteilung verschicken.


In diesem Fall:

• Ihre Abteilung hat noch keine Spuren auf der Collaboration Plattform hinterlassen, so dass sie, zusätzlich zur Erstellung der Gruppe, die Highlights der Gruppe ihren Kollegen und auf Betriebsversammlungen präsentieren sollten.

• Sie haben einen freiwilligen Unterstützer ("Advocate") der Collaboration Plattform in ihrer Abteilung, so dass sie deren Wissen der Collaboration Plattform und der Abteilung nutzen sollten.

• Sie sollten nach dem Launch dynamisch und offen für Veränderungen sein, besonders daraufhin, welche Mitglieder des Steuerungskreises Inhalte beitragen und wie sie beitragen (über eine AMA-Sitzung, ein Blog oder anders).


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Michael und Moritz können die Zufriedenheit mit der Kommunikationsabteilung in ihrer Abteilung steigern und dabei helfen, dass sich jeder über die laufenden Dinge informiert fühlt.

Samstag, 3. Oktober 2015

Tagebuch eines ECS #12 - Auf dem Laufenden bleiben über die Kunden

Lisa ist eine Relationship-Managerin, die auf dem Laufenden bleiben will über ihre Kunden. Ein Mitglied ihres Teams nutzt schon die Collaboration Plattform, um über seine eigenen Kunden, die sich mit denen von Lisa überschneiden, informiert zu bleiben. Er postet täglich Neuigkeiten und geplante Meetings mit Kunden in eine Gruppe, zu der Lisa Zugriff hat.
Lisa schreibt in Meetings auf ihrem iPad mit, schickt sich ihre Notizen per Email selbst, und wenn sie dann an ihrem Schreibtisch ist, leitet sie ihre Notizen an ihre Assistentin weiter, die sie in ein existierendes System hochlädt.


Unsere Lösung:

• Lisa erstellt eine 'Trackinggroup' (Zielverfolgungsgruppe?), um die bereits auf der Collaboration Plattform existierenden Informationen zu sammeln, und lädt ihre Kollegen in diese Gruppe ein. Dazu zeigt sie Feeds mit bestimmten Suchbegriffen direkt aus den Gruppen des Kollegen an.

• Lisa sollte darüber nachdenken, ihre eigenen Notizen direkt in der Gruppe zu posten mit Hilfe des "Create by email"-Features der Collaboration Plattform. Auf diese Art entsteht nebenbei ein durchsuchbares Archiv an Meetingprotokollen, welches sie immer in den Emails an ihre Assistentin in Kopie nimmt, und auf das die Teammitglieder Zugriff haben.


In diesem Fall:

• Einige der Informationen sind sensitiv, so dass Lisa die Gruppe privat halten muss.

• Eine Menge relevanter Inhalte existiert bereits auf der Collaboration Plattform. Sie braucht dies nur zu Nutzen zum Erstellen ihres eigenen Contents.

• Solange bis diese Vorgehensweise mit dem Rest des Teams vereinbart ist, wird Lisa Kopien der Gesprächsnotizen zum existierenden System und zur Collaboration Plattform schicken müssen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Lisa hat eine maßgeschneiderte Sicht auf relevante Neuigkeiten und Meeting-Protokolle. Dadurch steht ihr eine Plattform zur Verfügung, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Donnerstag, 24. September 2015

Tagebuch eines ECS #11 - Koordination von 10 neuen Gruppen mit Navigation und einer Arbeitsgruppe

Wir trafen uns mit Klaus. Er arbeitet in der Marketing-Abteilung eines neuen Geschäftsbereichs. Jetzt ist er, zusammen mit der Hilfe eines internationalen Teams, verantwortlich für das Zusammenführen der Wissens von drei verschiedenen Geschäftsbereichen, mit drei verschiedenen Prozessen und drei verschiedenen Funktionen. Klaus möchte verschiedene Seiten für jede Gruppe kreieren, mit standardisierter Navigation.


Unsere Lösung:

• Klaus sollte eine geheime Arbeitsgrupps auf der Collaboration-Plattform aufsetzen. In dieser Arbeitsgruppe können alle Team-Mitglieder die Strukturen und Features der neuen Lösung diskutieren, ohne Emails hin und her zu schicken.
• Klaus hat eine Hierarchie von 10 Gruppen: eine Mastergruppe, und neun andere Gruppen auf derselben Ebene: 3 Geschäftseinheiten, 3 Prozesse, 3 Funktionen. Also erstellt er 10 neue Gruppen, alle mit dem "View document"-Widget an sehr prominenter Stelle oben auf der Seite. Diese Gruppen sollten geheim sein, solange sie nich in Entwicklung sind. Zum Launch-Datum kann er sie leicht in offene Gruppen umswitchen.

• Klaus erstellt ein Dokument in der Mastergruppe für die Navigation. Das Dokument  enthält eine 4x3-Tabelle. Die Zellen der obersten Zeile werden in einer große Zelle (auch bekannt als "Das Banner") zusammengefasst. Jede Zelle enthält ein Bild. Jedes Bild ist mit einer Gruppe verlinkt. Anschließend macht Klaus den Gitterrahmen unsichtbar, indem er die Breite der Ränder auf 0 Pixel setzt.
• Dieses Navigationsdokument ist in dem "View Document"-Widget in jeder Gruppe verlinkt. Als Ergebnis hat er nur ein einziges Dokument für die Navigation für alle gruppen, und die Navigation sieht in jeder Gruppe identisch aus.


Durch den Umzug auf die Collaboration-Plattform:

Klaus ist in der Lage, 10 neue Gruppen mit identischer Navigation und zusätzlich eine Arbeitsgruppe für seine Team-Mitglieder zur Arbeit an diesen Gruppen zu erstellen.

Montag, 21. September 2015

Working Out Loud - meine Ignite-Slides

Letzten Montag habe ich beim Webmontag Frankfurt einen Ignite-Vortrag über Working Out Loud gehalten. Beim Ignite-Format werden 20 Folien jeweils 15 Sekunden lang angezeigt.

Das Feedback war gemischt: von "Danke für den sehr guten Vortrag!" (sogar noch heute, fast eine Woche später!) bis zu "Es hat sich wie ein Sales Pitch angefühlt, ich weiss nur noch nicht für was; und die Beispiele sind zu weit weg von meiner Welt". Nun ja.

Ich bin nicht sicher, ob die Präsentation ohne meinen Originalton sonderlich sinnvoll ist, aber auf  mehrfachen Wunsch hier nun meine Folien:




















Donnerstag, 17. September 2015

Tagebuch eines ECS #10 - Universitäts-Alumni-Gruppe

Wir trafen uns mit Jana. Sie arbeitet als eine sehr hochrangige Managerin unterhalb der Vorstandsebene.
Sie ist noch sehr neu im Unternehmen. Daher arbeitet sie daran, ihr Netzwerk aufzubauen und sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen.
Jana hat an einer Eliteuniversität im Nordosten der USA studiert. Sie möchte mit anderen Alumni ihrer Universität im Unternehmen in Kontakt treten.


Unsere Lösung:

• Jana sollte eine private Gruppe für die Alumni ihrer Universität erstellen. Das Layout der Gruppe kann sehr standardmäßig sein, mit einer Anzeige der aktuellen Aktivität prominent platziert.

• Durch das einfache Eintippen des Universitätsnamen in das Suchfeld hat sie schon fünf andere Mitglieder auf der Collaboration Plattform gefunden, die den Namen ihrer Universität in ihrem Profil haben. Sie sollte sich deren Profile anschauen und sie in die private Gruppe einladen, falls sie wirklich Alumni sind.

• Jana würde gerne über alle Aktivitäten Bescheid wissen, die wir mit der Schule durchführen. Natürlich Recruiting, aber auch jegliche Forschung und andere Engagements, die wir mit der Universität haben. Sie würde dies in die Gruppen-Beschreibung aufnehmen, so dass sich jeder, der in diese Aktivitäten involviert ist, um eine Aufnahme in die Gruppe bewerben kann.

• Und natürlich will Jana wissen, wer ist wer. Wer ist im Recruiting-Team, wer ist Alumni.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Jana wäre in der Lage, ein Network von Universitäts-Alumni zu erstellen. Und die Unternehmens-Recruiter könnten Erfolgsgeschichten von Alumni, die im Unternehmen erfolgreich wurden, erzählen.

Montag, 7. September 2015

Community of Practice Leitfaden - e4 Encourage



e4 Encourage

Zukünftig liegt der Focus der Community auf dem Aufrechterhalten des Rhythmus und sicherzustellen, dass die Mitglieder ständig engagiert sind und ermutigt (encouraged) werden zum Lernen, Teilen und Lösen.
Community-Wins kommunizieren wertschaffende Errungenschaften, feiern Erfolge und messen, wie Communities zum Erfolg der Organisation beitragen. Sie sind Medien zum Anerkennen individueller und Gruppen-Erfolgsgeschichten gegenüber der Community, den eigenen Managern sowieso Senior Management. Das Erfassen dieser Community-Wins im Community-Space ist entscheidend.
Zu diesem Zeitpunkt könnte der Bedarf zum Etablieren von Working Groups und Special Interest Groups für die Arbeit an fokussierten Initiativen entstehen.
Die Community engagiert und begeistert zu halten wird Hingabe und Arbeit von allen Schlüsselmitgliedern erfordern. Der etablierte Engagement-Plan sollte umgesetzt werden und verschiedene Arten zur Verfügung stellen, die Community zu involvieren und aktiv partizipieren zu lassen.
Zusätzlich sollte die Community aktiv zum Rest der Organisation durch die verfügbaren Werkzeuge und Services beworben werden; die Collaboration CoE kann hier helfen.
Checkliste für EncourageRessourcen
Initiieren von Community-WinsDetaillierte Beschreibung
Launchen von Special-Interest-Groups (SIGs) und/oder von Working-Groups (WGs), soweit notwendigDetaillierte Beschreibung
Special-Interest-Group (SIG) Leader-Rollenprofil
Working-Group (WG) Leader-Rollenprofil
Engagement-Plan ausführenDetaillierte Beschreibung
Messen und Promoten des Erfolgs

Nachdem die Community jetzt gelauncht wurde, sollten die Früchte der Arbeit innerhalb von sehr kurzer Zeit sichtbar werden, da die Mitglieder anfangen, sich zu vernetzen und sich als eine echte ‘Community’ zu fühlen.







Von jetzt an sollte die CoP auf das Ermuntern regulärer Mitgliederaktivität fokussiert sein, um kollektiv zu lernen, teilen und Probleme lösen. Den Community-Rhythmus aufrechterhalten ist das langfristige Hauptziel in dieser Phase des Leitfadens.
Plausibilitätsprüfung: selbst mit einem erfolgreichen Start kann eine Community ohne intensive Führung durch ihren Community-Manager in ihrer Jugend ins Schwimmen geraten und scheitern. Das erste Quartal wird für die Beratergruppe sehr anstrengend werden, aber die Resultate werden sich lohnen.

Community-Wins einsammeln

Community-Wins sind ein Weg zum Kommunizieren von Errungenschaften der Community, die Mehrwert für die Organisation geschaffen haben, damit Communities ihren eigene Erfolg feiern können. Sie sind ein Schlüsselelement zur Mitgliedermotivation jeder Community und sind nützlich zum Aufbau einer Markenidentiät für jede Community of Practice.
Community-Wins sind auch:
  • eine Metrik dazu, wie die Community zum Erfolge der Organisation beiträgt;
  • ein Weg, die von der Community zur Verfügung gestellten besonderen Vorteile und Stärken zu kommunizieren;
  • ein Medium zu Würdigen von Individual- und Gruppenerfolgsgeschichten durch die Community, dem direkten Vorgesetzten und dem oberen Management.
Community-Wins werden durch die Zusammenarbeit von Mitgliedern erreicht, entweder auf ad-hoc Basis (z. B. durch eine Diskussion oder ein klar herausgestellte Community-Event) oder durch die SIGs und Working-Groups.
Den Wert einer CoP zu Messen ist lebenswichtig zum Sichern ihres Erfolges. Fördern von Wins innerhalb der Organisation und Mitgliedern helfen zu verstehen, wie sie beitragen können, helfen der CoP, ihre Vitalität und Relevanz beizubehalten.

Die folgende Wertschöpfungskette (Value Creation Cycle) gibt den Community-Wins einen Rahmen und erstellt eine umfassende "Win-Story":
  1. Aufgabenstellung: das Problem vorstellen, welches die Wertschöpfungskette initiiert und in der Realisierung des Community-Wins resultiert hat
  2. Aktivität: Bedeutende Aktivität, an der man teilgenommen hat, und die Erfahrungen darüber
  3. Ergebnis: Beschreibung einer spezifischen Ressource (Idee, Dokument, Realisierung, Ergebnis etc.), welche die Aktivität produziert hat  
  4. Anwendung: Wofür ist diese Ressource genutzt worden, und wie wurde sie genutzt?
  5. Resultat: Persönlicher Erfolg? Erfolg für das Unternehmen? Wurde es gemessen? War es greifbar?
  6. Erfolg neudefiniert?: Hat diese Geschichte die eigene Sichtweise darauf geändert, was Erfolg ist? Falls dies so war, dann bitte hier einfügen.
Um einen erfolgreichen Launch zu erleben und sicherzustellen, dass das anfängliche Momentum aufrechterhalten wird, sollten die Hauptmitglieder über die Einsatzregeln ihrer Rollen und die damit einhergehenden spezifischen Verantwortlichkeiten unterrichtet und trainiert werden.
Ein Template zur Eingabe eines Community-Wins könnte beispielsweise unten stehende Punkte enthalten. Das Template muss nicht unbedingt alle Punkts in dieser Reihenfolge aufweisen; die Motivation ist das Erfassen nützlicher Information zum Formulieren einer kompletten "Win-Story".
Außer der Wertschöpfungskette sollten folgende Informationen enthalten sein:
·         Überschrift –  kurzer Werbetext für den Win, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erobern (beschränkt auf 255 Zeichen)
·         Verantwortliche Personen – die Personen, die verantwortlich für die Umsetzung des Wins sind.
·         Zugehörige Communities – ein Win kann zu mehr als einer Community gehören.

·         Eingabedatum – wann ist der Win eingegeben worden

·         Kategorie des Wins – verschiedene Kategorien, denen der Win zugeordnet werden kann
·         Empfohlen – Optionsfeld, ob der Win so bedeutend ist, dass er speziell empfohlen werden soll (entweder im Community-Report oder hervorgehoben während eines Community-Townhalls)
·         Kontakt – die Person, die den Win erstellt hat.

Bilden von Special Interest Groups und/oder Working Groups

Eine natürliche Entwicklung aller Communities ist die Entstehung von “Unter-Communities”, die Abzielen auf die Arbeit an spezifischen Initiativen, auf Mechanismen zum Teilen von konzentriertem Wissen, und das Nutzen von Expertise zum Treiben von Standards und Best Practices in der ganzen Community. Diese können in zwei Typen aufgeteilt werden: Working Groups und Special Interest Groups. Beispielsweise könnte eine Working Group entstehen, die sich entscheidet, ein Projekt für eine Kostenreduzierungs-Initiative zu treiben, oder eine Special Interest Group, die aufkommende Trends bei Werkzeugen untersucht.

Special Interest Group (SIG)

Dies sind Gruppen speziell zur Arbeit an bestimmten Themen und Interessengebieten der Community, insbesondere diese, die mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Focus der Community und/oder professionellen Entwicklung ihrer Mitglieder assoziiert werden. SIGs haben keinen Lebenszyklus und werden weiterexistieren, solange ihr Auftrag nicht als erfüllt erachtet wird, sie irrelevant werden, oder in einer anderen SIG aufgehen.
Jede SIG braucht einen SIG-Leader und, wo nötig, einen stellvertretenden SIG-Leader zur Unterstützung des Leiters und bei Bedarf zum Repräsentieren der SIG anstelle des Leaders.

Erstellung und Schließung von SIGs

Um eine SIG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem Community Manager oder -Leader zur Verfügung gestellt werden:
  Erstellung
  Schließung
Vorgeschlagenes SIG-Thema und -Zweck
Grund für den Schließungsantrag
Name des SIG-Leaders
Erreichte / ausstehende Ergebnisse
Name der stellvertretenden SIG-Leaders
Weiter erforderliche Aktionen
SIG-Charta (dieselbe wie die Community-Charta)
Geplante Transformation der Dokumentation
Vorläufige Liste der Ergebnisse der SIG
Lessons Learned
Engagement-Plan
Community-Wins und Success Stories
 

Verantwortlichkeiten für eine SIG

Eine valide SIG hat Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten für ihre Mitglieder und die gesamte Community. Der angehende SIG-Leader und dessen Stellvertreter sollten dem Folgenden vor dem Launch der SIG überein- und zustimmen:
  • Eine SIG sollte aus globalen Community-Mitgliedern bestehen.
  • Eine SIG sollte gemeinsam Schwerpunkte identifizieren, die im Spezialistenbereich weiterentwickelt werden.
  • Organisation von Treffen zum Wissensaustausch oder um Ergebnisse weiterzuentwickeln.
  • Erstellen und Genehmigen von Working Groups.
  • Sicherstellen, dass Working Groups beaufsichtigt und fokussiert werden.
  • Für die Working Groups zur Eskalation zur Verfügung stehen.
  • Genehmigen von Working Groups und die Ergebnisse der Working Groups weiter genehmigen lassen.
  • Veröffentlichen und Kommunizieren neuer Ergebnisse zu der CoP-Beratergruppe.
  • Bewerben / Teilen der Aktivitäten mit der restlichen Community. z. B. Newsletter, Community-Wins.
  • Quartalsweise Updates und Status-Reports zur Verfügung stellen.

Working Group (WG)

Ähnlich wir eine Projekt-Initiative hat eine Working Group ein spezifiziertes Anfangs- und ein Endedatum, und zu erbringende Leistungen. Working Groups werden nach Bedarf erstellt und, sobald die Leistungen erbracht und abgenommen wurden, wird die Gruppe zur Ruhe gesetzt. Working Groups werden normalerweise durch SIGs generiert, oder seltener, durch die gesamte Community.
Eine WG hat normalerweise einen Leiter, der Projektmanagementaufgaben übernimmt, mit der Absicht, die Leistungen aus den WG-Zielen zu liefern.

Erstellung und Schließung von WGs

Um eine WG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem SIG-Leader zur Verfügung gestellt werden:
  Erstellung
  Schließung
Aufgabenstellung
Erreichte / Ausstehende Ergebnisse
Name des WG-Leaders
Weitere erforderliche Aktionen
Namen der WG-Mitglieder (mindestens 3)
Geplante Transformation der Dokumentation
Ziele und vorgeschlagene Lösungen
Review der Lessons Learned
Vorläufiger Projekt- / Meilenstein- / Lieferplan

Verantwortlichkeiten einer WG

Eine valide WG hat ähnliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten zum Projektteam wie zur relevanten SIG und gesamten Community. Die angehende WG sollte vor dem Launch dem Folgenden zustimmen und vereinbaren:
  • Umfang und Leistungen mit der SIG vereinbaren
  • Sicherstellen, dass Erkenntnisse nicht diktiert wurden, sondern Empfehlungen basierend auf glaubwürdigen Untersuchungen / Analyse sind.
  • Genehmigungen für neue Erkenntnisse und Publikationen vor der SIG einholen.
  • Publizieren und Kommunizieren neuer Erkenntnisse an die SIG
  • Sicherstellen, dass neue Erkenntnisse mit anderen Gruppen im Unternehmen übereinstimmen.
  • Genehmigung zum Erforschen neuer Gebiete von der SIG einholen
  • Darauf achten, dass Projektergebnisse außerhalb der SIG nicht beeinträchtigt werden.
  • Working Groups sollten keine umfangreichen Projekte werden, die Budget brauchen.

Engagement-Aktivitäten

Siehe unten für interne und externe Engagement-Aktivitäten.

Aktivieren der internen Community

Für den Erfolg einer Community ist es notwendig, die Community aktiv zu engagieren. Jenseits von regulären globalen und lokalen CoP-Treffen, aktiver Beteiligung in den Community-Diskussionen auf der Collaboration Plattform, und genereller Community-Aktivität innerhalb der etablierten Special Interest und Working Groups haben wir viele kreative Ideen gesehen, um die Community engagiert zu halten.
Unten sind einige Ideen zum Ausprobieren:
  Aktivität
  Beispiel
  Spaß, soziale Aktivität
  Ein Team in Südost-Asien führte eine kreative und interaktive Session für das gesamte Team in der Lokation durch. Die Herausforderung involvierte zehn Teams, die eine Serie von pädagogischen und kreativen Aufgaben in der Absicht zu gewinnen absolvieren mussten. Die Herausforderungen, gestaltet zur Förderung von Teamwork und Netzwerken, umfassten Aktivitäten wie ein "menschliches Puzzle" aus dem Firmenlogo zu formen, mit der Seite einer bestimmten Community Antworten auf zehn Fragen zu finden, und einen Papierdrachen bauen.
  Community-Updates
  Auf einer wöchentlicher Basis verschickte der Community Manager und Londoner   Location-Leiter einer CoP eine Zusammenfassung aller Community-Aktivitäten und Neuigkeiten an die CoP, betont alle Wins dieser Woche (z. B. Zeit, Aufwand, Geld gespart durch das teilen von Best Practices). Während er eine einfache Email verschickt, haben andere CoPs interne Community-Newsletters erstellt, bei denen Community-Mitglieder Artikel schreiben und anderes beisteuern.
  Community-Rolodex
  Eine Community erstellte einen internen "Online-Rolodex" innerhalb ihres Community-Spaces, der die Community-Mitglieder und den Bereich ihres Spezialwissens betont.
  Anerkennung und Belohnung
  Das Nutzen von externen Belohnungsprogrammen (innerhalb des Unternehmens) ist ein einfacher Weg, die aktiven Community-Mitglieder zu belohnen.


Zusätzlich nutzen einzelne Community ihr Jahres-End-Townhall zum öffentlichen Anerkennen von Haupt-Contributoren.  
  Lunch and Learns
  Den Communities zu helfen, sich untereinander zu vernetzten und Best Practices zu teilen, spielt eine große Rolle beim Erweitern der Qualifikationen innerhalb der Community. Eine Community veranstaltet regelmäßige Lunch and Learns zu Themen wie Best Practice zu einer bestimmten Methode, bei denen Community-Mitglieder zusammenkommen können, um zusammen gemeinsame Probleme zu lösen oder von einem Spezialisten zu lernen.
 

Engagieren der “externen” Community

Genauso wichtig wie die Community engagiert und nützlich für Mitglieder zu halten ist die Kommunikation und Interaktion mit dem Rest der Organisation. Mit Hilfe der divisionalen Kommunikationsteams und verschiedener Kommunikationskanäle kann eine Community of Practice kurzfristig einen Kommunikationsplan erstellen.
Hier sind einige Ideen dazu: 
  Aktivität
  Beispiel
  Artikel im Intranet
  Die gute Arbeit und den Fortschritt der CoP durch das Schreiben eines Artikels für eine der divisionalen Intranet-Seiten groß herausstellen. Das Thema des Artikels könnte sich auf einen der Community-Wins fokussieren oder aktive Community-Mitglieder abbilden.  
  Blog
  Einige Communities haben Mitglieder, die aktiv bloggen. Blogging ist ein toller Weg, einem Thema eine persönliche Note zu geben, während die Aufmerksamkeit darauf gelenkt wird und Feedback von der gesamten Organisation kommt.
  Collaboration Plattform
  Nutzen der Collaboration Plattform, um Interesse an den Community-Aktivitäten zu generieren, und um Feedback von der gesamten Community zu bekommen. Der Beitrag sollte mit dem Tag der CoP versehen werden.

Checkliste für Encourage

 
  Erstellen eines Repositories für Community-Wins
 
  Mitglieder für ‘Win-Stories’ trainieren
 
  Regelmäßig Community-Wins sammeln!
 
  Gelegenheit zum Erstellen von SIGs und WGs erkennen
 
  Bei Bedarf SIGs und WGs launchen
 
  Formulieren und weiterentwickeln des internen Engagement-Plans
 
  Kommunizieren an die gesamte Organisation

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