Community of Practice Leitfaden - e4 Encourage

e4 Encourage

Zukünftig liegt der Focus der Community auf dem Aufrechterhalten des Rhythmus und sicherzustellen, dass die Mitglieder ständig engagiert sind und ermutigt (encouraged) werden zum Lernen, Teilen und Lösen.
Community-Wins kommunizieren wertschaffende Errungenschaften, feiern Erfolge und messen, wie Communities zum Erfolg der Organisation beitragen. Sie sind Medien zum Anerkennen individueller und Gruppen-Erfolgsgeschichten gegenüber der Community, den eigenen Managern sowieso Senior Management. Das Erfassen dieser Community-Wins im Community-Space ist entscheidend.
Zu diesem Zeitpunkt könnte der Bedarf zum Etablieren von Working Groups und Special Interest Groups für die Arbeit an fokussierten Initiativen entstehen.
Die Community engagiert und begeistert zu halten wird Hingabe und Arbeit von allen Schlüsselmitgliedern erfordern. Der etablierte Engagement-Plan sollte umgesetzt werden und verschiedene Arten zur Verfügung stellen, die Community zu involvieren und aktiv partizipieren zu lassen.
Zusätzlich sollte die Community aktiv zum Rest der Organisation durch die verfügbaren Werkzeuge und Services beworben werden; die Collaboration CoE kann hier helfen.

Checkliste für Encourage	Ressourcen
Initiieren von Community-Wins	Detaillierte Beschreibung
Launchen von Special-Interest-Groups (SIGs) und/oder von Working-Groups (WGs), soweit notwendig	Detaillierte Beschreibung Special-Interest-Group (SIG) Leader-Rollenprofil Working-Group (WG) Leader-Rollenprofil
Engagement-Plan ausführen	Detaillierte Beschreibung
Messen und Promoten des Erfolgs

Nachdem die Community jetzt gelauncht wurde, sollten die Früchte der Arbeit innerhalb von sehr kurzer Zeit sichtbar werden, da die Mitglieder anfangen, sich zu vernetzen und sich als eine echte ‘Community’ zu fühlen.

Von jetzt an sollte die CoP auf das Ermuntern regulärer Mitgliederaktivität fokussiert sein, um kollektiv zu lernen, teilen und Probleme lösen. Den Community-Rhythmus aufrechterhalten ist das langfristige Hauptziel in dieser Phase des Leitfadens.

Plausibilitätsprüfung: selbst mit einem erfolgreichen Start kann eine Community ohne intensive Führung durch ihren Community-Manager in ihrer Jugend ins Schwimmen geraten und scheitern. Das erste Quartal wird für die Beratergruppe sehr anstrengend werden, aber die Resultate werden sich lohnen.

Community-Wins einsammeln

Community-Wins sind ein Weg zum Kommunizieren von Errungenschaften der Community, die Mehrwert für die Organisation geschaffen haben, damit Communities ihren eigene Erfolg feiern können. Sie sind ein Schlüsselelement zur Mitgliedermotivation jeder Community und sind nützlich zum Aufbau einer Markenidentiät für jede Community of Practice.

Community-Wins sind auch:

• eine Metrik dazu, wie die Community zum Erfolge der Organisation beiträgt;
• ein Weg, die von der Community zur Verfügung gestellten besonderen Vorteile und Stärken zu kommunizieren;
• ein Medium zu Würdigen von Individual- und Gruppenerfolgsgeschichten durch die Community, dem direkten Vorgesetzten und dem oberen Management.

Community-Wins werden durch die Zusammenarbeit von Mitgliedern erreicht, entweder auf ad-hoc Basis (z. B. durch eine Diskussion oder ein klar herausgestellte Community-Event) oder durch die SIGs und Working-Groups.

Den Wert einer CoP zu Messen ist lebenswichtig zum Sichern ihres Erfolges. Fördern von Wins innerhalb der Organisation und Mitgliedern helfen zu verstehen, wie sie beitragen können, helfen der CoP, ihre Vitalität und Relevanz beizubehalten.

Die folgende Wertschöpfungskette (Value Creation Cycle) gibt den Community-Wins einen Rahmen und erstellt eine umfassende "Win-Story":

1. Aufgabenstellung: das Problem vorstellen, welches die Wertschöpfungskette initiiert und in der Realisierung des Community-Wins resultiert hat
2. Aktivität: Bedeutende Aktivität, an der man teilgenommen hat, und die Erfahrungen darüber
3. Ergebnis: Beschreibung einer spezifischen Ressource (Idee, Dokument, Realisierung, Ergebnis etc.), welche die Aktivität produziert hat  
4. Anwendung: Wofür ist diese Ressource genutzt worden, und wie wurde sie genutzt?
5. Resultat: Persönlicher Erfolg? Erfolg für das Unternehmen? Wurde es gemessen? War es greifbar?
6. Erfolg neudefiniert?: Hat diese Geschichte die eigene Sichtweise darauf geändert, was Erfolg ist? Falls dies so war, dann bitte hier einfügen.

Um einen erfolgreichen Launch zu erleben und sicherzustellen, dass das anfängliche Momentum aufrechterhalten wird, sollten die Hauptmitglieder über die Einsatzregeln ihrer Rollen und die damit einhergehenden spezifischen Verantwortlichkeiten unterrichtet und trainiert werden.

Ein Template zur Eingabe eines Community-Wins könnte beispielsweise unten stehende Punkte enthalten. Das Template muss nicht unbedingt alle Punkts in dieser Reihenfolge aufweisen; die Motivation ist das Erfassen nützlicher Information zum Formulieren einer kompletten "Win-Story".

Außer der Wertschöpfungskette sollten folgende Informationen enthalten sein:

·         Überschrift –  kurzer Werbetext für den Win, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erobern (beschränkt auf 255 Zeichen)

·         Verantwortliche Personen – die Personen, die verantwortlich für die Umsetzung des Wins sind.

·         Zugehörige Communities – ein Win kann zu mehr als einer Community gehören.

·         Eingabedatum – wann ist der Win eingegeben worden

·         Kategorie des Wins – verschiedene Kategorien, denen der Win zugeordnet werden kann

·         Empfohlen – Optionsfeld, ob der Win so bedeutend ist, dass er speziell empfohlen werden soll (entweder im Community-Report oder hervorgehoben während eines Community-Townhalls)

·         Kontakt – die Person, die den Win erstellt hat.

Bilden von Special Interest Groups und/oder Working Groups

Eine natürliche Entwicklung aller Communities ist die Entstehung von “Unter-Communities”, die Abzielen auf die Arbeit an spezifischen Initiativen, auf Mechanismen zum Teilen von konzentriertem Wissen, und das Nutzen von Expertise zum Treiben von Standards und Best Practices in der ganzen Community. Diese können in zwei Typen aufgeteilt werden: Working Groups und Special Interest Groups. Beispielsweise könnte eine Working Group entstehen, die sich entscheidet, ein Projekt für eine Kostenreduzierungs-Initiative zu treiben, oder eine Special Interest Group, die aufkommende Trends bei Werkzeugen untersucht.

Special Interest Group (SIG)

Dies sind Gruppen speziell zur Arbeit an bestimmten Themen und Interessengebieten der Community, insbesondere diese, die mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Focus der Community und/oder professionellen Entwicklung ihrer Mitglieder assoziiert werden. SIGs haben keinen Lebenszyklus und werden weiterexistieren, solange ihr Auftrag nicht als erfüllt erachtet wird, sie irrelevant werden, oder in einer anderen SIG aufgehen.

Jede SIG braucht einen SIG-Leader und, wo nötig, einen stellvertretenden SIG-Leader zur Unterstützung des Leiters und bei Bedarf zum Repräsentieren der SIG anstelle des Leaders.

Erstellung und Schließung von SIGs

Um eine SIG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem Community Manager oder -Leader zur Verfügung gestellt werden:

Erstellung	Schließung
Vorgeschlagenes SIG-Thema und -Zweck	Grund für den Schließungsantrag
Name des SIG-Leaders	Erreichte / ausstehende Ergebnisse
Name der stellvertretenden SIG-Leaders	Weiter erforderliche Aktionen
SIG-Charta (dieselbe wie die Community-Charta)	Geplante Transformation der Dokumentation
Vorläufige Liste der Ergebnisse der SIG	Lessons Learned
Engagement-Plan	Community-Wins und Success Stories

Verantwortlichkeiten für eine SIG

Eine valide SIG hat Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten für ihre Mitglieder und die gesamte Community. Der angehende SIG-Leader und dessen Stellvertreter sollten dem Folgenden vor dem Launch der SIG überein- und zustimmen:

• Eine SIG sollte aus globalen Community-Mitgliedern bestehen.
• Eine SIG sollte gemeinsam Schwerpunkte identifizieren, die im Spezialistenbereich weiterentwickelt werden.
• Organisation von Treffen zum Wissensaustausch oder um Ergebnisse weiterzuentwickeln.
• Erstellen und Genehmigen von Working Groups.
• Sicherstellen, dass Working Groups beaufsichtigt und fokussiert werden.
• Für die Working Groups zur Eskalation zur Verfügung stehen.
• Genehmigen von Working Groups und die Ergebnisse der Working Groups weiter genehmigen lassen.
• Veröffentlichen und Kommunizieren neuer Ergebnisse zu der CoP-Beratergruppe.
• Bewerben / Teilen der Aktivitäten mit der restlichen Community. z. B. Newsletter, Community-Wins.
• Quartalsweise Updates und Status-Reports zur Verfügung stellen.

Working Group (WG)

Ähnlich wir eine Projekt-Initiative hat eine Working Group ein spezifiziertes Anfangs- und ein Endedatum, und zu erbringende Leistungen. Working Groups werden nach Bedarf erstellt und, sobald die Leistungen erbracht und abgenommen wurden, wird die Gruppe zur Ruhe gesetzt. Working Groups werden normalerweise durch SIGs generiert, oder seltener, durch die gesamte Community.

Eine WG hat normalerweise einen Leiter, der Projektmanagementaufgaben übernimmt, mit der Absicht, die Leistungen aus den WG-Zielen zu liefern.

Erstellung und Schließung von WGs

Um eine WG zu erstellen (oder zu schließen), müssen die folgenden Informationen dem SIG-Leader zur Verfügung gestellt werden:

Erstellung	Schließung
Aufgabenstellung	Erreichte / Ausstehende Ergebnisse
Name des WG-Leaders	Weitere erforderliche Aktionen
Namen der WG-Mitglieder (mindestens 3)	Geplante Transformation der Dokumentation
Ziele und vorgeschlagene Lösungen	Review der Lessons Learned
Vorläufiger Projekt- / Meilenstein- / Lieferplan

Verantwortlichkeiten einer WG

Eine valide WG hat ähnliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten zum Projektteam wie zur relevanten SIG und gesamten Community. Die angehende WG sollte vor dem Launch dem Folgenden zustimmen und vereinbaren:

• Umfang und Leistungen mit der SIG vereinbaren
• Sicherstellen, dass Erkenntnisse nicht diktiert wurden, sondern Empfehlungen basierend auf glaubwürdigen Untersuchungen / Analyse sind.
• Genehmigungen für neue Erkenntnisse und Publikationen vor der SIG einholen.
• Publizieren und Kommunizieren neuer Erkenntnisse an die SIG
• Sicherstellen, dass neue Erkenntnisse mit anderen Gruppen im Unternehmen übereinstimmen.
• Genehmigung zum Erforschen neuer Gebiete von der SIG einholen
• Darauf achten, dass Projektergebnisse außerhalb der SIG nicht beeinträchtigt werden.
• Working Groups sollten keine umfangreichen Projekte werden, die Budget brauchen.

Engagement-Aktivitäten

Siehe unten für interne und externe Engagement-Aktivitäten.

Aktivieren der internen Community

Für den Erfolg einer Community ist es notwendig, die Community aktiv zu engagieren. Jenseits von regulären globalen und lokalen CoP-Treffen, aktiver Beteiligung in den Community-Diskussionen auf der Collaboration Plattform, und genereller Community-Aktivität innerhalb der etablierten Special Interest und Working Groups haben wir viele kreative Ideen gesehen, um die Community engagiert zu halten.

Unten sind einige Ideen zum Ausprobieren:

Aktivität	Beispiel
Spaß, soziale Aktivität	Ein Team in Südost-Asien führte eine kreative und interaktive Session für das gesamte Team in der Lokation durch. Die Herausforderung involvierte zehn Teams, die eine Serie von pädagogischen und kreativen Aufgaben in der Absicht zu gewinnen absolvieren mussten. Die Herausforderungen, gestaltet zur Förderung von Teamwork und Netzwerken, umfassten Aktivitäten wie ein "menschliches Puzzle" aus dem Firmenlogo zu formen, mit der Seite einer bestimmten Community Antworten auf zehn Fragen zu finden, und einen Papierdrachen bauen.
Community-Updates	Auf einer wöchentlicher Basis verschickte der Community Manager und Londoner   Location-Leiter einer CoP eine Zusammenfassung aller Community-Aktivitäten und Neuigkeiten an die CoP, betont alle Wins dieser Woche (z. B. Zeit, Aufwand, Geld gespart durch das teilen von Best Practices). Während er eine einfache Email verschickt, haben andere CoPs interne Community-Newsletters erstellt, bei denen Community-Mitglieder Artikel schreiben und anderes beisteuern.
Community-Rolodex	Eine Community erstellte einen internen "Online-Rolodex" innerhalb ihres Community-Spaces, der die Community-Mitglieder und den Bereich ihres Spezialwissens betont.
Anerkennung und Belohnung	Das Nutzen von externen Belohnungsprogrammen (innerhalb des Unternehmens) ist ein einfacher Weg, die aktiven Community-Mitglieder zu belohnen. Zusätzlich nutzen einzelne Community ihr Jahres-End-Townhall zum öffentlichen Anerkennen von Haupt-Contributoren.
Lunch and Learns	Den Communities zu helfen, sich untereinander zu vernetzten und Best Practices zu teilen, spielt eine große Rolle beim Erweitern der Qualifikationen innerhalb der Community. Eine Community veranstaltet regelmäßige Lunch and Learns zu Themen wie Best Practice zu einer bestimmten Methode, bei denen Community-Mitglieder zusammenkommen können, um zusammen gemeinsame Probleme zu lösen oder von einem Spezialisten zu lernen.

Engagieren der “externen” Community

Genauso wichtig wie die Community engagiert und nützlich für Mitglieder zu halten ist die Kommunikation und Interaktion mit dem Rest der Organisation. Mit Hilfe der divisionalen Kommunikationsteams und verschiedener Kommunikationskanäle kann eine Community of Practice kurzfristig einen Kommunikationsplan erstellen.

Hier sind einige Ideen dazu: 

Aktivität	Beispiel
Artikel im Intranet	Die gute Arbeit und den Fortschritt der CoP durch das Schreiben eines Artikels für eine der divisionalen Intranet-Seiten groß herausstellen. Das Thema des Artikels könnte sich auf einen der Community-Wins fokussieren oder aktive Community-Mitglieder abbilden.
Blog	Einige Communities haben Mitglieder, die aktiv bloggen. Blogging ist ein toller Weg, einem Thema eine persönliche Note zu geben, während die Aufmerksamkeit darauf gelenkt wird und Feedback von der gesamten Organisation kommt.
Collaboration Plattform	Nutzen der Collaboration Plattform, um Interesse an den Community-Aktivitäten zu generieren, und um Feedback von der gesamten Community zu bekommen. Der Beitrag sollte mit dem Tag der CoP versehen werden.

Checkliste für Encourage

	Erstellen eines Repositories für Community-Wins
	Mitglieder für ‘Win-Stories’ trainieren
	Regelmäßig Community-Wins sammeln!
	Gelegenheit zum Erstellen von SIGs und WGs erkennen
	Bei Bedarf SIGs und WGs launchen
	Formulieren und weiterentwickeln des internen Engagement-Plans
	Kommunizieren an die gesamte Organisation