Samstag, 29. August 2015

Community of Practice Leitfaden - e3 Execute



e3 Execute


Während der Vorbereitung zum Launch der Community ist der richtige Zeitpunkt um sicherzustellen, dass alle Details bedacht wurden und dass die Hauptmitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Das Veranstalten eines einfachen Orientierungsevents wird die Verantwortlichkeiten für jede Rolle nochmals bestätigen und helfen, die Erwartungen zu managen.



Ein Hauptziel für die execute-Phase ist die Vorbereitung und Einführung des Community-Spaces. Spaces wurden traditionell in SharePoint aufgesetzt, aber für alle neuen Communities werden sie auf der neuen Collaboration Plattform erstellt.
Sobald der Community-Space aufgesetzt wurde, sollte ein Engagementplan bezüglich Funktion und sowohl interner Kommunikation als auch externer Kommunikation (mit dem Rest des Bereichs) der Community erstellt werden.
Nun ist alles fertig für den offiziellen Launch der Community. Der Launch-Event kann als Webex, Telefonkonferenz oder Live-Event durchgeführt werden.
Der Launch-Event ist eine Gelegenheit zum Mitgliedswachstum, um jeden über die allgemeine Community-Struktur und wie sie funktionieren wird auf den aktuellen Stand zu bringen, und um generelle Begeisterung über Community-Ziele und Zielsetzungen zu erzeugen.

Wir haben immer behauptet, dass sich die Community eher durch ihre Botschaft, Ideale und Menschen definiert, als durch die Plattform, die viele irrtümlicherweise für die "Community" selbst halten.
In den letzten beiden Phasen sollte der Fokus ausschließlich auf der Definition der Community liegen. Allerdings ist es das Ziel der Executive-Phase, die Plattform, die das Ausrichten der Botschaft, das Realisieren der Ideen und die Aktivierung der Menschen ermöglicht, zu entwickeln.
Kurz gesagt, es ist Zeit für den offiziellen Launch der Community!
Plausibilitätsprüfung: Während wir erwarten, dass das Collaboration Centre of Excellence in den letzten beiden Phasen entsprechend einbezogen wurde, ist in der Execute-Phase der Engagement-Plan extrem wichtig. Auf jeden Fall sicherstellen, dass ein Plan kreiert wird und er äußerst gewissenhaft befolgt wird!

Vorbereiten der Hauptmitglieder

Um einen erfolgreichen Launch zu erleben und sicherzustellen, dass das Momentum von den ersten Anfängen bewahrt wird, sollten die Hauptmitglieder sowohl über die Einsatzregeln ihrer Rollen als auch über spezifische, begleitende Verantwortlichkeiten unterrichtet und trainiert werden. In der vorherigen Establish-Phase haben wir diskutiert, welche Verantwortlichkeiten von den Hauptmitgliedern erwartet werden. Idealerweise stehen im jeweilige Unternehmen online verschiedene Rollenprofile von Hauptmitgliedern wie Community Managern und Location Leadern zur Verfügung, mit nützlichen Informationen, damit die Mitglieder die Aktivitäten, Aktionen und Verhaltensweise, die mit den Rollen assoziiert sind, besser verstehen.

Alle Informationen im Griff

Für den erfolgreichen Launch müssen die Hauptmitglieder der Community sofortigen Zugriff auf einschlägige Information haben. Es könnte lohnenswert sein, vorab vor dem Launch der Plattform ein Flugblatt zur Verteilung zu erzeugen.
  Rolle  Information
  Community Manager  ?    Community Charta (e2), die beinhaltet:
  o   Mission, Vision
  o   Ziele, Metriken
  o   Umfang
  o   Liste der Hauptmitglieder
  Location Leader/Repräsentanten  ?    Community Template (e1)
  ?    Liste der Hauptmitglieder (e1)
  Mitglieder  ?    Begrüßungspaket (e3)

Online-Präsenz

Um die Community-Mitglieder zu unterstützen, muss ein Community-Space auf der Collaboration Plattform aufgesetzt werden.

Wie setze ich meinen Community-Space auf?

Ein Community-Space hat verschiedene Aspekte. Es stehen idealerweise schon existierende Community-Spaces zur Verfügung, die bezüglich des Designs erforscht werden können. Allerdings gibt es keine perfekten Beispiele, und das Layout des eigenen Community-Spaces kann völlig anders arrangiert werden. Daher diskutieren wir die Elemente, die vorhanden sein sollten, um den Community Space zur lohnenswerten Plattform zu machen.

Zugriffsrechte

Um eine gewisse Form der Zugriffskontrolle zu gewährleisten, sollten einige grundsätzliche  Regeln aufgesetzt werden.
  • Groups-Admins haben vollen Zugriff auf Einstellungen, Layout, Widgets, Kategorien, Mitglieder und Content des Spaces
  • Mitglieder haben vollen Zugriff auf allen Content innerhalb des Spaces

Bestandteile eines Community-Spaces

Um den Community-Space bestmöglich zu gestalten, sind hier einige essentielle Bestandteile aufgeführt, die benötigt werden. Diese Sektion handelt von der technischen Seite der Communities. Um vom Typ der Collaboration Plattform unabhängig zu sein, werden die Bestandteile hier nur generisch behandelt. Falls es mit der Implementierung Schwierigkeiten gibt, sollte das Collaboration Centre of Excellence weiterhelfen können.


Community-Charta: die Community-Charta ist sehr viel effektiver als eine einfache "Über uns"-Sektion, da sie die Mission, Vision, Ziele und Umfang ausführlich für die Mitglieder und den Rest der Organisation festlegt. Sie repräsentiert in gewisser Weise die "Identität" der CoP. 

   -  siehe die entsprechende Sektion in "Establish" für die Definition der Community Charter

   -  Erstellen einer neuen Seite, auf die die Charta kopiert wird

   - die Informationen sollte in logischer Reihenfolge arrangiert werden; passende Bilder helfen


Drei "Fragen": Lernen, Teilen, Lösen

  Was passiert, wenn ein neues Community-Mitglied einen Space besucht? Was sollte er oder sie tun? Die drei "Fragen" (z. B. Lernen, Teilen, Lösen) können eine Richtung vorgeben.

   - Erstellen von "Landing Pages" für Lernen, Teilen und Lösen

   - die Seite mit einer Zusammenfassung von relevanten Information ausfüllen

   - Erstellen von visuellen Elementen für die Homepage, die auf die drei Fragen verlinken


Beitreten / Anmelden

  Während die meisten Community-Spaces für alle offen sind, ist es essentiell, dass wir eine Idee davon bekommen, wer verspricht Mitglied zu werden. Dadurch dass sie Mitglied werden, können sie aktiv zu Wissenserstellung und Problemlösung beitragen, während Nicht-Mitglieder nur passiv lesen können. Das Pflegen der Mitgliederliste ist ein wichtiger Teil der Vitalitätsmessung einer Community.

   -  Erstellen des "Beitreten / Anmelden"-Buttons in einer prominenten Lage auf der Startseite, idealerweise in der oberen rechten Ecke


Discovery Library

Ein zentrales Repository ist erforderlich, um Mitglieder und Nicht-Mitglieder über die Community zu unterrichten, und ein Ort, um von der Community erzeugte Artefakte abzuspeichern. Wir nutzen den Begriff "Discovery Library", um das zu förder - es ist mehr als nur eine Dokumentenablage.

   - Erstellen einer Dokumentenablage und umbenennen in "Discovery Library"

   - Erstellen von Kategorien für Dokumente zur einfach Klassifikation


Community-Kalender

  Der Community-Kalender ist genau das: ein Kalender für die Community. Dies ist ein Ort zum Aufsetzen von allen Events und Aktivitäten der Community. Es ist auch ein nützlicher Ort für die Hauptmitglieder, um ihre Abwesenheiten bekannt zu geben.

   -  Erstellen eines Kalenders und umbenennen in "Community-Kalender"


Community-Diskussionen

  In den Diskussionsforen der Communitys werden Probleme gelöst und Verbindungen zwischen Mitgliedern aus der ganzen Organisation geknüpft.

   - Erstellen eines Diskussionsforums und umbenennen in "Community-Diskussion"

   - Diskussion starten!


Community-News / -Updates / -Ankündigungen

  Eine ausgezeichneter Art, um die Community auf dem Laufenden zu halten. Es kann um alles, von Community-bezogenen Neuigkeiten (neue Mitglieder, Erwähnung der Community im Intranet) bis zu interessanten Punkten (externe Gespräche über das Fachgebiet), gehen.

Begrüssungspaket für Mitglieder

Der Community-Space ist definitiv der einzige Bestimmungsort für alle Mitglieder und sollte alle Informationen enthalten, die sie jemals brauchen werden. Und falls die Information noch nicht existiert. werden die Mitglieder selbst ihre Existenz sicherstellen.
Bevor sie sich allerdings mit der Komplexität einer Collaboration-Plattform auseinandersetzen, wäre es genauso effektiv wie nützlich, sie mit einem 'Begrüßungspaket' zu unterstützen. Dies ist ein einfaches, einseitiges Dokument (vorzugsweise PDF), dass alle Grundlagen der Community abdeckt: die Ziele, die Mission, und die Hauptmitglieder, anfängerfreundlich formuliert.

Launch der Community

Jetzt sollte alle zum Launch der Community bereit sein. Wie wir in der letzten Sektion gelernt haben, sollte der Launch-Event vorbereitet werden, während die Community-Rollen, Ziele und Zielsetzungen, und Metriken aufgesetzt werden. Zusätzlich ist der Launch-Event eine toille Gelegenheit, um angehende Mitglieder mit dem neuen Community-Space vertraut zu machen, da dort alle Community-Informationen gesammelt und bereitgestellt werden. 
Nach dem Ende des Events, entweder in Person, via Videokonferenz, WebEx, oder Telefonkonferenz, wäre es eine vorbildliche Vorgehensweise, alle Teilnehmer bezüglich Feedback zum Event zu kontaktieren und um ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Meinung zu äußern zum Focus der Community und welche anderen Aktivitäten in der Community für sie nützlich sein könnten. 
Einfache Umfragen (z. B. Net Promoter Score) sind dazu im Community-Space verfügbar. 

Die Community in Gang setzen

Andere Wege zum Erzeugen von Interesse an der Community sind beispielsweise:
  • Den Community-Namen, Rolle und Link zum Community-Space zur Email-Signatur hinzufügen
  • Erstellen eines Community-Blogs oder persönliche Blogs, das die Community und die Community-Erfolge betont
  • Anfachen der Gespräche in dem Community-Diskussions-Teils des Community-Spaces, und Alerts für Benachrichtigungen aufsetzen, wann immer etwas Neues gepostet wurde.
  • Das Netzwerk kontaktieren, über die Community reden und zur Teilnahme ermuntern

Checkliste für Execute

    Hauptmitglieder sind trainiert und sich über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten bewußt
    Community-Space erstellt
    Gruppen und Genehmigungen in Community-Space aufgesetzt
    Alle Bestandteile des Community-Spaces aufgesetzt
  "Begrüssungspaket" für Mitglieder erstellt
    Community-Launch-Event abgehalten
    Community-Information zur Email-Signatur hinzugefügt
    Über die Community-Erfolge bloggen

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