Community of Practice Leitfaden - e2 Establish

e2 Establish

Nachdem nun die Genehmigung zum Launch der Community gegeben wurde, muss die Community-Struktur ausgearbeitet werden. Beim Etablieren (to establish) der Community geht es um das Identifizieren der Community-Rollen und das Definieren der Community-Satzung, in Vorbereitung zum eigentlichen Launch-Event.
Jede Rolle hat eine spezifische Funktion oder Aufgabe innerhalb der Community. Zusätzlich haben die Rollen definierte Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, zeitliche Verpflichtungen und Aufgabenbereiche spezifisch für diese Rolle. Diese müssen Individuen zugeordnet werden, welche die Beschreibungen zum Ausdruck bringen und die in der Lage sein sollten, auch wirklich Zeit zu investieren zu können. Der initiale Satz von Schlüsselrollen besteht aus: Community-Leader, Community-Manager und Location-Leader.
Eine Community-Satzung muss erstellt werden. Hier werden die Community-Mission, der Aufgabenbereich, die Ziele und Vorteile von der Engage-Phase mit den Rollen, der Mitgliedermotivation und der Community-Struktur konsolidiert.
Schließlich muss der Launch-Event zum Generieren von Interesse an der Community und die Vorbereitung der Mitgliedschaft geplant werden.

Checkliste für Establish	Ressourcen
Rollen für die Community definieren	Community-Leader-Rollenprofile, Community-Manager-Rollenprofile, Location-Leader-Rollenprofile
Community-Satzung erstellen	Template für eine Community-Satzung Beispiele für Community-Satzungen
Metriken festlegen	Templates für und Beispiel von Community-Satzungen

Wir wissen jetzt, um was es bei der Community geht, und das CoP Council weiß es auch. Dies was tatsächlich der einfachste Teil!

Jetzt ist es Zeit, die Community zu organisieren, und die Ranken des wolkenartigen Traumes in ein echtes Patentrezept zu verdichten. Es reicht nicht zu wissen, warum man das Unternehmen retten wird, sondern auch wie.

Plausibilitätsprüfung: ist sichergestellt dass die Ziele echte Zielvorgaben sind und nicht anekdotische Absichten wie “Wir werden ein Diskussionsforum aufsetzen”? So, warum setzen wir ein Diskussionsforum auf? “Um Experten quer durch die verschiedenen Regionen und Divisionen des Unternehmens zu verknüpfen”. Das klingt für uns mehr wie ein wahres Ziel. Das “Diskussionsforum” ist nur einer unter vielen Treibern für das erwähnten Ziel.

Rollen für die Community definieren

Bisher war die Beratergruppe eine einzelne Einheit, die für das Allgemeinwohl der Community gearbeitet hat. Bestimmt Charakteristiken und Dynamiken wären unter den Teilnehmern offensichtlich geworden und dies ist der Punkt, an dem sie mit spezifische Rollen verknüpft werden, die am Besten zu ihren Verantwortlichkeiten und Einstellungen zur Community passen.

Mehr über diese Rollen

Während es von Community zu Community unterschiedlich sein kann, gibt es einige Schlüsselrollen, die für die individuelle Interpretation etabliert werden müssen.

Community Leader

Der Community Leader ist das Vorbild für die Community und ihr zuverlässigster Champion. Er oder sie wird Verbindungen mit dem Business haben und ist verantwortlich für Mittelbeschaffung / Finanzierung der Community. Normalerweise jemand vom höheren Management (Director oder darüber), repräsentiert der Community Leader die Community von der Perspektive des “geschäftlichen Mehrwerts”.

Zu wem passt diese Rolle? Ein Direktor oder höher, der den durch die Community erzeugten Wert versteht und willens ist, die erforderliche Zeit und Aufwand zum Arrangieren der Finanzierung und Evangelisierung der CoP zu investieren.

Community Manager

Der Community Manager ist der ‘Kurator’ der Community. Er oder sie ist verantwortlich für das Leben der Community und für das Verstehen und Aufrechterhalten des ‘Rhythmus’. Es gibt eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten, die vom Erstellen des Engagement-Plans, Organisation von Events, Angeben des Tons und der Moral der Community, bis zu eventuellen Weiterentwicklung der Community reicht. Der Community Manager wird die Community zu seinen Kollegen und dem Rest der Organisation evangelisieren und ihre Ziele, Prozesse, Betriebsmodell und Errungenschaften an Alle effektiv kommunizieren.

Zu wem passt diese Rolle? Ein Community Manager wird sich wie ein Elternteil der Community und ihrer Mitglieder annehmen. Ein Community Manager ist ein Zuhörer, ein Motivator, ein Problemlöser, ein Macher und ein verbindendes Element. Er oder sie muss inspirieren und pflegen, sorgen und unterstützen, begeistern und aktivieren. Selbstverständlich ist dies eine fordernde Rolle und Communities leben und sterben basierend auf dem Spirit seines Managers.

Location Leader

Location Leader sind eine Erweiterung der fünf Sinne des Community Managers, mit einem lokalen Drall. Sie haben ähnlichen Verantwortlichkeiten und nutzen ihr Wissen ihrer Region oder Lokation zum Aufrechterhalten des einmaligen ‘Rhythmus’ der dortigen Community. Als eine ansprechbare, verfügbare Kontaktstelle für die Community in einer bestimmten Lokation sind sie einfühlsam für regionale Bedürfnisse und Wissen, und stellen ständig sicher, dass dies abgedeckt wird. Er oder sie wird dies dann an die globale Community zurückmelden und umgekehrt.

Zu wem passt zu diese Rolle? Ein Location Leader ist ein Community Manager verfügbar in der eigenen lokalen Sprache, ohne dass fragwürdige Übersetzungen nötig sind. Was sie so speziell macht ist das Verständnis, was ihre regionalen Mitglieder anders macht, und das ständige darauf ausgerichtet sein.

Subject Matter Expert (Sachverständiger Experte, SME)

Unsere Communities drehen sich um das Lösen von Problemen und das besser werden bei dem was wir tun. Da ein beruflicher und / oder fachliche Focus damit assoziert ist, ist es notwendig, bestimmte Mitglieder als Experten in ihrem Gebiet zu identifizieren. Diese Individuen werden als Mentoren handeln, beantworten Fragen und teilen ihr Expertenwissen, um beim Erstellen einer gut informierten, vertrauten Community zu helfen. Sie sollten auch die Ersten sein, um an ‘Speaker Series’-Events teilzunehmen und die Erstellung der Inhalte der Community anzuführen und zu kuratieren.

Bisher haben nur einige Communities SME’s ernannt und daher bleibt dies eine optionale Rolle, basierend auf den Bedürfnissen der Community.

Zu wem passt diese Rolle? Individuen, die als ‘Sachverständige Experten’ im Fokus der Community angesehen werden. SMEs einer Community müssen leicht ansprechbar sein und den Willen haben, ihre Zeit der Community zur Verfügung zu stellen.

Mitglieder

Mitglieder sind der Lebenssaft der Community, initial anlockt durch das Bedürfnis nach Information und Einbezug in die Community-Updates und Aktivitäten. Unter Anleitung der Community Manager und Location Leader, werden die Mitglieder über die Ziele, Errungenschaften und geplanten Initiativen der Community lernen. Mitglieder werden ihr eigenes Wissen und Netzwerk nutzen, um Kenntnisse und Erfahrungen zu teilen, an Diskussionen teilzunehmen, und - neben anderen Aktivitäten - Themen bezüglich gemeinsamer Bedürfnisse und Anforderungen zur Sprache zu bringen. Durch diesen Prozess werden Mitglieder die Probleme, die die Community versprochen hat zu beheben, lösen, und konstant danach Ausschau halte, die CoP und die professionelle Entwicklung weiter zu entwickeln.

Zu wem passt diese Rolle? Idealerweise, zu jedem. Community-Mitglieder müssen den "Community Spirit" besitzen, der es ihnen wirklich erlaubt zu “lernen, teilen lösen”.

Motivation

Eine sehr wichtige Frage, die in den Gedanken der Individuen für jede der Rollen auftauchen werden, ist: “Was ist mein Anreiz?” Neben den Zielen und Vorteile der Community müssen die Hauptgründe für die Teilnahme für jede Rolle etabliert werden. Diese werden von den zur Verfügung gestellten Vorteilen abgeleitet, müssen aber auf die Rolle zugeschnitten werden, um Unterschiede in den Erwartungen und Verantwortlichkeiten zwischen, beispielsweise, dem Community Manager und dem normalen Mitglied zu berücksichtigen.

Die andere Seite der Motivation muss auch erforscht werden: die Hürden der Teilnahme müssen identifiziert und mögliche vorbeugende Maßnahmen müssen vorbereitet werden.

Wir empfehlen die Nutzung eines Dokuments (Word-Dokument mit Tabellen oder ein Excel-Spreadsheet), welches sich auf jede Community-Rolle fokussiert und die die formellen / informellen Anreize für den Einzelnen in der Rolle ausarbeitet, die Gründe, wieso man teilnehmen sollte, die Widerstände / Probleme, die auftreten könnten, und was vorbeugend getan werden kann.

Rolle	Anreiz zur Teilnahme	Haupthindernisse	Vorbeugende Massnahmen
Community Leader	—  Erfolg beim Starten und Sponsern einer  Community	—  Organisatorischer Widerstand	—  Unterstützung des Senior Managements / ExCo
Community Manager	—  Persönliche Führungsentwicklung	—  Zeitverpflichtung	—  Unterstützende Beratergruppe
Location Leader	—  Beziehungen und Netzwerke aufbauen	—  Mangel an Unterstützung	—  Monatliche “All-hands”-Calls
Subject Matter Expert	—  Anerkennung außerhalb des eigenen Netzwerks	—  Kommunizieren des  SME-Status / Mangel an Klarheit	—  Klare Definition von Weiterbildung und Verantwortlichkeiten in der Community
Mitglied	—  Aktive Teilnahme an der Gestaltung von Hauptinitiativen / Entwicklung einer professionellen Rolle	—  Mangel an Bekanntheit der Community	—  Gezieltes Marketing und Focus auf Kommunikationswerte / - anreize

Warum sollte ich Mitglied werden? Das Kapitel, welches sich um Mitglieder handelt, sollte geschickt die Anreize und den Wert der Mitgliedschaft in der Community abbilden, und wird sehr nützlich beim Promoten der CoP sein. Diese Information kann auch im Community Charter genutzt werden.

Wie treten Individuen in eine dieser Rollen ein?

Es gibt weder eine feste Struktur, die bestimmt, wie Individuen Community-Rollen annehmen, noch gibt es eine Satzung jenseits dessen, was der Community Manager sagt, und implizit als ein Profi, der einem Team beitritt.

Es wird erwartet, dass der Community Leader und der Community Manager und potentielle Helfer identifiziert werden und während der Engage-Phase der Gründung einer Community an Bord kommen.

Während die Community reift und sich in den verschieden Regionen des Unternehmens etabliert,  werden sich Freiwillige für die Rolle des Location Leaders finden, oder zumindest wird ihnen die Rolle wegen ihrer eigene Qualitäten aufgedrängt.

Mitglieder werden kommen und gehen, aber solange die Community weiterhin Mehrwert kreiert, sind wir damit glücklich.

Es ist möglich, dass Möglichkeiten zur Nominierung und Wahl erforscht werden - mehr in e5 Evolve.

Community MO (“Modus Operandi”)

Im Kern geht es bei Communities um das Sammeln der kollektiven Intelligenz in den Köpfen quer durch das Unternehmen, um Probleme zu lösen und um besser zu werden bei dem was wir tun – in diesem Stadium sollte klar werden, wie dies erreicht werden kann. Es ist zwingend notwendig, die Community-Aktivitäten mit dem Kreieren von Mehrwert für das Unternehmen und die Angestellten, Mitgliedern und Anderen zu verknüpfen.

Der Community MO wird helfen, die Arbeitsgewohnheiten Betriebsarten der Community zu etablieren und später zu kommunizieren.

Im Großen und Ganzen: es ist auch die Aufgabe der Beratergruppe, eine Community zu entwickeln, die koexistiert mit der existierenden organisatorischen Struktur, und Ziele und Aktivitäten, die an der organisatorischen Strategie ausgerichtet sind.

Hier sind zum Start einige Community MO-Fragen

Frage	Punkte zum Abwägen
Wie wird die Community Probleme lösen?	—  Identifizieren einer Grundmenge an zu lösenden Problemen   —  Kategorisierung der Probleme   —  Eventuelle Erstellung einer “Special Interest Groups” (SIGs)   —  Überlegen, welche Tools zum Lösen dieser Probelme benötigt werden
Wie partizipieren die Teilnehmer?	—  Bedenken potentieller Aktivitäten und Events, die passend sind und für die  Community und ihre Mitglieder Merhwert kreieren
Welche Art von Training wird von der Community zur Verfügung gestellt?	—  Wird die Community spezfische Trainingsmodule bzw. -klassen organisieren?   —  In Zusammenarbeit mit HR sollte ein Trainingsportal erstellt werden, das relevante Trainingsmodule anzeigt   —  Gelegenheit für Mitglieder zum Review von Trainingskursen und Kommentieren der Effektivität mit persönliche Anekdoten
Wie werden Mitglieder kommunizieren?	—  Strategie zur Nutzung existierender Kommunikationswerkzeuge im Unternehmen
Wo werden Mitglieder untereinander kommunizieren?	—  Die Community Site ist der Zugriffspunkt für Mitglieder   —  Events und Aktivitäten
Wie teilen Mitglieder Ideen?	—  Siehe oben
Was werden Mitglieder produzieren – individuell und kollektiv?	—  Wie kann die Community zur Erzeugung von Wissen beitragen?   —  Kann die Community zu den klar definierten Standardprozessen, -methoden und -werkzeugen des Unternehmens beitragen?
Wie werden Aktivitäten gestreamt?	—  Gute Frage.

Community-Metriken

Wir sind sehr kurz vor dem Ende der Etablierung des Was und Wie, und tatsächlich vor der Etablierung der Community selbst. An diesem, immer noch sehr frühem, kritischen Augenblick in der Geschichte wird stark dazu geraten anzufangen, über die Metriken der Community nachzudenken. Die frühen Metriken werden eine Ausgangsbasis schaffen, gegen die der Fortschritt gemessen werden kann, da es sonst schwierig wird zu definieren, was ‘Erfolg’ für die Community heißt und zu erkennen, wann er erreicht wurde.

Einer der wichtigsten Aspekte der Messens der Community ist das Verknüpfen mit den etablierten Zielen. Generelle Metriken für Fortschritt und Vitalität, die für jede Art von Community of Practice angewandt werden können, werden weiter unten diskutiert. Jede Community ist aber einzigartig. Beim Ausfüllen des Community of Practice-Templates muss sichergestellt sein, dass die Metriken spezifisch und relevant für die Community sind. Was heisst das?  Nun, eine Entwickler-Community könnte über die Reduzierung der Anzahl irrelevanter Programmierwerkzeuge nachdenken, eine Kommunikations-Community über das Steigern der Menge an konstruktivem Feedback auf News-Artikel, und eine Community fokussiert auf die Einsparung von Wasser wird die Anzahl der gesparten Liter Wasser messen.

Die zweit-wichtigste, zu bedenkende Sache beim Pflegen von Metriken ist, dass nackte Zahlen sehr wenig Aussagekraft haben. Beispielsweise ist eine Community mit 50 Mitgliedern nicht unbedingt weniger erfolgreich als eine mit 500. Die Community mit 50 Mitgliedernkönnte die komplette Zielgruppe erobert haben, während die mit 500 zwar nominal größer ist, aber vielleicht tonangebende Gruppe verpasst haben könnt. Die Geschichten hinter den Zahlen machen den Unterschied.

Sobald die Grundlage vermessen wurde, müssen die Metriken regelmäßig gesammelt werden, so dass Trends studiert werden können, Errungenschaften gefeiert und sowohl neue Möglichkeiten als auch Fördergebiete identifiziert werden können.

Nicht alles ist reiner Spaß. Der herausforderndste Aspekt des Messen ist das Quanitifizieren des Betrags, der der Community zugeordnet werden kann, und der Betrag, der als unabhängiger Betrag quantifiziert werden kann. Die in Community Wins involvierten Individuen zu identifizieren ist von höchster Bedeutung.

Derzeit gibt es vier Arten von Metriken, die vom Collaboration Centre of Excellence für quartalsweise  Community-Reports genutzt werden. These are:

Aktivität - Wie viele Menschen sind in die CoP involviert, nutzen die Inhalte auf der Collaboration Plattform, und kommen zu CoP-Events? Welcher Anteil aller potentiellen Mitglieder gehört zur CoP - was ist die Rolle, regionale oder hierarchische Verteilung aller Mitglieder? Wie aktive sind die Diskussionen in der Gruppe der CoP auf der Collaboration Plattform?

Erfasst - wie viele Manntage konnten durch die Arbeit in der CoP eingespart werden? Welche Performance- / Prozess-Verbesserungen können der CoP zugeordnet werden? Gabe es eine Reduzierung von Duplikation / Komplexität durch die CoP? Wie viel Einsparungen in Euro hat die CoP verursacht?

Nachgewiesen - Sind spezifische, durch die CoP produzierte Grundlagenpapiere, Dokumente oder Artefakte in Projektarbeit oder durch bestimmte Teams genutzt worden? Sind Links und Fachwissen i in der CoP geteilt worden, welche die Lieferqualität von Projekten verbessert haben? Sind die Ergebnisse experimenteller CoP von Teams effektiv adoptiert worden?

Wahrgenommen - Sind die Mitglieder in ihren Rollen besser geworden? Fühlen die Mitglieder eine bessere Zugehörigkeit zu ihrem Berufsbild?

Innerhalb dieser Typen von Metriken gibt es viele, die für den Community Manager verfügbar sind:

• Messen der Teilnehmerzahl an Events und Aktivitäten
• Messen der Anzahl von Diskussionspunkten, die bei Events und Aktivitäten aufgebracht wurden, und dann zum Ende führen, um die Ergebnisse zu sehen
• Net Promoter Score
• Mitgliederloyalität und -durchsatz (z.B. wie viele Mitglieder bleiben von Quartal zu Quartal, wie viele verlassen die CoP, und wie viel neue Mitglieder treten bei?)
• Erwähnungen in den divisionalen News und allen andere unternehmensweiten Kommunikationskanälen

Community-Charta

Während der engage und establish Phasen wird kollektiv eine Mission kreiert, eine visionäre Aussage, der Umfang der Community, ein Satz von Zielen und Details darüber, wie die Community Vorteile für das Unternehmen und die Mitglieder schafft.

Bevor die Community starten, sollte diese Information in einem Dokument zusammengetragen werden, welches die Magna Carta der Community wird: dies ist die Community-Charta.

Element	Beschreibung		Beispiele(e)
Mission	Eine mächtige Botschaft, die beschreibt, warum die Community existiert.   Zusätzliche Informationen können zur Verfügung gestellt werden, wie sie erfolgreich sein will und wie sie ihren Erfolg misst.		—  “Wir machen neue Wege zur Entwicklung von Software sichtbar, indem wir sie selbst anwenden und anderen dabei helfen.” (Agile)   —  “Die User Experience CoP definiert, wie User Experience im Unternehmen ausgeübt wird.”   (UX)
Umfang	Der Umfang etabliert das Maß Verantwortlichkeiten, Verbindlichkeiten und Verpflichtungen der Community.		—  Ein formeller Bericht, ähnlich wie der Umfang, der für ein Team oder Projekt etabliert wird
Ziele und Zielsetzungen	Identifizieren von drei Hauptzielen für die Community		—  Siehe das Community Template
Verantwortlichkeiten und Vorteile der Mitglieder	Was wird erwartet von den Mitgliedern und im Gegenzug, welche Vorteile werden durch die Community den Mitgliedern und der Organisation zur Verfügung gestellt?		—  “Kostenreduzierung durch unternehmensweite Lizenzen für benötigte Software” (organisatorische Vorteil einer speziellen SIG)   —  “Verbessern deiner Fähigkeiten und Wissen über Konzepte und Techniken der User durch das Durchführen von   [empfohlenen Trainings-] Modulen” (Mitgliedervorteil für UX)
Rollen in der Community	Wer sind die Schlüsselmitglieder in der Community und wie können die anderen Mitglieder mit ihnen in Kontakt kommen?		—  Siehe Community Template
Working / Special Interest Groups	Was sind die derzeitigen WGs / SIGs in der Community und was tun sie?		—  Collaboration-Effektivitäts-Metriken: Wege zum Messen der Kollaborativität eines Teams oder einer Person suchen, in Begriffen wir das Leben der Unternehmenswerte oder sogar Verbesserung im Zeitraum eines Jahres (vorgeschlagene  WG für die Collaboration CoP)
Wie arbeitet die Community?	Nicht unbedingt ein ‘Betriebsmodell’, detailliert diese Section, wie die   Community tut, was sie am besten kann.		—  Siehe den “Community MO”-Abschnitt oben

Planen des Community-Launch-Events

Jetzt ist es Zeit anzufangen, den Community-Launch-Event zu planen. Der Launch-Event ist die Gelegenheit, Interesse und Aufregung über die neue Community zu generieren, und noch wichtiger - Mitglieder zu werben!  Unser empfohlener Ansatz ist das Veranstalten eines Launch-Events zur formellen Ankündigung der Community für die Zielgruppe. Folgende Dinge sollten bei der Event-Planung bedacht werden:

• Ein Format auswählen.  Welche Art von Event ist sinnvoll?  Einige Optionen beinhalten:
  • Videokonferenz
  • WebEx
  • Telefonkonferemz.

• Die Sprecher auswählen. Empfohlene Sprecher:
  • Community-Leader
  • Community-Manager
  • Location-Leader

• Den Content auswählen. Empfohlener Content:
  • Community-Mission
  • Community-Zeile und Zielsetzungen
  • Wer ist wer? (Rollen und Verantwortlichkeiten)
  • Struktur der Community
  • Wie wir Erfolg gemessen?
  • Community-Engagement, z. B. wie oft gibt es Treffen, Online-Space, etc.
  • Willkommens-Video vom Community Leader

Sobald der Typ des Events bestimmt wurde, ist es Zeit zum Festlegen eines Termins und den Launch vorzubereiten.