Freitag, 7. August 2015

Tagebuch eines ECS #5 - Teamwork auf der Collaboration Plattform

Wir trafen uns mit Ethel und ihrem Team. Sie arbeiten an einer Anzahl von Dokumenten zusammen, haben Kunden überall in der Bank, und möchten die Collaboration Plattform in ihrem Arbeitsumfeld mehr nutzen. Sie haben in der Vergangenheit verschiedene Anläufe zur Nutzung der Collaboration Plattform unternommen, und versuchen derzeit, zumindest einmal pro Monat abwechselnd einen Blogpost zu schreiben, mussten dafür aber einen Dienstplan institutionalisieren um sicherzustellen, dass wirklich alle Teammitglieder konform gehen. Ihre Teamgruppe ist derzeit privat.

Sie nutzen eine Anzahl von Sharepoints und verbringen eine Menge Zeit in Outlook, senden Emails an Kunden und untereinander mit Fragen und Dokumenten in Bezug auf Projektarbeit. Manchmal  werden verschiedene Versionen eines Dokuments gebündelt, um von den Teammitgliedern Feedback zu bekommen. Sie müssen auch periodisch Projektergebnisse an Kunden innerhalb der Bank kommunizieren und hätten gerne einen "idiotensicheren" Weg dafür, der aber nicht lästig ist.

Sie möchten ihren Stakeholdern gerne mehr Einblicke in ihre Arbeit ermöglichen, haben aber nicht die Zeit, zusätzliche Artefakte zur Veröffentlichung zu erstellen. Sie möchte die Collaboration Plattform in ihre täglichen Arbeitsprozesse einbetten.


Unsere Lösung

• Das Team sollte sich das Office-Plugin für die Collaboration-Plattform anschauen. Dies erlaubt für alle Teammitglieder eine einfachere Zusammenarbeit an Dokumenten, während es Kunden und Stakeholdern befähigt, über die Suche der Collaboration-Plattform die benötigten Dokumente zu finden.

• Zusätzlich sollte das Team sich entscheiden, ob sie alle gemeinsam ein Dokument bearbeiten möchten, oder die Kommentar-Funktion der Collaboration Plattform nutzen wollen, um hochgeladene Powerpoint- und Word-Dokument zu verfeinern.

• Das Team sollte daran arbeiten, die Integration der Collaboration Plattform mit Outlook zu nutzen, um Diskussionen, die für einen erweiterten Nutzerkreis hilfreich sein können, auf die Plattform zu schieben.

• Mitglieder des Teams, die die Nutzung der Collaboration Plattform zur Gewohnheit werden lassen wollen, sollten ihre Email-Einstellung dahingehend anpassen, dass sie relevantere Benachrichtigungen bekommen.

• Das Team sollte schauen, wo Diskussionen mit Bezug auf Projektergebnisse jetzt schon stattfinden. Dies kann durch Suche nach Projekt-Schlüsselwörtern stattfinden, unter Beachtung von Gruppen, die bereits relevanten Inhalt haben, oder die diese Fragen schon gestellt haben.

• Das Team muss über einige, die Collaboration Plattfrom betreffende Arbeitsprozesse übereinkommen, die sie in Zukunft alle nutzen sollten - z. B. wird eine zukünftige "Projektmatrix" von jetzt an in einer Serie von Dokumenten auf der Collaboration Plattform leben. Das Team sollte auch versuchen, Besprechungsprotokolle auf der Collaboration Plattform festzuhalten.

• Ergänzende Teams mit einem Blog: das Team sollte deren Gruppe beitreten und nach Möglichkeit mehrere Blog-Feeds auf ihrer Übersichtsseite haben.


In diesem Fall

• Der Großteil der Kommunikation des Teams (sogar mit ihren Front-Office-Kunden) ist nicht sensitiv, vertraulich oder geheim, so das ein großer Anteil der Arbeit in der Gruppe auf ihrer Collaboration Plattform erledigt werden kann.

• Einiges von dem, was sie kommunizieren, ist sensitiv und kann daher in einer zusätzlichen, komplementären privaten Gruppe passieren.

• Das Team hat schon relevanten Content auf der Collaboration Plattform, und muss daher sicherstellen, daß sie sich mit den Stakeholdern, die schon auf der Collaboration Plattform sind, vernetzen und gegenseitig folgen, um Sichtbarkeit und Reichweite zu maximieren.

• Das Team wird über die Beziehung zwischen ihren Gruppen auf der Collaboration Plattform und ihren verschiedenen Sharepoint-Seiten nachdenken müssen - nicht-sensitive Dokumente sollten zur leichteren Wiederauffindbarkeit besser direkt auf der Collaboration Plattform gespeichert und indexiert werden, anstatt nur aus Dokumenten heraus verlinkt zu werden, was Zusatzarbeit bedeutet.

• Das Einbindung des Teamleiters und einiger Teammitglieder, die die Collaboration Plattform auf ihren iPads nutzen, sollte dem Team helfen, ihre tägliche Arbeitsweise wirklich zu verändern.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Das Team hat eine Chance, mit ihren Projektergebnisses sichtbarer zu werden, das Emailaufkommen (in Größe und Anzahl) zu reduzieren, und die Kosten für Sharepoint-Instanzen zu verringern.

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