Community of Practice Leitfaden - e1 Engage

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Der erste Schritt beim Erstellen einer Community of Practice (CoP) besteht darin, die Anführer, Champions, Stakeholder, und, am Wichtigsten, die Mitglieder einzubeziehen (to engage). 

Die Menschen, die sich aktiv an der Entwicklung der Community von der Idee in die Realität beteiligen, müssen identifiziert werden. Die Schlüsselmitglieder der CoP werden aus dieser initialen Beratergruppe kommen.
Der Community-Scope und die initialen Ziele müssen skizziert werden. Die Benefits und der Mehrwert für die Mitglieder und die Organisation müssen definiert werden. Über Metriken für den Erfolg der CoP muss nachgedacht werden. Die Zielgruppe muss herausgefunden werden.
Ein Community-Vorschlags-Template steht für die Beratergruppe zum Ausfüllen mit allen diesen Informationen zur Verfügung. Das ausgefüllte Template wird dem Collaboration Center of Excellence (CoE) vorgelegt.
Ein sehr wichtiger Schritt ist es sicherzustellen, dass die vorgeschlagen Community nicht bereits existiert oder mit bestehenden Communities überlappt. Dafür steht ein Katalog zur Verfügung, oder ein Mitglied des Collaboration CoE kann dies prüfen.

Checkliste für Engage	Ressourcen
Existiert die Community bereits?	Katalog der Communities
Eine Beratergruppe bilden	Detaillierte Beschreibung zum Bilden einer Beratergruppe
Die Community definieren	Detaillierte Beschreibung zum Definieren einer Community
Das Community-Template ausfüllen	Community of Practice Template
Die Community dem Collaboration CoE präsentieren

Eine Beratergruppe bilden

Der erste Schritt ist, mit der Grundvoraussetzung der Community of Practice zu beginnen und die Individuen und Stakeholder zu identifizieren, welche die CoP aktiv von einer Idee zur Realität entwickeln werden. Die Mitglieder dieser Beratergruppe sollten eventuell den verschiedenen Community-Rollen zugeordnet werden, die alle mit ihre eigenen Verantwortlichkeiten haben.

Wer sollte Teil der Beratergruppe sein?

Der wichtigste Teilnehmer und initiale Dreh- und Angelpunkt dieser Gruppe wird derjenige bzw. werden diejenigen sein, die das Konzept der Community erdacht haben. (z. B. der Ideengeber). Zusätzlich braucht die Community normalerweise das Involvement des oberen Management (vorzugsweise Director oder Managing Director), das aktiviert werden sollten, um der Champion des Themas zu werden.

In der Vergangenheit gab es erfolgreiche Communities, bei denen der direkte Linienvorgesetzte des Ideengebers in einem frühen Stadium involviert war. Es ist auch möglich, dass der Ideengeber die Aufgabe des Aufsetzens der Communitiy delegiert: dann ist es ratsam, dass der Delegierte das Konzept und die Ziele komplett versteht, und dass der Ideengeber auf dem Laufenden gehelten wird. Falls potentielle sachverständige Experten (Subject Matter Experts, SME) für die Community existieren, sollten sie identifiziert und involviert werden.

Da die meisten Communities mit einer Profession verbunden sind, empfehlen wir, dass alle Teilnehmer zu dieser Profession gehören oder darin direkt involviert sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass diese Individuen bestens positioniert sind, um zu verstehen, nach was die Community-Mitglieder suchen werden.

Was sind die direkten Ziele der Beratergruppe?

Da dies die früheste Phase der Ausprägung der Gründe für die Existenz der Community ist, hat die Beratergruppe folgende Verantwortlichkeiten:

• Zusammenstellen einer initialen Liste von Leuten, die in der Beratergruppe involviert sein müssen
• Aufsetzen eines initialen Meetings, um das Konzept hinter der Community zu diskutieren und definieren
  • Diskutieren auf Makro-Ebene über potentielle Ziele, Leistungen und Metriken
  • Entscheiden, wer sonst noch in dieser Phase involviert werden könnte / sollte
• Kommunizieren mit dem Collaboration Centre of Excellence zur Präsentation des initialen Konzepts
• Aufsetzen von weiteren Meetings zum Verfeinern der Ziele, Leistungen und Metriken der Community, und zum Zuordnen von Rollen zu der Mitgliedern der Beratergruppe

Definieren der Community of Practice

Das Hauptergebnis dieser Phase ist die klare Definition der Community of Practice: die Ziele, Benefits, Anforderungen und einige grundsätzliche Erfolgsmetriken. Besonders dies ist wichtig, da es ein Vehikel zur Kommunikation der echten Werte der Community an das obere Management, wichtige Stakeholder, an die eigenen Mitglieder und den Rest der Organisation werden kann. Schließlich, wenn man seinen Erfolg nicht messen kann, woher sollte jemand den Wert davon wissen können?

Der beste Weg dies zu erreichen ist es, die folgenden Fragen mit der Beratergruppe zu diskutieren.

Von wo starten wir?

• Dies ist eine Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen des Status Quo
• Beispielsanalyse:

Stärken / Schwächen	Zusammenfassung	Beschreibung
Stärken	Pool des Wissens / der Erfahrung	Es gibt viele sehr erfahrene und kenntnisreiche Profis mit diversem Hintergrund, einschließlich anderen Unternehmen derselben Branche genauso wie Consulting-Unternehmen und globalen Organisationen
Schwächen	Unterschiedliche Praktiken	Durch den Mangel an Standards sind viel ‘lokalisierte’ Standards entstanden, und viele Gruppen haben bereits einen bereichsweiten Standard

Initiale Festlegung des Umfangs

• Warum brauchen wir diese Community of Practice?
• Welche(s) Problem(e) versuchen wir zu lösen?
• Was ist unser ‘Mission Statement’?
• Wer ist unsere Zielgruppe (z. B. Mitglieder)?

Ziele

• Was sind die Ziele der Community?
• Können wir kurz-, mittel- und langfristige Ziele definieren?
• Wie sind unsere Ziele an die organisatorische Entscheidungsfindung angebunden?

Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch: kurz-, mittel- und langfristige Ziele? Klingt nach einer Menge Arbeit, oder? Ist es nicht. Anders formuliert: wenn es nur kurzfristige Ziele gibt, könnten sie nicht ausreichen für die nachhaltige Entwicklung der Community sein, so dass sie stirbt. Oder wenn es nur langfristige Ziele gibt, könnten die Mitglieder frustriert werden, wenn anscheinend nichts passiert.

Werte

• Welche Benefits wird die Community zur Verfügung stellen? Für den Einzelnen (z. B.das Mitglied)? Für das Unternehmen?
• Wie können wir darauf abzielen, den Erfolg und/oder Wert der Community zu messen? Welche Metriken können wir nutzen?

Leadership

• Wer sollte der Community Leader?
• Wer sollte Community Manager sein?

Dokumentieren der Community of Practice

An diesen Punkt sollte eine Menge an Information für die aufkeimende Community of Practice verfügbar sein. Der nächste Schritt ist das Verfeinern und Verdichten dieser Informationen in unser praktisches Template für eine Community of Practice. Diese Template erlaubt es, auf einen Blick Umfang, Ziele und Metriken der Community darzustellen, genauso wie der erwartete Wert, den sie zur Verfügung stellen wird.

Wenn die Community später gereift ist, kann mit dieser "Zeitkapsel" über die bescheidenen Anfänge reflektiert werden. Noch wichtiger: dieses Dokument wird vor dem Community of Practice Council präsentiert, das final die Community genehmigt, und es so erlaubt, sich zur nächsten spannenden Phase zu bewegen: establish.

Auch sollten Meeting Minutes und andere Artefakte und Ressourcen für die Nachwelt überliefert werden. Die Lessons Learnt während diese Prozesses können uns auch helfen, unseren Leitfaden für Communities zu verbessern – dies ist schon bei einigen der existierenden Communities der Fall gewesen.

Neuland betreten: nach dem Ausfüllen des Community of Practice Template, sollte über die “Community Charter” nachgedacht werden (mehr Informationen in "Establish"): eine erste Skizze, die die Element des Templates und eine Vision, ein Mission Statement und ein paar Punkten für den Betriebsablauf.

Was wenn die Community of Practice bereits existiert?

Keine Panik! Vor der Start einer Community of Practice sollte zusammen mit dem Collaboration Centre of Excellence geprüft werden, ob das Konzept schon von einer existierenden Community umgesetzt wurde oder ob eine ähnliche Community gerade entsteht. Zusätzlich könnte es sein, dass der Umfang der Community mit einer existierenden oder entstehenden Community überlappt.

Falls es klar ist, dass die vorgeschlagene Community tatsächlich schon existiert oder derzeit geformt wird, dann:

• das Collaboration Centre of Excellence/CoP Council/Community Leaders Network fragen nach den Kontaktdaten des Community Managers/Leaders
• die Identität der Community verstehen
  • Was ist ihr ‘Mission Statement’?
  • Was sind ihr Umfang und Ziele?
  • Welchen Wert wollen sie zur Verfügung stellen?
  • Wie wird sie betrieben?
• die Community Site besuchen
• der Community beitreten

Falls Aufgabengebiet und/oder Ziele der vorgeschlagenen Community unter einer größeren zusammengefasst werden können, so gibt es die Möglichkeit, den Vorschlag als eine “Special Interest Group (SIG)” einzureichen (mehr Informationen über SIGs folgen später unter "Encourage"). Beispielsweise könnte eine Mobile Application Development Community mit der Developers’ CoP zusammenarbeiten so dass die Community als eine SIG eingebunden wird.

Ruhe bewahren und weitermachen: nur weil jemand anderes die geplante Community schon aufgesetzt hat, heißt es noch lange nicht, dass dies das Ende ist! Mir einer neuen Idee oder einem anderem Sichtwinkel, der bisher übersehen wurde, kann man immer noch der Champion oder Evangelist der Community werden. Einfach mal den Community Manager komtakjtieren und mit ihm reden!

Checkliste für Engage

-	das Collaboration Centre of Excellence fragen, ob die Community bereits existiert
-	eine Beratergruppe zur Gestaltung des Konzepts der Community of Practice bilden
-	initiales Meeting zum Diskutieren des Konzepts, Umfangs und Ziele der Community aufsetzen
-	das Collaboration Centre of Excellence zum Starten der Verfeinerung kontaktieren
-	regelmäßige, dokumentierte Meetings zur Weiterführung der Verfeinerungsprozesses
	-  Dokumentieren der derzeitigen Stärken und Schwächen
-	Ausfüllen des Community Templates zum Konsolidieren der Details der Community of Practice
-	Präsentieren der Community vor CoP Council
	-  das Approval für die nächste Phase bekommen!