Freitag, 28. August 2015

Tagebuch eines ECS #8 - Für ein Event registrieren

Wir trafen uns mit Heike. Sie arbeitet in einem Team, welches eine größere Anzahl frisch beförderter Kollegen zu einem Event einladen möchte. Ihr Team war es gewohnt, ein externen Tool zur Kommunikation mit Eingeladenen im Vorfeld zu einem Event zu nutzen, möchte jetzt aber stattdessen die interne Collaboration Plattform ausprobieren.
Alle Eingeladenen haben Einladungen zum Event per Massen-Email bekommen, die normalerweise einen Link zum externem Tool beinhalten. Dort können sie die Teilnahme bestätigen (RSVP) und zum Event einschreiben bzw. sich entschuldigen. Heike bekommt dann tägliche Teilnehmer-Zusammenfassungen per Email. Kurz vor dem Event gleicht sie die initiale Liste und die Email ab, um die übrigen Eingeladenen nachzuverfolgen.
Sie möchte gerne vorbereitende Informationen mit den Eingeladenen teilen können, damit sie bestens vorbereitet zum Event erscheinen können.


Unsere Lösung:

• Da die Zielgruppe sich nicht mit einer existierenden Gruppe überschneidet, sollte Heike auf der Collaboration Plattform eine Gruppe (mit Website) zur Kommunikation mit den Eingeladenen aufsetzen.

• Heike sollte einen Event in der Gruppe erstellen und im Beschreibungsfeld alle Details aufnehmen. Sie sollte die Einladungsliste auf 'Geschlossen' setzen, so dass nur die Eingeladenen die Teilnahme am Event bestätigen können. Dadurch kann sie die Zusagen in Echtzeit sehen.

• Heike kann die Dokumente in die Gruppe hochladen, so dass sie jeder vor dem Event sehen kann. Sie sollte die Dokumente in ihrer Event-Beschreibung "@mentionen", d. h. namentlich mit vorgestelltem @-Zeichen erwähnen und dann aus der Vorschlagsliste auswählen..

• Heike sollte auch die Eingeladenen dahingehen beraten, dass sie den Event zu ihrem Mail-Programm über die 'Zu Kalender hinzufügen'-Schaltfläche hinzufügen können.

• Zum Nachverfolgen kann Heike einfach beim Event kommentieren und die Nutzer per @mention erwähnen, die noch nicht geantwortet haben (ihr ist aufgefallen, dass es dadurch ein Element des sozialen Drucks zum tatsächlichen Antworten gibt)


In diesem Fall:

•  Obwohl alle in der Gruppe frisch befördert wurden, wird Heike keine private Gruppe erstellen müssen, weil die Einladungen erst nach der offiziellen Ankündigung der Beförderungen versendet werden. Außerdem ist keiner der geteilten Inhalte vertraulich, geheim oder sicherheitsrelevant.

• Wegen des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung muss zu der Eventbeschreibung folgender Hinweis hinzugefügt werden: "Falls Sie nicht möchten, dass andere Kollegen Ihre Anmeldung sehen, können Sie sich natürlich auch per Email anmelden".


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Das Team wird die Anzahl der Emails rund um das Event reduzieren können und Gespräche zwischen Eingeladenen vor und nach dem Event vorantreiben.

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