Samstag, 15. August 2015

Tagebuch eines ECS #6 - ein Bereichsintranet auf die CollaborationPlattform migrieren

Wir trafen uns mit Fiona, die das Intranet ihrer Abteilung betreut. Ihre Abteilung hat sich bemüht, ihr Intranet aktuell zu halten. Die jetzige Seite ist von einer anderen Abteilung designed und erstellt worden und wird von einer externen Webagentur, Zorro Ltd, gewartet, welche für das Abarbeiten jedes Updates eine längere Zeit braucht.

Die Intranet-Präsenz ist groß (ungefähr 550 Seiten), mit einem signifikantem Anteil veralteter Informationen, und wird für unternehmenskritische Prozesse genutzt. Es existiert ein Mangel an Ressourcen für den Unterhalt dieser großen Website. Das Intranet ist auch nicht nutzerfreundlich oder global strukturiert, und es gibt nur mangelhafte Governance über das Erstellen von neuen Seiten und dem Hinzufügen von Information.

Vor einigen Monaten hat sich Fiona's globales COO-Team für eine Intranet-Strategy zum Review des jetzigen Intranets zusammengefunden, mit dem Ziel der Konsolidierung und Reduktion der Anzahl der Seiten auf das Minimum, z. B. maximal 20 Seiten. Eine Analyse der Nutzungsstatistiken hat gezeigt, das die meisten Nutzer nur auf die Homepage gehen, ohne weiter zu erforschen.

Der Großteil des Contents ist in Sharepoint gespeichert.
Es gibt ungefähr drei Kategorien von Content:

• interner / öffentlicher Content zur unternehmensweiten Verbreitung

• ausschließlich divisionsrelevanter Content

• Content relevant für spezifische Team oder Funktionen.

Sie möchten die Collaboration Plattform besser nutzen, um bessere Kontrolle über ihr Intranet zu bekommen und um einfacher Content aktuell zu halten. Ihr Plan war, die derzeitige globale Landing-Page auf dem unternehmensweiten Intranet zu behalten, um dann auf die globale Bereichsseite und weitere fünf regionale Seiten auf der Collaboration Plattform zu verlinken, ziemlich ähnlich zur derzeitigen Struktur. Funktionale und Projekt-Teams können nach Bedarf ihre eigene Seiten aufsetzen. Die Landing-Page auf dem unternehmensweiten Intranet wird von Zorro Ltd. betreut.

Sie haben eine private Gruppe für die Zusammenarbeit im COO-Team aufgesetzt.


Unsere Lösung

• Sie sollten die globale Site der Division auf der Collaboration Plattform direkt von dem Intranet verlinken, um den Nutzern einen Klick zu ersparen. Dies würde auch den Bedarf eliminieren, Zorro Ltd weiterhin zu engagieren, würde Kosten und die Frustration mit langen Umlaufzeiten für Seitenänderungen ersparen.

• Der meiste Content auf den regionalen Seiten repliziert Teile der globalen Seite. Das Team sollte sich überlegen, nur eine globale Site mit regionalen "Kapiteln" zu haben, beispielsweise, z. B. durch die Nutzung von Kategorien und entsprechenden Widgets zum Organisieren des Contents. Anstatt mindestens sechs Administratoren zu haben, die damit kämpfen, den Content zu synchronisieren und ihre eigene Seite upzudaten, werden alle jeweils nur einen kleinen Teil der globalen Site besitzen und warten. Dies wird Aufwand und Zeit für jeden einsparen. 

• Anschließend sollten sie nicht-sensitiven Content von ihren anderen Repositories auch auf die Collaboration Plattform migrieren.


In diesem Fall

• Der Großteil dessen, was der Bereich kommuniziert (sogar zu Front-Office-Kunden) ist weder sensitiv, vertraulich noch geheim, so dass ein großen Anteil der Arbeit in ihrer Gruppe auf der Collaboration Plattform stattfinden kann.

• Ein kleiner Teil ihrer Kommunikation ist sensitiv, könnte also in einer komplementären privaten Gruppe stattfinden.

• Das Team wird über die Beziehung zwischen ihrer Gruppe auf der Collaboration Plattform und verschiedenen Sharepoint-Libraries nachdenken - nicht-sensitive Dokumente sollte für leichtere Durchsuchbarkeit besser auf der Collaboration Plattform gespeichert (und indexiert) werden, als von einer Reihe von Dokumenten auf der Collaboration Plattform verlinkt zu werden, was zusätzliche Arbeit erzeugt.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Der Bereich wird bessere Kontrolle über die Struktur und den Inhalt ihres Intranets haben und stellt dadurch sicher, dass das Unternehmen kein Risiko mit ungültigen und/oder veralteten Information eingeht. Verbesserte Governance und einfachere Pflege des konsolidierten Intranets bedeutet Zeit-und Kosteneinsparungen. Sie werden die Gelegenheit haben, mit ihren Projektergebnissen sichtbarer zu werden und den Email-Verkehr (in Größe und Frequenz) und die Sharepoint-Instanz-Kosten zu reduzieren.

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