Community of Practice Leitfaden - e3 Execute

e3 Execute

Während der Vorbereitung zum Launch der Community ist der richtige Zeitpunkt um sicherzustellen, dass alle Details bedacht wurden und dass die Hauptmitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Das Veranstalten eines einfachen Orientierungsevents wird die Verantwortlichkeiten für jede Rolle nochmals bestätigen und helfen, die Erwartungen zu managen.

Ein Hauptziel für die execute-Phase ist die Vorbereitung und Einführung des Community-Spaces. Spaces wurden traditionell in SharePoint aufgesetzt, aber für alle neuen Communities werden sie auf der neuen Collaboration Plattform erstellt.
Sobald der Community-Space aufgesetzt wurde, sollte ein Engagementplan bezüglich Funktion und sowohl interner Kommunikation als auch externer Kommunikation (mit dem Rest des Bereichs) der Community erstellt werden.
Nun ist alles fertig für den offiziellen Launch der Community. Der Launch-Event kann als Webex, Telefonkonferenz oder Live-Event durchgeführt werden.
Der Launch-Event ist eine Gelegenheit zum Mitgliedswachstum, um jeden über die allgemeine Community-Struktur und wie sie funktionieren wird auf den aktuellen Stand zu bringen, und um generelle Begeisterung über Community-Ziele und Zielsetzungen zu erzeugen.

Wir haben immer behauptet, dass sich die Community eher durch ihre Botschaft, Ideale und Menschen definiert, als durch die Plattform, die viele irrtümlicherweise für die "Community" selbst halten.

In den letzten beiden Phasen sollte der Fokus ausschließlich auf der Definition der Community liegen. Allerdings ist es das Ziel der Executive-Phase, die Plattform, die das Ausrichten der Botschaft, das Realisieren der Ideen und die Aktivierung der Menschen ermöglicht, zu entwickeln.

Kurz gesagt, es ist Zeit für den offiziellen Launch der Community!

Plausibilitätsprüfung: Während wir erwarten, dass das Collaboration Centre of Excellence in den letzten beiden Phasen entsprechend einbezogen wurde, ist in der Execute-Phase der Engagement-Plan extrem wichtig. Auf jeden Fall sicherstellen, dass ein Plan kreiert wird und er äußerst gewissenhaft befolgt wird!

Vorbereiten der Hauptmitglieder

Um einen erfolgreichen Launch zu erleben und sicherzustellen, dass das Momentum von den ersten Anfängen bewahrt wird, sollten die Hauptmitglieder sowohl über die Einsatzregeln ihrer Rollen als auch über spezifische, begleitende Verantwortlichkeiten unterrichtet und trainiert werden. In der vorherigen Establish-Phase haben wir diskutiert, welche Verantwortlichkeiten von den Hauptmitgliedern erwartet werden. Idealerweise stehen im jeweilige Unternehmen online verschiedene Rollenprofile von Hauptmitgliedern wie Community Managern und Location Leadern zur Verfügung, mit nützlichen Informationen, damit die Mitglieder die Aktivitäten, Aktionen und Verhaltensweise, die mit den Rollen assoziiert sind, besser verstehen.

Alle Informationen im Griff

Für den erfolgreichen Launch müssen die Hauptmitglieder der Community sofortigen Zugriff auf einschlägige Information haben. Es könnte lohnenswert sein, vorab vor dem Launch der Plattform ein Flugblatt zur Verteilung zu erzeugen.

Rolle	Information
Community Manager	?    Community Charta (e2), die beinhaltet:   o   Mission, Vision   o   Ziele, Metriken   o   Umfang   o   Liste der Hauptmitglieder
Location Leader/Repräsentanten	?    Community Template (e1)   ?    Liste der Hauptmitglieder (e1)
Mitglieder	?    Begrüßungspaket (e3)

Online-Präsenz

Um die Community-Mitglieder zu unterstützen, muss ein Community-Space auf der Collaboration Plattform aufgesetzt werden.

Wie setze ich meinen Community-Space auf?

Ein Community-Space hat verschiedene Aspekte. Es stehen idealerweise schon existierende Community-Spaces zur Verfügung, die bezüglich des Designs erforscht werden können. Allerdings gibt es keine perfekten Beispiele, und das Layout des eigenen Community-Spaces kann völlig anders arrangiert werden. Daher diskutieren wir die Elemente, die vorhanden sein sollten, um den Community Space zur lohnenswerten Plattform zu machen.

Zugriffsrechte

Um eine gewisse Form der Zugriffskontrolle zu gewährleisten, sollten einige grundsätzliche  Regeln aufgesetzt werden.

• Groups-Admins haben vollen Zugriff auf Einstellungen, Layout, Widgets, Kategorien, Mitglieder und Content des Spaces
  
• Mitglieder haben vollen Zugriff auf allen Content innerhalb des Spaces

Bestandteile eines Community-Spaces

Um den Community-Space bestmöglich zu gestalten, sind hier einige essentielle Bestandteile aufgeführt, die benötigt werden. Diese Sektion handelt von der technischen Seite der Communities. Um vom Typ der Collaboration Plattform unabhängig zu sein, werden die Bestandteile hier nur generisch behandelt. Falls es mit der Implementierung Schwierigkeiten gibt, sollte das Collaboration Centre of Excellence weiterhelfen können.


Community-Charta: die Community-Charta ist sehr viel effektiver als eine einfache "Über uns"-Sektion, da sie die Mission, Vision, Ziele und Umfang ausführlich für die Mitglieder und den Rest der Organisation festlegt. Sie repräsentiert in gewisser Weise die "Identität" der CoP. 

   -  siehe die entsprechende Sektion in "Establish" für die Definition der Community Charter

   -  Erstellen einer neuen Seite, auf die die Charta kopiert wird

   - die Informationen sollte in logischer Reihenfolge arrangiert werden; passende Bilder helfen


Drei "Fragen": Lernen, Teilen, Lösen

  Was passiert, wenn ein neues Community-Mitglied einen Space besucht? Was sollte er oder sie tun? Die drei "Fragen" (z. B. Lernen, Teilen, Lösen) können eine Richtung vorgeben.

   - Erstellen von "Landing Pages" für Lernen, Teilen und Lösen

   - die Seite mit einer Zusammenfassung von relevanten Information ausfüllen

   - Erstellen von visuellen Elementen für die Homepage, die auf die drei Fragen verlinken


Beitreten / Anmelden

  Während die meisten Community-Spaces für alle offen sind, ist es essentiell, dass wir eine Idee davon bekommen, wer verspricht Mitglied zu werden. Dadurch dass sie Mitglied werden, können sie aktiv zu Wissenserstellung und Problemlösung beitragen, während Nicht-Mitglieder nur passiv lesen können. Das Pflegen der Mitgliederliste ist ein wichtiger Teil der Vitalitätsmessung einer Community.

   -  Erstellen des "Beitreten / Anmelden"-Buttons in einer prominenten Lage auf der Startseite, idealerweise in der oberen rechten Ecke


Discovery Library

Ein zentrales Repository ist erforderlich, um Mitglieder und Nicht-Mitglieder über die Community zu unterrichten, und ein Ort, um von der Community erzeugte Artefakte abzuspeichern. Wir nutzen den Begriff "Discovery Library", um das zu förder - es ist mehr als nur eine Dokumentenablage.

   - Erstellen einer Dokumentenablage und umbenennen in "Discovery Library"

   - Erstellen von Kategorien für Dokumente zur einfach Klassifikation


Community-Kalender

  Der Community-Kalender ist genau das: ein Kalender für die Community. Dies ist ein Ort zum Aufsetzen von allen Events und Aktivitäten der Community. Es ist auch ein nützlicher Ort für die Hauptmitglieder, um ihre Abwesenheiten bekannt zu geben.

   -  Erstellen eines Kalenders und umbenennen in "Community-Kalender"


Community-Diskussionen

  In den Diskussionsforen der Communitys werden Probleme gelöst und Verbindungen zwischen Mitgliedern aus der ganzen Organisation geknüpft.

   - Erstellen eines Diskussionsforums und umbenennen in "Community-Diskussion"

   - Diskussion starten!


Community-News / -Updates / -Ankündigungen

  Eine ausgezeichneter Art, um die Community auf dem Laufenden zu halten. Es kann um alles, von Community-bezogenen Neuigkeiten (neue Mitglieder, Erwähnung der Community im Intranet) bis zu interessanten Punkten (externe Gespräche über das Fachgebiet), gehen.

Begrüssungspaket für Mitglieder

Der Community-Space ist definitiv der einzige Bestimmungsort für alle Mitglieder und sollte alle Informationen enthalten, die sie jemals brauchen werden. Und falls die Information noch nicht existiert. werden die Mitglieder selbst ihre Existenz sicherstellen.

Bevor sie sich allerdings mit der Komplexität einer Collaboration-Plattform auseinandersetzen, wäre es genauso effektiv wie nützlich, sie mit einem 'Begrüßungspaket' zu unterstützen. Dies ist ein einfaches, einseitiges Dokument (vorzugsweise PDF), dass alle Grundlagen der Community abdeckt: die Ziele, die Mission, und die Hauptmitglieder, anfängerfreundlich formuliert.

Launch der Community

Jetzt sollte alle zum Launch der Community bereit sein. Wie wir in der letzten Sektion gelernt haben, sollte der Launch-Event vorbereitet werden, während die Community-Rollen, Ziele und Zielsetzungen, und Metriken aufgesetzt werden. Zusätzlich ist der Launch-Event eine toille Gelegenheit, um angehende Mitglieder mit dem neuen Community-Space vertraut zu machen, da dort alle Community-Informationen gesammelt und bereitgestellt werden. 

Nach dem Ende des Events, entweder in Person, via Videokonferenz, WebEx, oder Telefonkonferenz, wäre es eine vorbildliche Vorgehensweise, alle Teilnehmer bezüglich Feedback zum Event zu kontaktieren und um ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Meinung zu äußern zum Focus der Community und welche anderen Aktivitäten in der Community für sie nützlich sein könnten. 

Einfache Umfragen (z. B. Net Promoter Score) sind dazu im Community-Space verfügbar. 

Die Community in Gang setzen

Andere Wege zum Erzeugen von Interesse an der Community sind beispielsweise:

• Den Community-Namen, Rolle und Link zum Community-Space zur Email-Signatur hinzufügen
  
• Erstellen eines Community-Blogs oder persönliche Blogs, das die Community und die Community-Erfolge betont
  
• Anfachen der Gespräche in dem Community-Diskussions-Teils des Community-Spaces, und Alerts für Benachrichtigungen aufsetzen, wann immer etwas Neues gepostet wurde.
  
• Das Netzwerk kontaktieren, über die Community reden und zur Teilnahme ermuntern
  

Checkliste für Execute

	Hauptmitglieder sind trainiert und sich über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten bewußt
	Community-Space erstellt
	Gruppen und Genehmigungen in Community-Space aufgesetzt
	Alle Bestandteile des Community-Spaces aufgesetzt
	"Begrüssungspaket" für Mitglieder erstellt
	Community-Launch-Event abgehalten
	Community-Information zur Email-Signatur hinzugefügt
	Über die Community-Erfolge bloggen

Tagebuch eines ECS #8 - Für ein Event registrieren

Wir trafen uns mit Heike. Sie arbeitet in einem Team, welches eine größere Anzahl frisch beförderter Kollegen zu einem Event einladen möchte. Ihr Team war es gewohnt, ein externen Tool zur Kommunikation mit Eingeladenen im Vorfeld zu einem Event zu nutzen, möchte jetzt aber stattdessen die interne Collaboration Plattform ausprobieren.
Alle Eingeladenen haben Einladungen zum Event per Massen-Email bekommen, die normalerweise einen Link zum externem Tool beinhalten. Dort können sie die Teilnahme bestätigen (RSVP) und zum Event einschreiben bzw. sich entschuldigen. Heike bekommt dann tägliche Teilnehmer-Zusammenfassungen per Email. Kurz vor dem Event gleicht sie die initiale Liste und die Email ab, um die übrigen Eingeladenen nachzuverfolgen.
Sie möchte gerne vorbereitende Informationen mit den Eingeladenen teilen können, damit sie bestens vorbereitet zum Event erscheinen können.


Unsere Lösung:

• Da die Zielgruppe sich nicht mit einer existierenden Gruppe überschneidet, sollte Heike auf der Collaboration Plattform eine Gruppe (mit Website) zur Kommunikation mit den Eingeladenen aufsetzen.

• Heike sollte einen Event in der Gruppe erstellen und im Beschreibungsfeld alle Details aufnehmen. Sie sollte die Einladungsliste auf 'Geschlossen' setzen, so dass nur die Eingeladenen die Teilnahme am Event bestätigen können. Dadurch kann sie die Zusagen in Echtzeit sehen.

• Heike kann die Dokumente in die Gruppe hochladen, so dass sie jeder vor dem Event sehen kann. Sie sollte die Dokumente in ihrer Event-Beschreibung "@mentionen", d. h. namentlich mit vorgestelltem @-Zeichen erwähnen und dann aus der Vorschlagsliste auswählen..

• Heike sollte auch die Eingeladenen dahingehen beraten, dass sie den Event zu ihrem Mail-Programm über die 'Zu Kalender hinzufügen'-Schaltfläche hinzufügen können.

• Zum Nachverfolgen kann Heike einfach beim Event kommentieren und die Nutzer per @mention erwähnen, die noch nicht geantwortet haben (ihr ist aufgefallen, dass es dadurch ein Element des sozialen Drucks zum tatsächlichen Antworten gibt)


In diesem Fall:

•  Obwohl alle in der Gruppe frisch befördert wurden, wird Heike keine private Gruppe erstellen müssen, weil die Einladungen erst nach der offiziellen Ankündigung der Beförderungen versendet werden. Außerdem ist keiner der geteilten Inhalte vertraulich, geheim oder sicherheitsrelevant.

• Wegen des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung muss zu der Eventbeschreibung folgender Hinweis hinzugefügt werden: "Falls Sie nicht möchten, dass andere Kollegen Ihre Anmeldung sehen, können Sie sich natürlich auch per Email anmelden".


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Das Team wird die Anzahl der Emails rund um das Event reduzieren können und Gespräche zwischen Eingeladenen vor und nach dem Event vorantreiben.

Community of Practice Leitfaden - e2 Establish

e2 Establish

Nachdem nun die Genehmigung zum Launch der Community gegeben wurde, muss die Community-Struktur ausgearbeitet werden. Beim Etablieren (to establish) der Community geht es um das Identifizieren der Community-Rollen und das Definieren der Community-Satzung, in Vorbereitung zum eigentlichen Launch-Event.
Jede Rolle hat eine spezifische Funktion oder Aufgabe innerhalb der Community. Zusätzlich haben die Rollen definierte Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, zeitliche Verpflichtungen und Aufgabenbereiche spezifisch für diese Rolle. Diese müssen Individuen zugeordnet werden, welche die Beschreibungen zum Ausdruck bringen und die in der Lage sein sollten, auch wirklich Zeit zu investieren zu können. Der initiale Satz von Schlüsselrollen besteht aus: Community-Leader, Community-Manager und Location-Leader.
Eine Community-Satzung muss erstellt werden. Hier werden die Community-Mission, der Aufgabenbereich, die Ziele und Vorteile von der Engage-Phase mit den Rollen, der Mitgliedermotivation und der Community-Struktur konsolidiert.
Schließlich muss der Launch-Event zum Generieren von Interesse an der Community und die Vorbereitung der Mitgliedschaft geplant werden.

Checkliste für Establish	Ressourcen
Rollen für die Community definieren	Community-Leader-Rollenprofile, Community-Manager-Rollenprofile, Location-Leader-Rollenprofile
Community-Satzung erstellen	Template für eine Community-Satzung Beispiele für Community-Satzungen
Metriken festlegen	Templates für und Beispiel von Community-Satzungen

Wir wissen jetzt, um was es bei der Community geht, und das CoP Council weiß es auch. Dies was tatsächlich der einfachste Teil!

Jetzt ist es Zeit, die Community zu organisieren, und die Ranken des wolkenartigen Traumes in ein echtes Patentrezept zu verdichten. Es reicht nicht zu wissen, warum man das Unternehmen retten wird, sondern auch wie.

Plausibilitätsprüfung: ist sichergestellt dass die Ziele echte Zielvorgaben sind und nicht anekdotische Absichten wie “Wir werden ein Diskussionsforum aufsetzen”? So, warum setzen wir ein Diskussionsforum auf? “Um Experten quer durch die verschiedenen Regionen und Divisionen des Unternehmens zu verknüpfen”. Das klingt für uns mehr wie ein wahres Ziel. Das “Diskussionsforum” ist nur einer unter vielen Treibern für das erwähnten Ziel.

Rollen für die Community definieren

Bisher war die Beratergruppe eine einzelne Einheit, die für das Allgemeinwohl der Community gearbeitet hat. Bestimmt Charakteristiken und Dynamiken wären unter den Teilnehmern offensichtlich geworden und dies ist der Punkt, an dem sie mit spezifische Rollen verknüpft werden, die am Besten zu ihren Verantwortlichkeiten und Einstellungen zur Community passen.

Mehr über diese Rollen

Während es von Community zu Community unterschiedlich sein kann, gibt es einige Schlüsselrollen, die für die individuelle Interpretation etabliert werden müssen.

Community Leader

Der Community Leader ist das Vorbild für die Community und ihr zuverlässigster Champion. Er oder sie wird Verbindungen mit dem Business haben und ist verantwortlich für Mittelbeschaffung / Finanzierung der Community. Normalerweise jemand vom höheren Management (Director oder darüber), repräsentiert der Community Leader die Community von der Perspektive des “geschäftlichen Mehrwerts”.

Zu wem passt diese Rolle? Ein Direktor oder höher, der den durch die Community erzeugten Wert versteht und willens ist, die erforderliche Zeit und Aufwand zum Arrangieren der Finanzierung und Evangelisierung der CoP zu investieren.

Community Manager

Der Community Manager ist der ‘Kurator’ der Community. Er oder sie ist verantwortlich für das Leben der Community und für das Verstehen und Aufrechterhalten des ‘Rhythmus’. Es gibt eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten, die vom Erstellen des Engagement-Plans, Organisation von Events, Angeben des Tons und der Moral der Community, bis zu eventuellen Weiterentwicklung der Community reicht. Der Community Manager wird die Community zu seinen Kollegen und dem Rest der Organisation evangelisieren und ihre Ziele, Prozesse, Betriebsmodell und Errungenschaften an Alle effektiv kommunizieren.

Zu wem passt diese Rolle? Ein Community Manager wird sich wie ein Elternteil der Community und ihrer Mitglieder annehmen. Ein Community Manager ist ein Zuhörer, ein Motivator, ein Problemlöser, ein Macher und ein verbindendes Element. Er oder sie muss inspirieren und pflegen, sorgen und unterstützen, begeistern und aktivieren. Selbstverständlich ist dies eine fordernde Rolle und Communities leben und sterben basierend auf dem Spirit seines Managers.

Location Leader

Location Leader sind eine Erweiterung der fünf Sinne des Community Managers, mit einem lokalen Drall. Sie haben ähnlichen Verantwortlichkeiten und nutzen ihr Wissen ihrer Region oder Lokation zum Aufrechterhalten des einmaligen ‘Rhythmus’ der dortigen Community. Als eine ansprechbare, verfügbare Kontaktstelle für die Community in einer bestimmten Lokation sind sie einfühlsam für regionale Bedürfnisse und Wissen, und stellen ständig sicher, dass dies abgedeckt wird. Er oder sie wird dies dann an die globale Community zurückmelden und umgekehrt.

Zu wem passt zu diese Rolle? Ein Location Leader ist ein Community Manager verfügbar in der eigenen lokalen Sprache, ohne dass fragwürdige Übersetzungen nötig sind. Was sie so speziell macht ist das Verständnis, was ihre regionalen Mitglieder anders macht, und das ständige darauf ausgerichtet sein.

Subject Matter Expert (Sachverständiger Experte, SME)

Unsere Communities drehen sich um das Lösen von Problemen und das besser werden bei dem was wir tun. Da ein beruflicher und / oder fachliche Focus damit assoziert ist, ist es notwendig, bestimmte Mitglieder als Experten in ihrem Gebiet zu identifizieren. Diese Individuen werden als Mentoren handeln, beantworten Fragen und teilen ihr Expertenwissen, um beim Erstellen einer gut informierten, vertrauten Community zu helfen. Sie sollten auch die Ersten sein, um an ‘Speaker Series’-Events teilzunehmen und die Erstellung der Inhalte der Community anzuführen und zu kuratieren.

Bisher haben nur einige Communities SME’s ernannt und daher bleibt dies eine optionale Rolle, basierend auf den Bedürfnissen der Community.

Zu wem passt diese Rolle? Individuen, die als ‘Sachverständige Experten’ im Fokus der Community angesehen werden. SMEs einer Community müssen leicht ansprechbar sein und den Willen haben, ihre Zeit der Community zur Verfügung zu stellen.

Mitglieder

Mitglieder sind der Lebenssaft der Community, initial anlockt durch das Bedürfnis nach Information und Einbezug in die Community-Updates und Aktivitäten. Unter Anleitung der Community Manager und Location Leader, werden die Mitglieder über die Ziele, Errungenschaften und geplanten Initiativen der Community lernen. Mitglieder werden ihr eigenes Wissen und Netzwerk nutzen, um Kenntnisse und Erfahrungen zu teilen, an Diskussionen teilzunehmen, und - neben anderen Aktivitäten - Themen bezüglich gemeinsamer Bedürfnisse und Anforderungen zur Sprache zu bringen. Durch diesen Prozess werden Mitglieder die Probleme, die die Community versprochen hat zu beheben, lösen, und konstant danach Ausschau halte, die CoP und die professionelle Entwicklung weiter zu entwickeln.

Zu wem passt diese Rolle? Idealerweise, zu jedem. Community-Mitglieder müssen den "Community Spirit" besitzen, der es ihnen wirklich erlaubt zu “lernen, teilen lösen”.

Motivation

Eine sehr wichtige Frage, die in den Gedanken der Individuen für jede der Rollen auftauchen werden, ist: “Was ist mein Anreiz?” Neben den Zielen und Vorteile der Community müssen die Hauptgründe für die Teilnahme für jede Rolle etabliert werden. Diese werden von den zur Verfügung gestellten Vorteilen abgeleitet, müssen aber auf die Rolle zugeschnitten werden, um Unterschiede in den Erwartungen und Verantwortlichkeiten zwischen, beispielsweise, dem Community Manager und dem normalen Mitglied zu berücksichtigen.

Die andere Seite der Motivation muss auch erforscht werden: die Hürden der Teilnahme müssen identifiziert und mögliche vorbeugende Maßnahmen müssen vorbereitet werden.

Wir empfehlen die Nutzung eines Dokuments (Word-Dokument mit Tabellen oder ein Excel-Spreadsheet), welches sich auf jede Community-Rolle fokussiert und die die formellen / informellen Anreize für den Einzelnen in der Rolle ausarbeitet, die Gründe, wieso man teilnehmen sollte, die Widerstände / Probleme, die auftreten könnten, und was vorbeugend getan werden kann.

Rolle	Anreiz zur Teilnahme	Haupthindernisse	Vorbeugende Massnahmen
Community Leader	—  Erfolg beim Starten und Sponsern einer  Community	—  Organisatorischer Widerstand	—  Unterstützung des Senior Managements / ExCo
Community Manager	—  Persönliche Führungsentwicklung	—  Zeitverpflichtung	—  Unterstützende Beratergruppe
Location Leader	—  Beziehungen und Netzwerke aufbauen	—  Mangel an Unterstützung	—  Monatliche “All-hands”-Calls
Subject Matter Expert	—  Anerkennung außerhalb des eigenen Netzwerks	—  Kommunizieren des  SME-Status / Mangel an Klarheit	—  Klare Definition von Weiterbildung und Verantwortlichkeiten in der Community
Mitglied	—  Aktive Teilnahme an der Gestaltung von Hauptinitiativen / Entwicklung einer professionellen Rolle	—  Mangel an Bekanntheit der Community	—  Gezieltes Marketing und Focus auf Kommunikationswerte / - anreize

Warum sollte ich Mitglied werden? Das Kapitel, welches sich um Mitglieder handelt, sollte geschickt die Anreize und den Wert der Mitgliedschaft in der Community abbilden, und wird sehr nützlich beim Promoten der CoP sein. Diese Information kann auch im Community Charter genutzt werden.

Wie treten Individuen in eine dieser Rollen ein?

Es gibt weder eine feste Struktur, die bestimmt, wie Individuen Community-Rollen annehmen, noch gibt es eine Satzung jenseits dessen, was der Community Manager sagt, und implizit als ein Profi, der einem Team beitritt.

Es wird erwartet, dass der Community Leader und der Community Manager und potentielle Helfer identifiziert werden und während der Engage-Phase der Gründung einer Community an Bord kommen.

Während die Community reift und sich in den verschieden Regionen des Unternehmens etabliert,  werden sich Freiwillige für die Rolle des Location Leaders finden, oder zumindest wird ihnen die Rolle wegen ihrer eigene Qualitäten aufgedrängt.

Mitglieder werden kommen und gehen, aber solange die Community weiterhin Mehrwert kreiert, sind wir damit glücklich.

Es ist möglich, dass Möglichkeiten zur Nominierung und Wahl erforscht werden - mehr in e5 Evolve.

Community MO (“Modus Operandi”)

Im Kern geht es bei Communities um das Sammeln der kollektiven Intelligenz in den Köpfen quer durch das Unternehmen, um Probleme zu lösen und um besser zu werden bei dem was wir tun – in diesem Stadium sollte klar werden, wie dies erreicht werden kann. Es ist zwingend notwendig, die Community-Aktivitäten mit dem Kreieren von Mehrwert für das Unternehmen und die Angestellten, Mitgliedern und Anderen zu verknüpfen.

Der Community MO wird helfen, die Arbeitsgewohnheiten Betriebsarten der Community zu etablieren und später zu kommunizieren.

Im Großen und Ganzen: es ist auch die Aufgabe der Beratergruppe, eine Community zu entwickeln, die koexistiert mit der existierenden organisatorischen Struktur, und Ziele und Aktivitäten, die an der organisatorischen Strategie ausgerichtet sind.

Hier sind zum Start einige Community MO-Fragen

Frage	Punkte zum Abwägen
Wie wird die Community Probleme lösen?	—  Identifizieren einer Grundmenge an zu lösenden Problemen   —  Kategorisierung der Probleme   —  Eventuelle Erstellung einer “Special Interest Groups” (SIGs)   —  Überlegen, welche Tools zum Lösen dieser Probelme benötigt werden
Wie partizipieren die Teilnehmer?	—  Bedenken potentieller Aktivitäten und Events, die passend sind und für die  Community und ihre Mitglieder Merhwert kreieren
Welche Art von Training wird von der Community zur Verfügung gestellt?	—  Wird die Community spezfische Trainingsmodule bzw. -klassen organisieren?   —  In Zusammenarbeit mit HR sollte ein Trainingsportal erstellt werden, das relevante Trainingsmodule anzeigt   —  Gelegenheit für Mitglieder zum Review von Trainingskursen und Kommentieren der Effektivität mit persönliche Anekdoten
Wie werden Mitglieder kommunizieren?	—  Strategie zur Nutzung existierender Kommunikationswerkzeuge im Unternehmen
Wo werden Mitglieder untereinander kommunizieren?	—  Die Community Site ist der Zugriffspunkt für Mitglieder   —  Events und Aktivitäten
Wie teilen Mitglieder Ideen?	—  Siehe oben
Was werden Mitglieder produzieren – individuell und kollektiv?	—  Wie kann die Community zur Erzeugung von Wissen beitragen?   —  Kann die Community zu den klar definierten Standardprozessen, -methoden und -werkzeugen des Unternehmens beitragen?
Wie werden Aktivitäten gestreamt?	—  Gute Frage.

Community-Metriken

Wir sind sehr kurz vor dem Ende der Etablierung des Was und Wie, und tatsächlich vor der Etablierung der Community selbst. An diesem, immer noch sehr frühem, kritischen Augenblick in der Geschichte wird stark dazu geraten anzufangen, über die Metriken der Community nachzudenken. Die frühen Metriken werden eine Ausgangsbasis schaffen, gegen die der Fortschritt gemessen werden kann, da es sonst schwierig wird zu definieren, was ‘Erfolg’ für die Community heißt und zu erkennen, wann er erreicht wurde.

Einer der wichtigsten Aspekte der Messens der Community ist das Verknüpfen mit den etablierten Zielen. Generelle Metriken für Fortschritt und Vitalität, die für jede Art von Community of Practice angewandt werden können, werden weiter unten diskutiert. Jede Community ist aber einzigartig. Beim Ausfüllen des Community of Practice-Templates muss sichergestellt sein, dass die Metriken spezifisch und relevant für die Community sind. Was heisst das?  Nun, eine Entwickler-Community könnte über die Reduzierung der Anzahl irrelevanter Programmierwerkzeuge nachdenken, eine Kommunikations-Community über das Steigern der Menge an konstruktivem Feedback auf News-Artikel, und eine Community fokussiert auf die Einsparung von Wasser wird die Anzahl der gesparten Liter Wasser messen.

Die zweit-wichtigste, zu bedenkende Sache beim Pflegen von Metriken ist, dass nackte Zahlen sehr wenig Aussagekraft haben. Beispielsweise ist eine Community mit 50 Mitgliedern nicht unbedingt weniger erfolgreich als eine mit 500. Die Community mit 50 Mitgliedernkönnte die komplette Zielgruppe erobert haben, während die mit 500 zwar nominal größer ist, aber vielleicht tonangebende Gruppe verpasst haben könnt. Die Geschichten hinter den Zahlen machen den Unterschied.

Sobald die Grundlage vermessen wurde, müssen die Metriken regelmäßig gesammelt werden, so dass Trends studiert werden können, Errungenschaften gefeiert und sowohl neue Möglichkeiten als auch Fördergebiete identifiziert werden können.

Nicht alles ist reiner Spaß. Der herausforderndste Aspekt des Messen ist das Quanitifizieren des Betrags, der der Community zugeordnet werden kann, und der Betrag, der als unabhängiger Betrag quantifiziert werden kann. Die in Community Wins involvierten Individuen zu identifizieren ist von höchster Bedeutung.

Derzeit gibt es vier Arten von Metriken, die vom Collaboration Centre of Excellence für quartalsweise  Community-Reports genutzt werden. These are:

Aktivität - Wie viele Menschen sind in die CoP involviert, nutzen die Inhalte auf der Collaboration Plattform, und kommen zu CoP-Events? Welcher Anteil aller potentiellen Mitglieder gehört zur CoP - was ist die Rolle, regionale oder hierarchische Verteilung aller Mitglieder? Wie aktive sind die Diskussionen in der Gruppe der CoP auf der Collaboration Plattform?

Erfasst - wie viele Manntage konnten durch die Arbeit in der CoP eingespart werden? Welche Performance- / Prozess-Verbesserungen können der CoP zugeordnet werden? Gabe es eine Reduzierung von Duplikation / Komplexität durch die CoP? Wie viel Einsparungen in Euro hat die CoP verursacht?

Nachgewiesen - Sind spezifische, durch die CoP produzierte Grundlagenpapiere, Dokumente oder Artefakte in Projektarbeit oder durch bestimmte Teams genutzt worden? Sind Links und Fachwissen i in der CoP geteilt worden, welche die Lieferqualität von Projekten verbessert haben? Sind die Ergebnisse experimenteller CoP von Teams effektiv adoptiert worden?

Wahrgenommen - Sind die Mitglieder in ihren Rollen besser geworden? Fühlen die Mitglieder eine bessere Zugehörigkeit zu ihrem Berufsbild?

Innerhalb dieser Typen von Metriken gibt es viele, die für den Community Manager verfügbar sind:

• Messen der Teilnehmerzahl an Events und Aktivitäten
• Messen der Anzahl von Diskussionspunkten, die bei Events und Aktivitäten aufgebracht wurden, und dann zum Ende führen, um die Ergebnisse zu sehen
• Net Promoter Score
• Mitgliederloyalität und -durchsatz (z.B. wie viele Mitglieder bleiben von Quartal zu Quartal, wie viele verlassen die CoP, und wie viel neue Mitglieder treten bei?)
• Erwähnungen in den divisionalen News und allen andere unternehmensweiten Kommunikationskanälen

Community-Charta

Während der engage und establish Phasen wird kollektiv eine Mission kreiert, eine visionäre Aussage, der Umfang der Community, ein Satz von Zielen und Details darüber, wie die Community Vorteile für das Unternehmen und die Mitglieder schafft.

Bevor die Community starten, sollte diese Information in einem Dokument zusammengetragen werden, welches die Magna Carta der Community wird: dies ist die Community-Charta.

Element	Beschreibung		Beispiele(e)
Mission	Eine mächtige Botschaft, die beschreibt, warum die Community existiert.   Zusätzliche Informationen können zur Verfügung gestellt werden, wie sie erfolgreich sein will und wie sie ihren Erfolg misst.		—  “Wir machen neue Wege zur Entwicklung von Software sichtbar, indem wir sie selbst anwenden und anderen dabei helfen.” (Agile)   —  “Die User Experience CoP definiert, wie User Experience im Unternehmen ausgeübt wird.”   (UX)
Umfang	Der Umfang etabliert das Maß Verantwortlichkeiten, Verbindlichkeiten und Verpflichtungen der Community.		—  Ein formeller Bericht, ähnlich wie der Umfang, der für ein Team oder Projekt etabliert wird
Ziele und Zielsetzungen	Identifizieren von drei Hauptzielen für die Community		—  Siehe das Community Template
Verantwortlichkeiten und Vorteile der Mitglieder	Was wird erwartet von den Mitgliedern und im Gegenzug, welche Vorteile werden durch die Community den Mitgliedern und der Organisation zur Verfügung gestellt?		—  “Kostenreduzierung durch unternehmensweite Lizenzen für benötigte Software” (organisatorische Vorteil einer speziellen SIG)   —  “Verbessern deiner Fähigkeiten und Wissen über Konzepte und Techniken der User durch das Durchführen von   [empfohlenen Trainings-] Modulen” (Mitgliedervorteil für UX)
Rollen in der Community	Wer sind die Schlüsselmitglieder in der Community und wie können die anderen Mitglieder mit ihnen in Kontakt kommen?		—  Siehe Community Template
Working / Special Interest Groups	Was sind die derzeitigen WGs / SIGs in der Community und was tun sie?		—  Collaboration-Effektivitäts-Metriken: Wege zum Messen der Kollaborativität eines Teams oder einer Person suchen, in Begriffen wir das Leben der Unternehmenswerte oder sogar Verbesserung im Zeitraum eines Jahres (vorgeschlagene  WG für die Collaboration CoP)
Wie arbeitet die Community?	Nicht unbedingt ein ‘Betriebsmodell’, detailliert diese Section, wie die   Community tut, was sie am besten kann.		—  Siehe den “Community MO”-Abschnitt oben

Planen des Community-Launch-Events

Jetzt ist es Zeit anzufangen, den Community-Launch-Event zu planen. Der Launch-Event ist die Gelegenheit, Interesse und Aufregung über die neue Community zu generieren, und noch wichtiger - Mitglieder zu werben!  Unser empfohlener Ansatz ist das Veranstalten eines Launch-Events zur formellen Ankündigung der Community für die Zielgruppe. Folgende Dinge sollten bei der Event-Planung bedacht werden:

• Ein Format auswählen.  Welche Art von Event ist sinnvoll?  Einige Optionen beinhalten:
  • Videokonferenz
  • WebEx
  • Telefonkonferemz.

• Die Sprecher auswählen. Empfohlene Sprecher:
  • Community-Leader
  • Community-Manager
  • Location-Leader

• Den Content auswählen. Empfohlener Content:
  • Community-Mission
  • Community-Zeile und Zielsetzungen
  • Wer ist wer? (Rollen und Verantwortlichkeiten)
  • Struktur der Community
  • Wie wir Erfolg gemessen?
  • Community-Engagement, z. B. wie oft gibt es Treffen, Online-Space, etc.
  • Willkommens-Video vom Community Leader

Sobald der Typ des Events bestimmt wurde, ist es Zeit zum Festlegen eines Termins und den Launch vorzubereiten.

Tagebuch eines ECS #7 - Populäre Inhalte zur Promotion nutzen

Wir trafen uns mit Gary. Sein Team hatte einen der populärsten Artikel auf der Collaboration Plattform gepostet. Sie haben gerade ein Toolkit veröffentlicht und würden gerne die Popularität und Sichtbarkeit ihres populären Artikels nutzen, um ihr Toolkit zu promoten.
Gary hat uns gefragt, ob eine "Anzeige" direkt über den 'Follow/Bookmark/Like'-Buttons bei ihrem populären Content hinzugefügt werden kann. Dies ist derzeit technisch leider nicht möglich.


Unsere Lösung

• Gary hat von dem Thread über das Toolkit auf der Collaboration Plattform auf den populären Artikel verlinkt, so dass ein Link darauf jetzt unter der Rubrik 'Eingehende Links' angezeigt wird.

• Die alternative Option wäre, den Original-Inhalt zu editieren, um ein Bild / ein Link / eine Anerkennung für das Toolkit aufzunehmen. Auf diese Art sehen auch die Leute das Toolkit, die zu dem Original-Thread beitragen wollen.

• Schließlich wird das Einfügen von Informationen in der Übersichtsseite der Gruppe das Toolkit an Gruppenmitglieder promten.


In diesem Fall

• Gary gehört der populäre Artikel, daher darf er Traffic von sich selbst "stehlen": Etiquette und gute Sitten gebieten es, dies nicht bei Content anderer User zu tun, und bei Content, der nicht direkt relevant für den Gegenstand des Promotens ist. Im Zweifelsfall sollte der Autor des Original-Contents zuerst gefragt werden.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Die Teilbarkeit dieses Toolkits wächst und interessierte Parteien werden darauf verlinken und es viel einfacher finden können. Durch das Nutzen des populären Artikels wird die Gruppe in der Lage sein, ein bereits engagiertes Publikum ansprechen zu können.

Community of Practice Leitfaden - e1 Engage

Engage

Der erste Schritt beim Erstellen einer Community of Practice (CoP) besteht darin, die Anführer, Champions, Stakeholder, und, am Wichtigsten, die Mitglieder einzubeziehen (to engage). 

Die Menschen, die sich aktiv an der Entwicklung der Community von der Idee in die Realität beteiligen, müssen identifiziert werden. Die Schlüsselmitglieder der CoP werden aus dieser initialen Beratergruppe kommen.
Der Community-Scope und die initialen Ziele müssen skizziert werden. Die Benefits und der Mehrwert für die Mitglieder und die Organisation müssen definiert werden. Über Metriken für den Erfolg der CoP muss nachgedacht werden. Die Zielgruppe muss herausgefunden werden.
Ein Community-Vorschlags-Template steht für die Beratergruppe zum Ausfüllen mit allen diesen Informationen zur Verfügung. Das ausgefüllte Template wird dem Collaboration Center of Excellence (CoE) vorgelegt.
Ein sehr wichtiger Schritt ist es sicherzustellen, dass die vorgeschlagen Community nicht bereits existiert oder mit bestehenden Communities überlappt. Dafür steht ein Katalog zur Verfügung, oder ein Mitglied des Collaboration CoE kann dies prüfen.

Checkliste für Engage	Ressourcen
Existiert die Community bereits?	Katalog der Communities
Eine Beratergruppe bilden	Detaillierte Beschreibung zum Bilden einer Beratergruppe
Die Community definieren	Detaillierte Beschreibung zum Definieren einer Community
Das Community-Template ausfüllen	Community of Practice Template
Die Community dem Collaboration CoE präsentieren

Eine Beratergruppe bilden

Der erste Schritt ist, mit der Grundvoraussetzung der Community of Practice zu beginnen und die Individuen und Stakeholder zu identifizieren, welche die CoP aktiv von einer Idee zur Realität entwickeln werden. Die Mitglieder dieser Beratergruppe sollten eventuell den verschiedenen Community-Rollen zugeordnet werden, die alle mit ihre eigenen Verantwortlichkeiten haben.

Wer sollte Teil der Beratergruppe sein?

Der wichtigste Teilnehmer und initiale Dreh- und Angelpunkt dieser Gruppe wird derjenige bzw. werden diejenigen sein, die das Konzept der Community erdacht haben. (z. B. der Ideengeber). Zusätzlich braucht die Community normalerweise das Involvement des oberen Management (vorzugsweise Director oder Managing Director), das aktiviert werden sollten, um der Champion des Themas zu werden.

In der Vergangenheit gab es erfolgreiche Communities, bei denen der direkte Linienvorgesetzte des Ideengebers in einem frühen Stadium involviert war. Es ist auch möglich, dass der Ideengeber die Aufgabe des Aufsetzens der Communitiy delegiert: dann ist es ratsam, dass der Delegierte das Konzept und die Ziele komplett versteht, und dass der Ideengeber auf dem Laufenden gehelten wird. Falls potentielle sachverständige Experten (Subject Matter Experts, SME) für die Community existieren, sollten sie identifiziert und involviert werden.

Da die meisten Communities mit einer Profession verbunden sind, empfehlen wir, dass alle Teilnehmer zu dieser Profession gehören oder darin direkt involviert sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass diese Individuen bestens positioniert sind, um zu verstehen, nach was die Community-Mitglieder suchen werden.

Was sind die direkten Ziele der Beratergruppe?

Da dies die früheste Phase der Ausprägung der Gründe für die Existenz der Community ist, hat die Beratergruppe folgende Verantwortlichkeiten:

• Zusammenstellen einer initialen Liste von Leuten, die in der Beratergruppe involviert sein müssen
• Aufsetzen eines initialen Meetings, um das Konzept hinter der Community zu diskutieren und definieren
  • Diskutieren auf Makro-Ebene über potentielle Ziele, Leistungen und Metriken
  • Entscheiden, wer sonst noch in dieser Phase involviert werden könnte / sollte
• Kommunizieren mit dem Collaboration Centre of Excellence zur Präsentation des initialen Konzepts
• Aufsetzen von weiteren Meetings zum Verfeinern der Ziele, Leistungen und Metriken der Community, und zum Zuordnen von Rollen zu der Mitgliedern der Beratergruppe

Definieren der Community of Practice

Das Hauptergebnis dieser Phase ist die klare Definition der Community of Practice: die Ziele, Benefits, Anforderungen und einige grundsätzliche Erfolgsmetriken. Besonders dies ist wichtig, da es ein Vehikel zur Kommunikation der echten Werte der Community an das obere Management, wichtige Stakeholder, an die eigenen Mitglieder und den Rest der Organisation werden kann. Schließlich, wenn man seinen Erfolg nicht messen kann, woher sollte jemand den Wert davon wissen können?

Der beste Weg dies zu erreichen ist es, die folgenden Fragen mit der Beratergruppe zu diskutieren.

Von wo starten wir?

• Dies ist eine Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen des Status Quo
• Beispielsanalyse:

Stärken / Schwächen	Zusammenfassung	Beschreibung
Stärken	Pool des Wissens / der Erfahrung	Es gibt viele sehr erfahrene und kenntnisreiche Profis mit diversem Hintergrund, einschließlich anderen Unternehmen derselben Branche genauso wie Consulting-Unternehmen und globalen Organisationen
Schwächen	Unterschiedliche Praktiken	Durch den Mangel an Standards sind viel ‘lokalisierte’ Standards entstanden, und viele Gruppen haben bereits einen bereichsweiten Standard

Initiale Festlegung des Umfangs

• Warum brauchen wir diese Community of Practice?
• Welche(s) Problem(e) versuchen wir zu lösen?
• Was ist unser ‘Mission Statement’?
• Wer ist unsere Zielgruppe (z. B. Mitglieder)?

Ziele

• Was sind die Ziele der Community?
• Können wir kurz-, mittel- und langfristige Ziele definieren?
• Wie sind unsere Ziele an die organisatorische Entscheidungsfindung angebunden?

Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch: kurz-, mittel- und langfristige Ziele? Klingt nach einer Menge Arbeit, oder? Ist es nicht. Anders formuliert: wenn es nur kurzfristige Ziele gibt, könnten sie nicht ausreichen für die nachhaltige Entwicklung der Community sein, so dass sie stirbt. Oder wenn es nur langfristige Ziele gibt, könnten die Mitglieder frustriert werden, wenn anscheinend nichts passiert.

Werte

• Welche Benefits wird die Community zur Verfügung stellen? Für den Einzelnen (z. B.das Mitglied)? Für das Unternehmen?
• Wie können wir darauf abzielen, den Erfolg und/oder Wert der Community zu messen? Welche Metriken können wir nutzen?

Leadership

• Wer sollte der Community Leader?
• Wer sollte Community Manager sein?

Dokumentieren der Community of Practice

An diesen Punkt sollte eine Menge an Information für die aufkeimende Community of Practice verfügbar sein. Der nächste Schritt ist das Verfeinern und Verdichten dieser Informationen in unser praktisches Template für eine Community of Practice. Diese Template erlaubt es, auf einen Blick Umfang, Ziele und Metriken der Community darzustellen, genauso wie der erwartete Wert, den sie zur Verfügung stellen wird.

Wenn die Community später gereift ist, kann mit dieser "Zeitkapsel" über die bescheidenen Anfänge reflektiert werden. Noch wichtiger: dieses Dokument wird vor dem Community of Practice Council präsentiert, das final die Community genehmigt, und es so erlaubt, sich zur nächsten spannenden Phase zu bewegen: establish.

Auch sollten Meeting Minutes und andere Artefakte und Ressourcen für die Nachwelt überliefert werden. Die Lessons Learnt während diese Prozesses können uns auch helfen, unseren Leitfaden für Communities zu verbessern – dies ist schon bei einigen der existierenden Communities der Fall gewesen.

Neuland betreten: nach dem Ausfüllen des Community of Practice Template, sollte über die “Community Charter” nachgedacht werden (mehr Informationen in "Establish"): eine erste Skizze, die die Element des Templates und eine Vision, ein Mission Statement und ein paar Punkten für den Betriebsablauf.

Was wenn die Community of Practice bereits existiert?

Keine Panik! Vor der Start einer Community of Practice sollte zusammen mit dem Collaboration Centre of Excellence geprüft werden, ob das Konzept schon von einer existierenden Community umgesetzt wurde oder ob eine ähnliche Community gerade entsteht. Zusätzlich könnte es sein, dass der Umfang der Community mit einer existierenden oder entstehenden Community überlappt.

Falls es klar ist, dass die vorgeschlagene Community tatsächlich schon existiert oder derzeit geformt wird, dann:

• das Collaboration Centre of Excellence/CoP Council/Community Leaders Network fragen nach den Kontaktdaten des Community Managers/Leaders
• die Identität der Community verstehen
  • Was ist ihr ‘Mission Statement’?
  • Was sind ihr Umfang und Ziele?
  • Welchen Wert wollen sie zur Verfügung stellen?
  • Wie wird sie betrieben?
• die Community Site besuchen
• der Community beitreten

Falls Aufgabengebiet und/oder Ziele der vorgeschlagenen Community unter einer größeren zusammengefasst werden können, so gibt es die Möglichkeit, den Vorschlag als eine “Special Interest Group (SIG)” einzureichen (mehr Informationen über SIGs folgen später unter "Encourage"). Beispielsweise könnte eine Mobile Application Development Community mit der Developers’ CoP zusammenarbeiten so dass die Community als eine SIG eingebunden wird.

Ruhe bewahren und weitermachen: nur weil jemand anderes die geplante Community schon aufgesetzt hat, heißt es noch lange nicht, dass dies das Ende ist! Mir einer neuen Idee oder einem anderem Sichtwinkel, der bisher übersehen wurde, kann man immer noch der Champion oder Evangelist der Community werden. Einfach mal den Community Manager komtakjtieren und mit ihm reden!

Checkliste für Engage

-	das Collaboration Centre of Excellence fragen, ob die Community bereits existiert
-	eine Beratergruppe zur Gestaltung des Konzepts der Community of Practice bilden
-	initiales Meeting zum Diskutieren des Konzepts, Umfangs und Ziele der Community aufsetzen
-	das Collaboration Centre of Excellence zum Starten der Verfeinerung kontaktieren
-	regelmäßige, dokumentierte Meetings zur Weiterführung der Verfeinerungsprozesses
	-  Dokumentieren der derzeitigen Stärken und Schwächen
-	Ausfüllen des Community Templates zum Konsolidieren der Details der Community of Practice
-	Präsentieren der Community vor CoP Council
	-  das Approval für die nächste Phase bekommen!