Samstag, 18. Juli 2015

Tagebuch eines ECS #1 - Einfacher geteilter Kalender

Wir trafen uns mit einer Kollegin, nennen wir sie Alice. Alice ist Teil einer globalen, cross-divisionalen Arbeitsgruppe, die interne Events veranstaltet, und die einen einfachen Weg brauchte um sicherzustellen, dass jedem in der Arbeitsgruppe bewusst ist, für wann die  Events geplant sind, wo die Events stattfinden, wer das Publikum ist, und wer teilnehmen wird.   
Alice nutzt zur Zeit ein Tabellenkalkulationssystem, auf das die Arbeitsgruppe einfachen Zugriff hat, welches aber Probleme beim Ändern verursacht. Die Events sind nicht geheim oder vertraulich, aber sollten nicht für jeden außerhalb der Gruppe allgemein zugänglich sein.

Unsere Empfehlung:
• da diese Kollegen noch keine Gruppe für die Zusammenarbeit haben, raten wir Alice, eine private Gruppe auf der internen Collaboration Plattform ( http://thomasolsende.blogspot.de/2015/07/exkurs-collaboration-plattform.html ) aufzusetzen.
• wir halfen dann Alice, ein Dokument für 'Q3 2015' zu erstellen mit einer sechsspaltigen Tabelle (Spaltenüberschriften: Eventdatum und Uhrzeit, Publikum, Lokation, Kontaktperson...).
• Oberhalb dieser Tabelle hat Alice einige Anweisungen hinzugefügt, wie man seine eigenen Events zur Tabelle hinzufügen kann.
• Sie hat die ersten beiden Events als Format-Beispiele für Andere erstellt.
• Alice hat die Tags "Q3 2015" zum Dokument hinzugefügt.
• Sie hat das Dokument zu den empfohlenen Inhalten hinzugefügt ("featured").
 Alice hat ein "Empfohlene Inhalte"-Widget zu der Übersichtseite ihrer Gruppe hinzugefügt, welches nun alle Q3-Dokumente anzeigt.
 Sie hat Dokumente für "Q4 2015", "Q1 2016" und "Q2 2016" angelegt (für den Fall, daß über das aktuelle Quartal hinaus geplant wird).
 Alice hat die Mitglieder der Arbeitsgruppe in die Gruppe auf der Collaboration Plattform eingeladen, so daß sie auf den geteilten Kalender Zugriff haben.
• Am Ende des Quartals wird sie das "Q3 2015"-Dokument von den empfohlenen Inhalten entfernen und das "Q4 2015"-Dokument hinzufügen.
• Sie sollte auch dafür sorgen, dass ein zweites Mitglied der Gruppe als zusätzlicher Administrator der Gruppe benannt wird, so dass im Notfall sichergestellt ist, dass Änderungen an der Gruppe durchgeführt werden können.

In diesem Fall:
• Eine öffentliche Gruppe hätte nicht funktioniert, da einige der Informationen nicht für jeden zugänglich sein sollten.
• Die Event- und Kalender-Funktionen der Collaboration Plattform wurden nicht genutzt, da Alice keine Registrierungen und keine detaillierten Beschreibungen der Events nutzen wollte - nur dass sie stattfinden.
• bei 15 Events pro Monat gab es keinen Bedarf für monatliche Dokumente, und ein jährliches Dokument wäre zu viel Aufwand zum Verwalten, so dass wir uns für Quartalsdokumente entschieden haben.
• wir haben diese Tags benutzt, so dass zukünftig jeder über das "Populäre Tags"-Widget zu einem quartalsweisen Kalender navigieren kann, um sich das "Archiv" zu betrachten.

Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:
Alice hat sich erspart, eine lästige, komplizierte Tabellenkalkulation an jeden zu versenden, aber hat sichergestellt, dass die Arbeitsgruppe keine kollidierenden Events plant.

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