Samstag, 25. Juli 2015

Communities of Practice und der e5-Leitfaden

Einführung

Was sind Communities of Practice?

Communities of Practice (CoP) sind Gruppen von Menschen mit ähnlichen Rollen und der Motivation, ihre Erfahrungen, Einsichten, Wissen, Best Practices und Lösungen bei allgemeinen Problemen zu teilen. Auch unter dem Namens "Wissenscommunity" bekannt, sind CoPs eine Methode für Social Learning, zuerst vorgeschlagen und erforscht von Etienne Wenger in den frühen 1990ern.
Wir haben CoPs als Paradebeispiel für nachhaltige Collaboration erfolgreich für unsere Umgebung adaptiert und, verknüpft mit erheblichen, nachweisbaren finanziellen Einsparungen, in vielen Geschäfts- und Infrastruktureinheiten eingeführt.

CoPs sind offene Gruppen voller passionierter Experten und Praktikern, die daran arbeiten, ihr Wissen zu teilen und Knowledge in spezifischen Bereichen aufzubauen - sie bieten für den Mitarbeiter viele Gelegenheiten, zum bekannten Experten in seinem Bereich zu werden, und bringen Best Practices zum Vorschein. Dadurch können die Standards und die Zukunft der Tätigkeit beeinflusst werden.
CoPs sind auch ein alternativer Weg zur eigenen Weiterentwicklung (im Vergleich zur Ausbildung über traditionelle Trainingskursen) und auch ein großartiges Medium zum Netzwerken und um einen Überblick über die Rolle zu bekommen. Sie sind eine Möglichkeit für interne Mobilität: ein toller Weg zum "ausprobieren und reinschnuppern" in eine neue Rolle in einem anderen Tätigkeitsfeld - lernen von denen, die die Aufgaben an Besten kennen: Top-Fachmänner.

Die CoPs sind zu unserem nachhaltigen Weg zur Zusammenarbeit im Unternehmen geworden. Während sie sich um spezialisierte Special Interest Groups und zeitlich beschränkte Working Groups organisieren, bieten sie viele Gelegenheiten, an Projekten außerhalb des eigenen Teams zu arbeiten, und leisten einen Extra-Beitrag auf unterschiedlichen Wegen. Mit Hilfe des e5-Leitfadens, genehmigt durch divisionale Councils und mit Beratergruppen bestehend aus Senior Managern in Ihrem Bereich, sind CoPs ein mächtiges Instrument, um auf die Praxis Einfluss zu nehmen.

Communities helfen beim:
  • LERNEN über die Rolle / Disziplin und Erweitern der eigenen Wissensbasis
  • TEILEN von Erfahrungen und Best Practices
  • LÖSEN von allgemeinen Probleme durch die "Kollektive Intelligenz"
Größere Offenheit und Transparenz bringt die besten Ideen und Menschen an das Tageslicht. Klarheit über Entscheidungswege erlaubt es den Ideen, Dinge voranzubringen.

Communities of Practice müssen ausgerichtet sein an:
  • eine Rolle im bereichsweiten Rollen-Rahmenwerk (z.B. Application Development, Business Partner)
  • eine akzeptierte, zertifizierbare Praxis innerhalb des Unternehmens (e.g. Agile, Collaboration)
  • eine akzeptierte, unternehmensweite Initiative (e.g. Water conservation)

Der e5-Leitfaden

Um die Benefits einer Community of Practice voll realisieren zu können, sollte der e5-Leitfaden (Engage, Establish, Execute, Encourage, Evolve) und das Governance-Modell für Hilfe beim erfolgreichen Launch, Beschleunigen, Formen, Unterhalten, Stärken und Weiterentwickeln einer Community genutzt werden.



Engage


Der erste Schritt beim Erstellen einer Community of Practice (CoP) besteht darin, die Anführer, Champions, Stakeholder, und, am Wichtigsten, die Mitglieder einzubeziehen (to engage).
Die Menschen, die sich aktiv an der Entwicklung der Community von der Idee in die Realität beteiligen, müssen identifiziert werden. Die Schlüsselmitglieder der CoP werden aus dieser initialen Beratergruppe kommen.
Der Community-Scope und die initialen Ziele müssen skizziert werden. Die Benefits und der Mehrwert für die Mitglieder und die Organisation müssen definiert werden. Über Metriken für den Erfolg der CoP muss nachgedacht werden. Die Zielgruppe muss herausgefunden werden.
Ein Community-Vorschlags-Template steht für die Beratergruppe zum Ausfüllen mit allen diesen Informationen zur Verfügung. Das ausgefüllte Template wird dem Collaboration Center of Excellence (CoE) vorgelegt.
Ein sehr wichtiger Schritt ist es sicherzustellen, dass die vorgeschlagen Community nicht bereits existiert oder mit bestehenden Communities überlappt. Dafür steht ein Katalog zur Verfügung, oder ein Mitglied des Collaboration CoE kann dies prüfen.
Checkliste für EngageRessourcen
Existiert die Community bereits?Katalog der Communities
Eine Beratergruppe bildenDetaillierte Beschreibung zum Bilden einer Beratergruppe
Die Community definierenDetaillierte Beschreibung zum Definieren einer Community
Das Community-Template ausfüllenCommunity of Practice Template
Die Community dem Collaboration CoE präsentieren

<Exkurs zu detaillierter Beschreibung von Engage folgt>

Establish

Nachdem nun die Genehmigung zum Launch der Community gegeben wurde, muss die Community-Struktur ausgearbeitet werden. Beim Etablieren (to establish) der Community geht es um das Identifizieren der Community-Rollen und das Definieren der Community-Satzung, in Vorbereitung zum eigentlichen Launch-Event.
Jede Rolle hat eine spezifische Funktion oder Aufgabe innerhalb der Community. Zusätzlich haben die Rollen definierte Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, zeitliche Verpflichtungen und Aufgabenbereiche spezifisch für diese Rolle. Diese müssen Individuen zugeordnet werden, welche die Beschreibungen zum Ausdruck bringen und die in der Lage sein sollten, auch wirklich Zeit zu investieren zu können. Der initiale Satz von Schlüsselrollen besteht aus: Community-Leader, Community-Manager und Location-Leader.
Eine Community-Satzung muss erstellt werden. Hier werden die Community-Mission, der Aufgabenbereich, die Ziele und Benefits von der Engage-Phase mit den Rollen, der Mitgliedermotivation und der Community-Struktur konsolidiert.
Schließlich muss der Launch-Event zum Generieren von Interesse an der Community und die Vorbereitung der Mitgliedschaft geplant werden.
Checkliste für EstablishRessourcen
Rollen für die Community definierenCommunity-Leader-Rollenprofile, Community-Manager-Rollenprofile, Location-Leader-Rollenprofile
Community-Satzung erstellenTemplate für eine Community-Satzung
Beispiele für Community-Satzungen
Metriken festlegenTemplates für und Beispiel von Community-Satzungen

<Exkurs zu detaillierter Beschreibung von Establish folgt>


Execute


Während der Vorbereitungen zum Launch der Community sollte sichergestellt werden, dass alle an Details gedacht wurde und dass die Schlüsselmitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Ein einfacher Orientierungs-Event kann helfen, die Verantwortungen für jede Rolle nochmals zu bekräftigen und die Erwartungen zu managen.
Ein wichtiges Ziel der Stufe der Ausführung (execute) ist die Vorbereitung und Aktivierung der Community-Spaces. Spaces sind traditionell auf SharePoint erstellt worden, aber alle neuen Communities landen auf der Collaboration Plattform.
Sobald der Community-Space aufgesetzt wurde, sollte der Engagement-Plan erstellt werden. Der Engagement Plan definiert, wie die Community intern funktioniert und kommuniziert, als auch nach außen zum Rest des Unternehmens.
Die Vorbereitungen zum offiziellen Launch der Community sind nun abgeschlossen. Der Launch-Event kann als Webex, Telefonkonferenzen oder als Live-Event abgehalten werden.
Der Launch-Event ist eine Gelegenheit für den Zuwachs von Mitgliedern, um jeden auf Hochtouren zu bringen bezüglich der übergreifenden Community-Struktur und der Funktionsweise, genauso wie zum Erzeugen von gemeinsamer freudiger Erwartung rund um die Community-Ziele und -Zielsetzungen.
Checkliste für ExecuteRessourcen
Schlüsselmitglieder vorbereitenDetaillierte Beschreibung
Community Space entwickelnHilfe zum Erstellen eines Spaces auf der Collaboration Plattform
Engagement Plan erstellenTemplate für CoP Engagement Plan
Beispiel für einen guten CoP Engagement Plan
Community Launch EventDetaillierte Beschreibung

<Exkurs zu detaillierter Beschreibung von Execute folgt>

Encourage


Zukünftig liegt der Focus der Community auf dem Aufrechterhalten des Rhythmus und sicherzustellen, dass die Mitglieder ständig engagiert sind und ermutigt (encouraged) werden zum Lernen, Teilen und Lösen.
Community-Wins kommunizieren wertschaffende Errungenschaften, feiern Erfolge und messen, wie Communities zum Erfolg der Organisation beitragen. Sie sind Medien zum Anerkennen individueller und Gruppen-Erfolgsgeschichten gegenüber der Community, den eigenen Managern sowieso Senior Management. Das Erfassen dieser Community-Wins im Community-Space ist entscheidend.
Zu diesem Zeitpunkt könnte der Bedarf zum Etablieren von Working Groups und Special Interest Groups für die Arbeit an fokussierten Initiativen entstehen.
Die Community engagiert und begeistert zu halten wird Hingabe und Arbeit von allen Schlüsselmitgliedern erfordern. Der etablierte Engagement-Plan sollte umgesetzt werden und verschiedene Arten zur Verfügung stellen, die Community zu involvieren und aktiv partizipieren zu lassen.
Zusätzlich sollte die Community aktiv zum Rest der Organisation durch die verfügbaren Werkzeuge und Services promoted werden; die Collaboration CoE kann hier helfen.
Checkliste für EncourageRessourcen
Initiieren von Community-WinsDetaillierte Beschreibung
Launchen von Special-Interest-Groups (SIGs) und/oder von Working-Groups (WGs), soweit notwendigDetaillierte Beschreibung
Special-Interest-Group (SIG) Leader-Rollenprofil
Working-Group (WG) Leader-Rollenprofil
Engagement-Plan ausführenDetaillierte Beschreibung
Messen und Promoten des Erfolgs
 <Exkurs zu detaillierter Beschreibung von Encourage folgt>

Evolve

Inzwischen sollten der Beratergruppe und den Mitgliedern die täglichen und wöchentlichen Gezeiten im Rhythmus der Community bewusst geworden sein. Dieses Wissen und diese Weisheit werden gebraucht, um die Community zu entwickeln (evolve).
Die Community-Struktur sollte verfeinert werden, wann und wo es möglich ist. Ein Weg, dies zu tun, sind regelmäßige Reviews des Status der SIGs, WGs und Lokationen, und falls nötig, sie auszumustern oder zu konsolidieren. Zum Promoten von Leadership könnten Wahlen für Lokations- und SIG/WG-Leaders stattfinden.
Die Planung sollte darauf ausgerichtet werden, eine Lernkultur passend zur Community zu etablieren und promoten: von Coaching und Mentorship zu Meisterkursen und kompletten Trainingsprogrammen. Hilfestellung sollte gegeben werden, damit die Gruppenmitglieder in ihren Rollen besser werden.
Programme zur Belohnung und Anerkennung der Beiträge von Einzelnen (Community Champions) und von Gruppen sollten kreiert werden, unter Berücksichtigung verschiedener Level und Wegen der Umsetzung (z. B. Emails von Seniormanagement).
In regelmäßigen Abständen sollte die Beratergruppe Re-Evaluierungen derzeitiger Ziele und Metriken vorbereiten und einen offenen Dialog mit Mitgliedern aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass die benannten Ziele noch relevant und wichtig sind.
Checkliste für EvolveRessourcen
Verfeinern der overall Community-Struktur
Lernen fördern
Belohnen und Anerkennen
Engagement fördern
Focus re-evaluieren

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