Tagebuch eines ECS #21 - Abstimmung zur Namensfindung

Wir trafen uns mit unserem Kollegen Uwe. Er hat die Herausforderung, eine Namen für ein unternehmensweit genutztes Portal zu finden. Eine Jury von ungefähr zwei Dutzend Senior Managern soll anonym abstimmen können.

Uwe möchte seine Abstimmung privat und sicher. Daher kommen externe Umfrageplattformen nicht in Frage.


Unsere Lösung:

Wir empfehlen das Aufsetzen einer privaten Gruppe auf der Collaboration Plattform.
Diese Gruppe sollte ein sehr schlichtes Layout haben: keine Spalten, keine Zeilen, einfach nur ein rechteckiger Bereich.
Das einzige Widget sollte das "Letzte Umfrage"-Widget sein.
Danach würden wir genau eine Umfrage erstellen mit allen Namensoptionen.
Die Jury-Mitglieder müssen über die Collaboration Plattform selbst eingeladen werden, und zusätzlich per Email für diejenigen, die mit der Collaboration Plattform noch nicht so vertraut sind.
Die Jury-Mitglieder können dann per Mausklick einfach und anonym abstimmen.


In diesem Fall:

Alles funktionierte perfekt. Außer das die Jury-Mitglieder angefangen haben, die Umfrage zu kommentieren und gegenseitig auf die Kommentare zu antworten. Das war unerwartet. Der Inhalt der Kommentare war jedoch durchgehend positiv.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Uwe musste keine externen Umfrage-Plattform nutzen, und hat erreicht, dass die Jury anonym und sicher abstimmen konnte.

Curators Lounge

Vorbemerkung: diesen Blogpost schreibe ich aus Hongkong. Ich bin kein Resident, ich bin nicht auf Urlaubsreise, und dies ist erst recht kein Business Trip (obwohl ich nebenher auch noch versuche zu arbeiten), sondern eine kurzfristige familäre Angelegenheit. Das Alles fühlt sich etwas merkwürdig an, nicht zuletzt wegen des Jet-Lags, der Luftfeuchtigkeit, Weihnachten, und Asien im Allgemeinen. Aber jeder ist hilfreich und höflich. Die Stimmung ist gut. Daher - und weil dies mein erster Blogpost rein aus der Blogger-App auf dem iPad ist - werde ich ein paar Urlaubsbilder einstreuen.

Blick aus dem Hotelzimmer im 31. Stock.

Kurz nachdem wir die Collaboration Plattform gestartet haben, vor fast 4 Jahren, gab es eine Abteilung, die sehr früh Ihr Legacy-Intranet darauf migrieren wollte. Die für die Inhalte verantwortlichen Editoren und Administratoren hatten eine gemeinsame Deadline. Fast täglich bekam ich Anrufe und Emails, in denen ich um Hilfe gebeten wurde.

Die Abteilung saß in einem gemeinsamen Gebäude, einige Kilometer entfernt, und um zu helfen musste ich immer Autofahren und mir einen Besucherparkplatz organisieren. Das hat Zeit gekostet, oft war kein Parkplatz frei, sprich: es was aufwändig.

Die Administratoren und Editoren kannten sich auch alle untereinander: entweder vom Namen her, oder vom Sehen, oder davon, daß der Andere einfach im Großraumbüro drei Tische weiter arbeitete. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, habe ich regelmäßige Curators Lounge Meetings veranstaltet.

Curator (oder Kurator) haben wir die Group Admins unserer Gruppen auf der Plattform genannt. Sie sind technisch, aber auch organisatorisch dafür verantwortlich, daß die Inhalte kuratiert und für alle Mitglieder organisiert und aufbereitet werden.

Auf der Plattform selbst hatten wir eine virtuelle "Curators Lounge": eine eigene Gruppe für Kuratoren, bei der Hilfe zu Selbsthilfe gegeben wurde. 

Pacific Coffee erlaubt es älteren Damen, sich auf den besten Plätze auf den Ledersofas auch ohne konsumieren stundenlang auszuruhen.

In den Curators Lounge Meetings treffen sich die Kuratoren physikalisch gemeinsam an einem Ort, in unserem Fall alle zwei Wochen an einem Freitag nachmittag. Die Agenda besteht aus Fragen und Antworten, und wird von mir auf der Plattform vorab gepostet, mit der Möglichkeit der Anmeldung und zum Fragen stellen und nachbereiten. Manchmal gibt es Special Guests, live oder per Video: Senior Manager, oder auch mal ein gewisser Herr Stepper ;)

Die Teilnehmerschaft ist inzwischen sehr divers: verschiedene Geschäftsbereiche, HR, IT, Communications, andere Infrastruktureinheiten. 
Dieses Format ist, trotz des regelmäßigen Aufwands der Organisation der Meetings, für mich einfacher und effizienter. Das Feedback der Teilnehmer ist hervorragend, da sie dort Gleichgesinnte aus anderen Abteilungen treffen können, die alle ähnliche Ziele haben, und sich mit ihnen über Probleme und Lösungen austauschen können.

Seitdem habe ich 50 Meetings organisiert, 14-tägig, in wechselnden Lokationen. Über die Zukunft bin ich mir noch nicht ganz klar: wie würdet Ihr ein solches Format weiterentwickeln?

Tagebuch eines ECS #20 - Neuzugänge, Versetzungen und Abgänge, und eine neue Anwendung

Tamara ist eine leitende Managerin im Handelsbereich. Seit Jahren ist sie die deutsche Leiterin der Gruppe. Sie weiß, was sie zu tun hat - und, speziell im Angesicht von Rechtsstreitigkeiten und exzessiver Regulatorien, was sie zu lassen hat.

Eine Collaboration Plattform ist ein sehr fremdes Konzept für sie. Jeder kann alles posten, und wenn die Regulatoren dies Jahre später lesen, könnten sie sie verklagen. Noch schlimmer: wenn ein Mitglied ihres Teams etwas Unpassendes postet, kann sie persönlich verklagt werden. Daher müsste sie das gesamte Team auf der Collaboration Plattform überwachen.
Sehr viele Risiken, wenig Nutzen. Warum sollte sie die Collaboration Plattform nutzen? 

Ein Team-Meeting, bei dem wir die Collaboration Plattform vorgestellt haben, war anfangs sehr laut und eher weniger freundlich. Bis jemand sagte: "Moment mal. Demnächst wird bei uns ja diese neue Handelsanwendung eingeführt. Können wir nicht einfach die Collaboration Plattform für die Diskussion über die Anwendung nutzen, Feedback geben, uns gegenseitig helfen, Fehler melden, und die Anwendung dadurch besser machen?".
Und ein anderes Teammitglied sagte: "Kann mir die Collaboration Plattform die Neuzugänger, Versetzungen und Abgänge zeigen? Ich weiß nie so genau, wer noch zum Team gehört, und ich würde gerne mehr über neue Teammitglieder lernen":
Tamara hat es verstanden.


Unsere Lösung:

• Nutzen der Collaboration Plattform zum Kreieren einer Diskussionsgruppe rund um die neue Handelsanwendung. Alle Teammitglieder einladen zum Austausch von Erfahrungen, Tipps & Tricks, und um sich gegenseitig zu helfen.

• Erstellen einer Gruppenseite mit Neuzugängen, Versetzungen und Abgänge. Idealerweise sind sie alle auf der Collaboration Plattform. Dann kann das "Featured User"-Widget genutzt werden, um das Profil des Nutzers zu empfehlen. Nutzung eines massgeschneiderten Titels ("Thomas kam von <Name des Mitbewerbers>") und eine Beschreibung ("Thomas wird arbeiten an ... und uns helfen bei ... ").
Jemand muss diese Seite auf dem neusten Stand halten: das heißt Trainieren von z. B. dem persönlichen und / oder Teamassistent.



In diesem Fall:

• Offene Collaboration von Anfang an würde nicht funktionieren. Lieber mit einem harmloseren Gebiet probieren, um den Kollegen zu helfen und sie lernen zu lassen, für was die Collaboration Plattform zu nutzen ist und für was nicht.
• Lieber das Team fragen was sie wollen. Die Collaboration Plattform soll sie schließlich am Ende des Tages unterstützen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Tamara hat erreicht, dass weniger Emails mit Fehlermeldung der neuen Anwendung und Listen der Zugänge verschickt werden, und sie hat sichergestellt, dass das Team weiß, wie die neue Anwendung funktioniert, und auch über Änderungen im Team informiert ist.

Tagebuch eines ECS #19 - Organisieren eines Fotowettbewerbs

Das Team von Stefan plant einen Fotowettbewerb für den Foto-Klub in seiner Lokation Sao Paolo.  Der Wettbewerb ist offen für alle Mitarbeiter der Lokation. Sie suchen eine webbasierte Lösung zum

1. Erstellen eines geschlossenen Wettbewerbs, so dass beispielsweise nur Mitarbeiter der Lokation Sao Paolo teilnehmen können;

2. Authentifizieren der Nutzer und der Beiträge der Wettbewerbsteilnehmer. Es ist ok für Wettbewerbsteilnehmer, die Beiträge der Anderen zu sehen;

3. Begrenzen der Anzahl von Beiträgen pro Kategorie, vorzugsweise basierend auf vorgegebenen Regeln; und Unterdrücken der Namen der Wettbewerber von ihren Beiträgen während der Abstimmung, um Objektivität sicherzustellen;

4. Ermöglichen von Erstellen von Kategorien innerhalb des Wettbewerbs (beispielsweise Landschaft, Schwarz-Weiß, etc);

5. Erlauben von elektronischen Abstimmungen mit Benutzer-Id, um auf eine Stimme pro Nutzer und Kategorie einzuschränken. Die Abstimmung ist nur für Mitarbeiter der Lokation Sao Paolo offen;

6. Helfen beim Generieren von Statistiken wie Anzahl von Stimmen pro Bild;

7. Unterstützen von circa ~300 Fotoeinreichungen, jedes Foto maximal 5 MB, und mindestens ungefähr 500 Stimmen.


Unsere Lösung:

1. Erstellen einer privaten Gruppe auf der Collaboration Plattform und den Link in einer Email-Rundschreiben oder einem Intranet-Ankündigung an alle Mitarbeiter in Sao Paolo versenden. Dann ist es an den Mitarbeitern, auf den Link zu der privaten Site zu klicken und um Aufnahme in die Gruppe zu bitten. Die Administratoren der Gruppe müssen die Anträge auf Mitgliedschaft genehmigen in der Reihenfolge, wie sie reinkommen (durch das Klicken der Annehmen- oder Ablehnen-Schaltfläche).

2. kein Problem.

3. Außer für Abstimmungen gibt es keine Anonymität für Inhalte auf der Collaboration Plattform. Vorgeschlagener Workaround: Erstellen eine neuen geschlossenen Gruppe nur für Einreichungen. Die Gruppenadministratoren müssten dann die Bilder von dieser Einreichungs-Seite auf die Abstimmungsseite runterladen.

4. Falls geplant ist, solche Wettbewerbe mehr als einmal auszurichten, oder auf einer regulären Basis, sollte die Seite nicht "datiert" werden, so dass sie ewig existiert, z. B."Sao Paolo Fotowettbewerb". Dann kann in dieser Gruppe ein Projekt pro Wettbewerb angelegt werden, z. B. Fotowettbewerb Q4 2015. 
Innerhalb jedes Wettbewerbs / Projekts kann ein Fotoalbum für jede Katgorie von Fotos angelegt werden.
Die Details und Regeln der Wettbewerbe können im Übersichts-Widget auf jeder Projekt-Seite angezeigt werden.
Diashow-Karussells können für die Organisation aller Alben benutzt werden, ein Dia pro Album.

5. Aufsetzen einer Abstimmung für jede Wettbewerbskategorie und Verlinken der Abstimmung mit dem entsprechenden Fotoalbum. Das System erlaubt nur eine anonyme Wahl pro Abstimmung.  Allerdings gibt es ein maximales Limit von 20 Optionen pro Abstimmung.

6. Administratoren haben Zugriff auf die Abstimmungsresultate, z. B. wie viele Stimmen für jede Option, aber keinen Einblick, wer für was gestimmt hat.

7. Kein Problem mit der Collaboration Plattform.