Tagebuch eines ECS #16 - Manager nutzen die Collaboration Plattform für ihre Arbeit

Paula ist ein Mitglied der Geschäftsleitung eines Bereichs, der sich um Sicherheit und Krisenprävention kümmert und der gerade eine neue, private Gruppe für Kollegen aus dem Bereich erstellt hat. Sie hat sich noch nie in die Collaboration Plattform eingeloggt, aber hat sich die Herausforderung gestellt, in die Gruppe zu posten und durch die Collaboration Plattform für die Kollegen aus aller Welt sichtbar zu werden. Ihr Team hat auf der Collaboration Plattform auch eine Gruppe für intere Zusammenarbeit aufgesetzt.

Paula verbringt die meiste Zeit in Meetings und besitzt eine alte Intranet-Seite, die ihr Team nutzt, um eine große Anzahl von Stakeholdern aus alle Welt über Sicherheitsinformationen für Notfälle zu informieren. Sie verschickt auch eine große Anzahl von Emails jeden Tag bezüglich Änderungen von Richtlinien und Dokumenten, die dann beim Hauptportal eingereicht werden.


Unsere Lösung:

• Paula kann kollaborativ an Richtlinien-Dokumenten in der Gruppe ihres Teams (oder sogar innerhalb eines Projekts in der privaten Gruppe des Bereich) auf der Collaboration Plattform mit Hilfe von Kommentaren und Versionierung von Änderungen arbeiten. Da die Dokumente derzeit im Microsoft Word-Format sind, kann sie das Office-Plugin der Collaboration Plattform nutzen - um ein auf der Collaboration Plattform gespeichertes Office-Dokument zu öffnen und die Änderungen an nur einer Version jedes Richtlinien-Dokuments zu verwalten. Zur Zeit werden jeden Tag mehrere Versionen des Dokuments innerhalb ihres Teams hin- und hergemailt.

• Paula kann Berichte über ihre Geschäftsreisen und Führungsgedanken über (beispielsweise) die Werte und Überzeugungen des Unternehmens veröffentlichen, um mit ihrer Organisation in Verbindung zu bleiben. Sie kann auch verlangen, dass Links zu der neuen Gruppe ihres Teams auf der Collaboration Plattform zu der divisionalen Gruppe auf der Collaboration Plattform hinzugefügt werden.

• Paula hat einen Diskussionsstrang auf der Liste der populären Inhalte der Collaboration Plattform entdeckt, der die Arbeit ihres Team betrifft. Sie sollte dazu beitragen und darüber nachdenken, eine ähnliche Diskussion zum Crowdsourcing zu nutzen, um damit ihrem Team bei aktueller Forschungsarbeit zu helfen.


In diesem Fall:

Entwürfe für Richtlinien sind nicht vertraulich, so dass diese irgendwo auf der Collaboration Plattform gespeichert werden können. Falls Paula nur mit einer bestimmten Zielgruppe zusammenarbeiten möchte, kann sie das Richtlinien-Dokument im Entwurfs-Modus lassen und festlegen, wer es sehen kann.
Es gibt bereits eine divisionale und Team-Gruppe, die genutzt werden kann, so dass Paula keine eigene Gruppe für die Arbeit an den Richtlinien-Dokumenten aufsetzen muss.
Paula arbeitet an etwas, was das ganze Unternehmen betrifft, und könnte daher eine öffentliche Gruppe brauchen, um einen an die Öffentlichkeit gerichteten Kommunikations-Kanal zu etablieren.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Paula kann bei Emails und Richtlinien-Versionen kürzer treten, Informationen für ihre Rolle aus dem ganzen Unternehmen crowdsourcen, und ihre Mitarbeiter aktivieren.

Tagebuch eines ECS #15 - Digitalisieren von Huddleboards

Olivers Abteilung hat das Konzept des Huddleboard global adaptiert, um das Bewusstsein für Probleme und Herausforderungen zu sensibilisieren, um Chancen zum Entwickeln von Problemlösungsfähigkeiten für die Abteilung zu kreieren, und um zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Unternehmens beizutragen.
Siehe die Beispiele:

Generell würden die Teams in jeder Lokation bzw. jedem Gebäude ein Whiteboard nutzen zum Auflisten von Themen wie Diskussionen (Thema des Monats), Ideen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung, Personalangelegenheiten, Herausforderungen (Probleme), Chancen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Jeder kann jederzeit einen Eintrag erstellen. Jeder ist buchstäblich auf derselben Seite, da das Whiteboard für jeden mit Zugang zur näheren Umgebung sichtbar ist.
Nach Bedarf werden ad-hoc "Huddles" / Scrum-Meetings abgehalten, um einen speziellen Eintrag zu diskutieren. Die Teilnehmer kommen generell aus derselben Abteilung.  Stakeholder und Geschäftspartner außerhalb des Teams bzw. der Abteilung können befragt werden und Änderungen werden abschließend auf dem Board gepostet. Die Leute, die im selben Büro sitzen, würden am meisten von den physischen Huddleboards profitieren. Um die Teammitglieder in anderen Lokationen bzw. Ländern einzubeziehen, wird ihnen eine Momentaufnahme des Huddleboards ein- bis zweimal pro Woche zugeschickt. Wegen begrenztem physischen Platz auf dem Board sind die Einträge sehr kurz, ohne eine Möglichkeit zum Verlinken auf detaillierte Ablagen.

Derzeit werden Details und historische Informationen in Excel-Dateien, Word-Dokumenten etc. festgehalten und in Gruppenlaufwerken und Sharepoint-Sites gespeichert. Die Teams in verschiedenen Lokationen suchen nach Wegen, um kollaborativ Inhalte zu verfassen, simultan während Scrum- / Huddle-Calls, unabhängig von der physischen Lokation, während jedes Mitglied dieselbe aktuelle bzw. Echtzeitsicht auf das Huddleboard hat.

Die Mitglieder sollten schnellen Zugriff haben und in der Lage sein, die Inhalte / Dokumente des digitalen Boards upzudaten.
Schlüsselinformation des digitalen Boards sollten im Voraus angezeigt werden, und nicht hinter einer URL oder einem Dokumentenlink versteckt sein.
Andere Anforderungen beinhalten Versionskontrolle und einfachen Zugriff auf historische Informationen.


Unsere Lösung:

1. Erstellen einer Gruppe auf der Collaboration Plattform für digitale Huddleboards, zumindest auf regionaler Ebene, um Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen zu promoten. Private Gruppen können für Huddleboards mit exklusiv divisionalem Content genutzt werden.

2. Statusberichte und Dashboards der Initiativen / Projekte von offenen divisionalen Gruppen sollten auf der Plattform veröffentlicht werden, um Stakeholder und Kollegen außerhalb der Abteilung auf dem Laufenden zu halten.

3. Um schnelle Suche nach Informationen zu ermöglichen, ist es sehr wichtig, vor dem Erstellen von Content Tags und Kategorien für die Gruppe zu definieren:
• Aufsetzen eines Glossars von Tags und der Beschreibung, wann was zu nutzen ist.
• Entscheiden, welche Kategorien genutzt werden. Abstand nehmen von zu vielen Kategorien auf zu granularer Ebene.

4. Für leichtere Pflege der Inhalte sollte das Widget zum Anzeigen eines Dokuments genutzt werden. Das Dokument kann einfach bearbeitet werden und wird dann sofort auf der Hauptseite angezeigt.

5. Die Haupt-Themen, z. B. Workstreams oder Sektionen des Huddleboards, sollten in einem Multi-Tab-Widget angezeigt werden.

6. Um schnell zu einem in einem Widget angezeigten Dokument zu kommen, sollte der Links zum Dokument selbst in das Dokument eingefügt werden. Dies macht es für Teammitglieder einfacher, einen Eintrag in das digitale Board zu erstellen, ohne auf der Seite nach dem Dokument suchen zu müssen.


In diesem Fall:

Oliver wird eine private Gruppe für sein regionales Team zum "Huddlen" erstellen und mit den Eigentümern der bereits existierenden offenen, globalen Gruppen zusammenarbeiten, um deren Dashboards zu veröffentlichen und Status-Updates in einem regionalen Bereich innerhalb der globalen Site zu posten. Er wird das erste Digital Huddleboard als Vorlage zur Erstellung weiterer Huddleboard-Gruppen für andere Regionen nutzen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Olivers Team kann die folgenden Vorteil realisieren:
1. Einträge sind nicht auf die physische Board-Größe beschränkt
2. Collaboration und gegenseitige Befruchtung mit Ideen global quer durch die verschiedenen Teams der Abteilung
3. Unabhängig von der Lokation kann jedes Team-Mitglied beitragen / “schreiben” auf dem digitalen Board, in Echtzeit, buchstäblich auf derselben Seite
4. Konnektoren für MS Office erlauben es den Teammitgliedern, kollaborativ und zur selben Zeit mit MS-Office-Dokumenten (Word, Excel, Powerpoint) auf der Collaboration Plattform zusammenzuarbeiten.
5. Der Outlook-Konnektor erlaubt die nahtlose Integration der Collaboration Plattform mit Outlook
6. Einfache Links zu Referenzmaterialien, unterstützende Dokument und Inhalte
7. Das nutzerfreundliche Feature zur Versionskontrolle stellt einen einfachen Zugriff auf den Audit-Trail der Änderungen zur Verfügung
8. Historische Daten können auf der Collaboration Plattform gespeichert und einfach wiedergefunden werden
9.…und all die anderen Vorteile einer Collaboration Plattform…

Tagebuch eines ECS #14 - ein aktuelles Spreadsheet vielen Kollegen zur Verfügung stellen

Natasha ist die Administratorin für eine Abteilung. Sie kümmert sich um verschiedene Dinge für ihren Bereich - wie die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, Kreditkartenabrechnungen usw, und in den meisten Fällen muss sie sicherstellen, dass die richtigen Personen die richtigen, aktuellsten Information über die Prozesse, die abteilungsweiten Genehmigungsketten und Eskalationsstufen haben.

Sie verwaltet eine große Tabellenkalkulationsdatei, die einige dieser Information beinhaltet, und würde diese gerne ihrem Bereich zur Verfügung stellen. Sie macht häufig Änderungen daran, und möchte sicherstelle, dass ihre Kollegen die aktuellste Version finden und die richtigen Entscheidungen treffen.

Unsere Lösung:

Natasha sollte das Spreadsheet in die bestehende Gruppe der Abteilung auf der Collaboration Plattform hochladen. Sie solllte eine Beschreibung der Datei hinzufügen und sicherstellen, dass das Dokument mit den Namen der relevanten Prozessen und Systemen getaggt ist.
Sie sollte sich auch per Email benachrichtigen lassen, falls jemand das Dokument liked, kommentiert oder bookmarked.
Wenn eine neue Version der Tabellenkalkulationsdatei verfügbar ist, sollte sie das Dokument bearbeiten und auf der Plattform mit der neuesten Version ersetzen.


In diesem Fall:

Eine existierende Gruppe für Natasha's Zielgruppe existiert bereits, so dass sie keine neue Gruppe erstellen muss.
Natasha hat auch sehr wenig Inhalte zu teilen und wenig Bedürfnis nach Collaboration an ihrem Content, so dass keine neue Gruppe erforderlich ist.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Natasha kann sicherstellen, dass ihre Kollegen diese wichtigen Informationen einfach finden, und kann darauf Vertrauen, dass sie die aktuellsten Informationen haben.

Tagebuch eines ECS #13 - Das abteilungsinterne Kommunikationsangebot verbessern

Michael und Moritz arbeiten als Kommunikationsexperten für eine Abteilung des Unternehmens. Sie würden gerne einen Weg finden, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Die Belegschaft hat sich beschwert über sporadische Kommunikation und Updates, würde gerne einen echten Dialog mit dem höheren Management ihrer Abteilung führen, und möchte die Kollegen in den anderen Lokationen ihrer Abteilung besser kennen lernen. Sie möchten auch leichteren Zugriff auf die Videos der Betriebsversammlungen haben, die sie verpasst haben.


Unsere Lösung:

• Sie sollten eine Gruppe für ihre Abteilung aufsetzen und diese vor dem Einladen der Kollegen mit für die Abteilung relevanten Inhalten vorausfüllen.

• Sie sollten Tags an den Inhalte in ihrer Gruppe zu nutzen, um Inhalte zu organisieren und wichtige Inhalte automatisch auf ihrer Übersichtsseite anzuzeigen.

• Sie sollten Ankündigungen, Versetzungen und Updates zeitnah in die Gruppe posten, um einen ständigen Strom an Informationen für Gruppenmitglieder sicherzustellen.

• Sie sollten Erfolge posten und die Profile der Mitglieder hervorheben, die außergewöhnliche Dinge vollbracht haben.

• Sie können Interaktionen mit der Gruppe durch die Nutzung von Blogs ihres Managements und durch Umfragen nutzen.

• Sie sollten den verfügbaren Platz auf der Übersichtsseite gut nutzen, und ihre Seite auf der Collaboration Plattform nicht als eine Replica der existierenden Intranet-Seiten umsetzen - dies ist eine Gelegenheit, das Feedback der Kollegen in der Abteilung zu adressieren.

• Sie können die internen Stellenangebote von der Hauptseite für interne Mobilität auf die Collaboration Plattform ziehen, und auch auf relevante HR-Ressourcen der Abteilung verlinken.

• Sie sollten Kollegen in die Gruppe einladen, indem sie Emails mit Links zu neuen und exklusiven Inhalten an die Abteilung verschicken.


In diesem Fall:

• Ihre Abteilung hat noch keine Spuren auf der Collaboration Plattform hinterlassen, so dass sie, zusätzlich zur Erstellung der Gruppe, die Highlights der Gruppe ihren Kollegen und auf Betriebsversammlungen präsentieren sollten.

• Sie haben einen freiwilligen Unterstützer ("Advocate") der Collaboration Plattform in ihrer Abteilung, so dass sie deren Wissen der Collaboration Plattform und der Abteilung nutzen sollten.

• Sie sollten nach dem Launch dynamisch und offen für Veränderungen sein, besonders daraufhin, welche Mitglieder des Steuerungskreises Inhalte beitragen und wie sie beitragen (über eine AMA-Sitzung, ein Blog oder anders).


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Michael und Moritz können die Zufriedenheit mit der Kommunikationsabteilung in ihrer Abteilung steigern und dabei helfen, dass sich jeder über die laufenden Dinge informiert fühlt.

Tagebuch eines ECS #12 - Auf dem Laufenden bleiben über die Kunden

Lisa ist eine Relationship-Managerin, die auf dem Laufenden bleiben will über ihre Kunden. Ein Mitglied ihres Teams nutzt schon die Collaboration Plattform, um über seine eigenen Kunden, die sich mit denen von Lisa überschneiden, informiert zu bleiben. Er postet täglich Neuigkeiten und geplante Meetings mit Kunden in eine Gruppe, zu der Lisa Zugriff hat.
Lisa schreibt in Meetings auf ihrem iPad mit, schickt sich ihre Notizen per Email selbst, und wenn sie dann an ihrem Schreibtisch ist, leitet sie ihre Notizen an ihre Assistentin weiter, die sie in ein existierendes System hochlädt.


Unsere Lösung:

• Lisa erstellt eine 'Trackinggroup' (Zielverfolgungsgruppe?), um die bereits auf der Collaboration Plattform existierenden Informationen zu sammeln, und lädt ihre Kollegen in diese Gruppe ein. Dazu zeigt sie Feeds mit bestimmten Suchbegriffen direkt aus den Gruppen des Kollegen an.

• Lisa sollte darüber nachdenken, ihre eigenen Notizen direkt in der Gruppe zu posten mit Hilfe des "Create by email"-Features der Collaboration Plattform. Auf diese Art entsteht nebenbei ein durchsuchbares Archiv an Meetingprotokollen, welches sie immer in den Emails an ihre Assistentin in Kopie nimmt, und auf das die Teammitglieder Zugriff haben.


In diesem Fall:

• Einige der Informationen sind sensitiv, so dass Lisa die Gruppe privat halten muss.

• Eine Menge relevanter Inhalte existiert bereits auf der Collaboration Plattform. Sie braucht dies nur zu Nutzen zum Erstellen ihres eigenen Contents.

• Solange bis diese Vorgehensweise mit dem Rest des Teams vereinbart ist, wird Lisa Kopien der Gesprächsnotizen zum existierenden System und zur Collaboration Plattform schicken müssen.


Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:

Lisa hat eine maßgeschneiderte Sicht auf relevante Neuigkeiten und Meeting-Protokolle. Dadurch steht ihr eine Plattform zur Verfügung, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.